Conturile de mărunțiș sunt sume mici de bani puse deoparte pentru cheltuieli minore care apar în activitatea de zi cu zi a unei afaceri. Aceste cheltuieli pot fi orice, de la consumabile de birou la cheltuieli de călătorie sau chiar mici plăți către furnizori. Urmărirea acestor cheltuieli este importantă pentru orice afacere, deoarece ajută la menținerea unor evidențe financiare precise și asigură că toate cheltuielile sunt contabilizate. Quickbooks, popularul software de contabilitate, facilitează configurarea și gestionarea unui cont de bani mărunți.
Pentru a configura un cont de bani mărunți în Quickbooks, trebuie mai întâi să creați un cont nou în software. Pentru a face acest lucru, deschideți Quickbooks și faceți clic pe meniul "Lists" (Liste). De acolo, selectați "Planul de conturi" și faceți clic pe butonul "Cont nou" din partea de jos a ecranului. În fereastra "Cont nou", selectați "Bank" ca tip de cont și introduceți "Petty Cash" ca denumire a contului. Faceți clic pe "Save and Close" (Salvare și închidere) pentru a crea noul cont.
În continuare, trebuie să alimentați contul de bani mărunți. Pentru a face acest lucru, scrieți un cec din contul operațional principal în contul de mărunțiș pentru suma cu care doriți să începeți. Acest lucru va asigura faptul că contul de mărunțișuri are suficienți bani pentru a acoperi orice mici cheltuieli care pot apărea.
Odată ce contul de mărunțiș este configurat și alimentat, puteți începe să îl folosiți pentru cheltuieli mici. Atunci când faceți o achiziție de bani mărunți, înregistrați cheltuiala în Quickbooks prin crearea unei noi tranzacții. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe meniul "Banking" și selectați "Write Checks" (Scrieți cecuri). În fereastra "Write Checks" (Scrieți cecuri), selectați contul de mărunțiș ca și cont bancar și introduceți detaliile cheltuielii, inclusiv suma, data și descrierea. Salvați tranzacția și înregistrările dvs. vor fi actualizate corespunzător.
Este important să țineți evidența tuturor cheltuielilor de mărunțiș pentru a vă asigura că acest cont este gestionat corespunzător. Puteți face acest lucru prin reconcilierea periodică a contului de mărunțișuri, la fel cum ați face cu orice alt cont bancar. Acest lucru presupune compararea tranzacțiilor din Quickbooks cu numerarul efectiv aflat în casieria pentru mărunțișuri. Orice discrepanță trebuie investigată și rezolvată cu promptitudine.
Configurarea și gestionarea unui cont de mărunțiș în Quickbooks este un proces simplu care poate ajuta întreprinderile să țină evidența cheltuielilor mici și să mențină înregistrări financiare precise. Prin crearea unui cont nou, finanțarea acestuia și înregistrarea tuturor tranzacțiilor cu bani mărunți, întreprinderile se pot asigura că finanțele lor sunt în ordine și că au o imagine completă a cheltuielilor lor. Cu Quickbooks, gestionarea banilor mărunți nu a fost niciodată mai ușoară.
În general, banii mărunțiș sunt înregistrați ca un cont de activ curent în QuickBooks. Pentru a configura un cont de mărunțiș în QuickBooks, trebuie să creați un cont nou în planul de conturi. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:
1. Din meniul QuickBooks, selectați Lists > Chart of Accounts (Liste > Plan de conturi).
2. Faceți clic pe butonul Cont nou din colțul din stânga jos al ferestrei.
3. În caseta de dialog Add New Account (Adăugare cont nou), selectați tipul de cont ca "Other Current Asset" (Alt activ curent) din meniul derulant.
4. În câmpul Name (Denumire), introduceți un nume descriptiv pentru contul de mărunțișuri, cum ar fi "Petty Cash Fund".
5. În câmpul Detail Type, selectați "Cash on Hand" din meniul derulant.
6. Introduceți soldul inițial pentru contul de mărunțișuri în câmpul "Balance" (Sold).
7. Faceți clic pe Save and Close (Salvare și închidere) pentru a salva noul cont.
După ce ați configurat contul de mărunțiș în QuickBooks, puteți înregistra tranzacțiile legate de mărunțiș, cum ar fi retragerile și reaprovizionările, prin crearea unei înregistrări în jurnal. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:
1. Din meniul QuickBooks, selectați Company (Companie) > Make Journal Entry (Efectuare înregistrare în jurnal).
2. În fereastra de înregistrare în jurnal, introduceți data tranzacției și orice informații de referință necesare.
3. Se debitează contul de cheltuieli corespunzător pentru valoarea retragerii de bani mărunțiș.
4. Se creditează contul de mărunțișuri pentru aceeași sumă.
5. Faceți clic pe Save and Close (Salvare și închidere) pentru a salva înregistrarea în jurnal.
Atunci când se reaprovizionează casieria mică, puteți înregistra tranzacția într-un mod similar, dar cu intrări în conturi opuse.
Mărunțișul este o sumă mică de numerar utilizată pentru cheltuieli minore, cum ar fi consumabile de birou, taxe poștale și achiziții mici. Pentru a clasifica banii mărunți în QuickBooks Desktop, puteți urma pașii de mai jos:
1. Creați un cont de bani mărunți: În primul rând, creați un cont nou în planul de conturi QuickBooks, accesând Lists > Chart of Accounts (Liste > Plan de conturi), faceți clic pe butonul "New Account" (Cont nou), selectați "Bank" (Bancă) ca tip de cont și alegeți "Petty Cash" (Bani mărunțiș) ca denumire a contului.
2. Înregistrați soldul inițial: După ce ați creat contul "Petty Cash", înregistrați soldul inițial al numerarului din cont. Pentru a face acest lucru, mergeți la ecranul principal, faceți clic pe pictograma "Record Deposits" (Înregistrare depozite) din secțiunea "Banking" (Bănci), selectați contul Petty Cash și introduceți suma soldului inițial.
3. 3. Înregistrați cheltuielile Petty Cash: Ori de câte ori efectuați o plată cu bani mărunți, înregistrați-o în QuickBooks prin accesarea ecranului Home, făcând clic pe pictograma "Write Checks" (Scrieți cecuri) din secțiunea "Banking" (Bănci) și selectând contul Petty Cash (Bani mărunți) ca și cont de plată. Introduceți beneficiarul plății, suma și contul de cheltuieli pentru plată și salvați tranzacția.
4. Reconcilierea contului Petty Cash: Reconciliați în mod regulat contul Petty Cash pentru a vă asigura că soldul din QuickBooks corespunde cu soldul real de numerar din caseta Petty Cash. Pentru reconciliere, mergeți la ecranul principal, faceți clic pe pictograma "Reconciliere" din secțiunea "Banking", selectați contul Petty Cash, introduceți soldul final și potriviți tranzacțiile din QuickBooks cu tranzacțiile reale de numerar.
Urmând pașii de mai sus, puteți să vă clasificați și să vă gestionați cu ușurință tranzacțiile cu bani mărunți în QuickBooks Desktop.