În calitate de proprietar de mică afacere, urmărirea documentelor importante este crucială pentru succesul afacerii dumneavoastră. Fie că este vorba de facturi, chitanțe sau contracte, existența unui sistem de arhivare bine organizat vă poate economisi timp și stres pe termen lung. Iată câteva sfaturi despre cum să începeți un sistem de arhivare pentru mica dvs. afacere.
1. Alegeți un dulap sau un sistem de arhivare
Primul pas pentru a începe un sistem de arhivare este alegerea unui dulap sau a unui sistem de arhivare. Luați în considerare cantitatea de hârtii pe care o aveți și spațiul pe care îl aveți la dispoziție. Un dulap de arhivare tradițional cu dosare suspendate este o alegere populară, dar sunt disponibile și opțiuni digitale. Dacă optați pentru un sistem digital, asigurați-vă că faceți o copie de rezervă a fișierelor în mod regulat, în caz de defecțiuni ale computerului.
2. Stabiliți categoriile
Odată ce ați ales un sistem de clasare, este timpul să stabiliți categoriile. Gândiți-vă la tipurile de documente pe care trebuie să le urmăriți și creați categorii pe baza acestora. De exemplu, ați putea avea categorii pentru facturi, contracte, chitanțe și înregistrări ale angajaților. Asigurați-vă că vă etichetați dosarele în mod clar și consecvent pentru a găsi cu ușurință ceea ce căutați.
3. Elaborați un program al sistemului de clasare
Stabilirea unui program al sistemului de clasare vă va ajuta să vă asigurați că documentele dvs. sunt organizate și la zi. Rezervați-vă timp în fiecare săptămână sau lună pentru a arhiva documentele în mod corespunzător. Țineți cont de faptul că este posibil ca unele documente să trebuiască să fie păstrate mai mult timp decât altele, așa că asigurați-vă că cercetați cerințele de păstrare pentru fiecare tip de document.
4. Instruiți angajații
Dacă aveți angajați, este important să îi instruiți cu privire la sistemul de arhivare pe care l-ați stabilit. Asigurați-vă că aceștia înțeleg categoriile și sistemul de etichetare, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași lungime de undă. Acest lucru va ajuta la prevenirea confuziei și va asigura că documentele sunt clasate corect.
Începerea unui sistem de arhivare pentru mica dvs. afacere poate părea descurajantă, dar cu puțină organizare și planificare, poate fi un proces simplu. Urmând aceste sfaturi, puteți crea un sistem de arhivare care vă va ajuta să vă mențineți afacerea organizată și să funcționeze fără probleme.
Crearea unui sistem de arhivare simplu este esențială pentru orice afacere nouă pentru a organiza documentele și hârtiile importante. Iată care sunt pașii pentru a crea un sistem de arhivare simplu:
1. Determinați categoriile: Începeți prin a determina categoriile de documente și hârtii pe care trebuie să le organizați. Printre categoriile comune se numără cele financiare, juridice, de resurse umane, de marketing și de operațiuni.
2. Creați un dosar pentru fiecare categorie: După ce ați determinat categoriile, creați un dosar pentru fiecare dintre ele. Folosiți o culoare diferită pentru fiecare dosar pentru ca acesta să fie ușor de identificat.
3. Etichetați fiecare dosar: Etichetați fiecare dosar cu numele categoriei pe care o reprezintă. Fiți specific cu etichetarea, astfel încât să vă fie ușor să găsiți dosarul de care aveți nevoie.
4. Organizați subfolderele: În cadrul fiecărui dosar, este posibil să fie nevoie să organizați subfoldere în funcție de tipurile specifice de documente. De exemplu, în cadrul dosarului financiar, este posibil să aveți subfoldere pentru facturi, chitanțe și extrase de cont bancar.
5. Îndosariați documentele: Începeți să arhivați documentele în dosarul și subdosarul corespunzător. Fiți consecvent cu sistemul de clasare, astfel încât să fie ușor să găsiți documentele în viitor.
6. Revizuiți și epurați în mod regulat: Revizuiți în mod regulat documentele și hârtiile din sistemul de arhivare pentru a vă asigura că sunt actualizate și relevante. Epurați toate documentele care nu mai sunt necesare sau care sunt depășite.
Crearea unui sistem simplu de arhivare poate necesita ceva timp inițial, dar vă va economisi timp și stres pe termen lung, facilitând găsirea rapidă a documentelor importante.
Cele cinci sisteme de arhivare de bază pentru o afacere nouă sunt:
1. Sistemul de îndosariere alfabetică: Acest sistem de arhivare aranjează documentele în ordine alfabetică după nume, titluri sau subiecte. Este ușor de utilizat și de înțeles și este potrivit pentru întreprinderile mici și mijlocii.
2. Sistemul de arhivare numeric: Acest sistem atribuie un număr fiecărui document și le aranjează în ordine numerică. Este util pentru întreprinderile care se ocupă cu un volum mare de documente, cum ar fi firmele de contabilitate sau unitățile medicale.
3. Sistemul de arhivare cronologică: Acest sistem aranjează documentele în ordinea datei la care au fost create sau primite. Este util pentru afacerile care se ocupă cu documente sensibile la timp, cum ar fi firmele juridice sau financiare.
4. Sistemul de arhivare geografică: Acest sistem aranjează documentele în funcție de locația lor fizică. Este util pentru întreprinderile care au mai multe locații sau sucursale.
5. Sistemul de clasare pe subiecte: Acest sistem clasifică documentele în funcție de subiect sau materie. Este util pentru întreprinderile care se ocupă de o mare varietate de documente, cum ar fi instituțiile de cercetare sau academice.
Este important să alegeți un sistem de arhivare adecvat dimensiunii și nevoilor afacerii dumneavoastră. Un sistem de arhivare bine organizat poate economisi timp și crește eficiența pe termen lung.
Configurarea unui dulap de arhivare pentru mica dvs. afacere este un pas important în organizarea și gestionarea documentelor. Iată câțiva pași pentru a vă ajuta să începeți:
1. Determinați tipurile de documente pe care trebuie să le păstrați: Înainte de a vă configura dulapul de arhivare, trebuie să determinați tipurile de documente pe care trebuie să le păstrați. Acest lucru va depinde de tipul de afacere pe care o dețineți, dar unele categorii comune includ înregistrări financiare, documente juridice, informații despre clienți și înregistrări ale angajaților.
2. Alegeți un dulap de arhivare: Odată ce știți ce tipuri de documente trebuie să păstrați, puteți alege un dulap de arhivare care să se potrivească nevoilor dumneavoastră. Luați în considerare dimensiunea dulapului, numărul de sertare și nivelul de securitate de care aveți nevoie. Un dulap ignifugat poate fi necesar dacă păstrați documente juridice sau financiare importante.
3. Achiziționați dosare și etichete: Va trebui să achiziționați dosare și etichete pentru a vă organiza documentele în cadrul dulapului de arhivare. Alegeți dosare care se potrivesc cu dimensiunea dulapului dvs. și etichete care sunt ușor de citit.
4. Creați un sistem de clasare: Organizați-vă documentele în categorii și creați un sistem de clasare care să aibă sens pentru afacerea dvs. Etichetați fiecare dosar cu categoria corespunzătoare și subcategoriile, dacă este necesar.
5. Arhivați-vă documentele: După ce ați creat sistemul de arhivare, începeți să vă arhivați documentele în dosarele corespunzătoare. Asigurați-vă că etichetați fiecare dosar în mod clar și că arhivați documentele în ordine cronologică pentru un acces ușor.
6. Stabiliți o politică de păstrare a documentelor: În cele din urmă, stabiliți o politică de păstrare a înregistrărilor care să precizeze cât timp trebuie să păstrați fiecare tip de document. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți organizat și să evitați să vă aglomerați dulapul de arhivare cu documente inutile.
Pe scurt, configurarea unui dulap de arhivare pentru o mică afacere implică determinarea tipurilor de documente pe care trebuie să le păstrați, alegerea unui dulap de arhivare, achiziționarea de dosare și etichete, crearea unui sistem de arhivare, clasarea documentelor și stabilirea unei politici de păstrare a documentelor. Urmând acești pași, vă puteți păstra documentele organizate și ușor accesibile.