Conturile de plată reprezintă un aspect crucial al oricărei afaceri, deoarece implică urmărirea și gestionarea plăților către furnizori și vânzători. Pentru a vă asigura că procesele AP funcționează fără probleme și în mod eficient, este important să revizuiți și să analizați în mod regulat rapoartele relevante. Iată care sunt cele mai importante trei rapoarte AP pe care trebuie să le cunoașteți:
1. Raport de îmbătrânire a conturilor de plată: Acest raport oferă o imagine de ansamblu a tuturor datoriilor restante, inclusiv perioada de timp în care fiecare factură a rămas neplătită. Analizând acest raport în mod regulat, puteți identifica orice plăți întârziate și puteți urmări cu furnizorii pentru a asigura plata la timp. În plus, acest raport vă poate ajuta să urmăriți performanța furnizorilor și să identificați orice probleme de plată recurente.
2. Raport de comenzi de achiziție: Acest raport urmărește toate comenzile de achiziție efectuate de afacerea dvs., inclusiv detalii precum data comenzii, numele furnizorului și suma. Revizuirea acestui raport vă poate ajuta să identificați orice discrepanțe între comenzile de achiziție și facturi, precum și să vă asigurați că toate comenzile au fost autorizate și onorate în mod corespunzător. Acest raport vă poate ajuta, de asemenea, să urmăriți cheltuielile în funcție de furnizor și de categorie, ceea ce poate fi util în scopul elaborării bugetului și al previziunilor.
3. Raport privind istoricul plăților furnizorilor: Acest raport oferă o imagine de ansamblu cuprinzătoare a tuturor plăților efectuate către fiecare furnizor, inclusiv detaliile facturilor și datele de plată. Revizuirea acestui raport vă poate ajuta să identificați orice probleme legate de plăți, cum ar fi plățile ratate sau dublate, și să vă asigurați că toate plățile sunt înregistrate și contabilizate în mod corespunzător. În plus, acest raport vă poate ajuta să negociați condiții de plată mai bune cu furnizorii pe baza istoricului de plăți și a performanțelor acestora.
În general, aceste trei rapoarte sunt esențiale pentru a maximiza eficiența și a asigura acuratețea proceselor dvs. de plată. Prin revizuirea și analiza regulată a acestor rapoarte, puteți identifica orice probleme sau discrepanțe, puteți îmbunătăți relațiile cu furnizorii și puteți lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la întocmirea bugetului și a previziunilor.
Cel mai important cont de plată este, de obicei, cel care este scadent cel mai curând și care necesită o atenție imediată pentru a asigura plata la timp. Poate fi vorba de o plată datorată unui furnizor pentru bunuri sau servicii furnizate sau poate fi vorba de plata unui împrumut sau de o altă obligație financiară. În plus față de asigurarea plăților la timp, este important să urmăriți și să gestionați toate conturile de plătit pentru a asigura o raportare financiară exactă și pentru a menține relații bune cu furnizorii și creditorii. Gestionarea eficientă a conturilor de plătit poate contribui, de asemenea, la îmbunătățirea fluxului de numerar și la reducerea riscului financiar pentru o întreprindere. În cele din urmă, importanța anumitor conturi de plătit va depinde de situația financiară unică și de prioritățile fiecărei întreprinderi în parte.
Cele trei funcții de bază ale conturilor de plătit sunt:
1. Procesarea facturilor: Aceasta presupune primirea și procesarea facturilor de la vânzători și furnizori pentru bunurile și serviciile primite. Aceasta include verificarea acurateței facturilor, asigurarea faptului că bunurile și serviciile au fost primite conform așteptărilor și reconcilierea oricăror discrepanțe.
2. Procesarea plăților: Aceasta presupune procesarea plăților către vânzători și furnizori pentru bunurile și serviciile primite. Aceasta include emiterea plăților la timp, monitorizarea termenelor de plată și asigurarea faptului că plățile sunt efectuate în conformitate cu termenii acordului cu vânzătorul sau furnizorul.
3. Gestionarea furnizorilor: Aceasta implică gestionarea relațiilor cu vânzătorii și furnizorii pentru a se asigura că aceștia răspund nevoilor organizației. Aceasta include monitorizarea performanțelor furnizorului, rezolvarea oricăror probleme sau litigii și negocierea unor termeni și condiții favorabile pentru achiziții viitoare. Gestionarea eficientă a furnizorilor contribuie la asigurarea faptului că organizația primește cel mai bun raport calitate-preț pentru banii săi și menține relații solide cu furnizorii săi.
Cele patru sarcini principale întreprinse în conturile de plătit sunt:
1. Prelucrarea facturilor: Aceasta presupune primirea și procesarea facturilor de la furnizori pentru bunurile sau serviciile primite. Facturile sunt verificate pentru acuratețe și sunt comparate cu comenzile de achiziție și cu documentele de recepție.
2. Procesarea plăților: Odată ce facturile au fost procesate, plățile sunt efectuate către furnizori folosind diverse metode de plată, cum ar fi cecuri, transferuri electronice de fonduri sau carduri de credit.
3. Gestionarea furnizorilor: Conturile de plată implică, de asemenea, gestionarea relațiilor cu furnizorii. Aceasta include verificarea informațiilor despre furnizori, negocierea condițiilor de plată și rezolvarea oricăror dispute sau probleme care apar.
4. Ținerea evidenței și raportarea: Toate tranzacțiile legate de conturile de plătit trebuie să fie înregistrate și raportate cu exactitate. Aceasta include păstrarea înregistrărilor privind facturile, plățile și informațiile despre furnizori, precum și generarea de rapoarte în scopuri manageriale și contabile.
În domeniul contabilității și al evidenței contabile, există 3 tipuri de rapoarte care sunt utilizate în mod obișnuit:
1. Bilanț: Un bilanț este o situație financiară care oferă o imagine instantanee a poziției financiare a unei companii la un anumit moment dat. Acesta prezintă activele, datoriile și capitalurile proprii ale companiei. Activele sunt resursele pe care o companie le deține și pe care le poate utiliza pentru a genera venituri, în timp ce pasivele sunt obligațiile companiei de a plăti datoriile și alte obligații financiare. Capitalurile proprii reprezintă interesul rezidual în activele societății după deducerea pasivelor.
2. Contul de profit și pierdere: Contul de profit și pierdere este o situație financiară care prezintă veniturile și cheltuielile companiei pe o perioadă de timp, de obicei o lună, un trimestru sau un an. Scopul declarației de venituri este de a arăta cât de profitabilă este societatea în perioada acoperită de declarație. Veniturile sunt veniturile generate de companie din operațiunile sale, în timp ce cheltuielile sunt costurile suportate de companie pentru a genera aceste venituri.
3. Situația fluxurilor de numerar: O situație a fluxurilor de numerar este o situație financiară care arată intrările și ieșirile de numerar într-o companie pe o perioadă de timp, de obicei o lună, un trimestru sau un an. Scopul situației fluxurilor de numerar este de a arăta modul în care s-a modificat poziția de numerar a societății pe parcursul perioadei acoperite de situație. Intrările de numerar provin din surse precum vânzările, încasările de creanțe și împrumuturile, în timp ce ieșirile de numerar includ plățile pentru cheltuieli, achizițiile de stocuri și plățile pentru împrumuturi.