În calitate de angajator, aveți responsabilitatea de a furniza angajaților dumneavoastră formulare W-2 exacte la sfârșitul fiecărui an. Formularul W-2 este un document crucial care raportează veniturile anuale ale unui angajat și impozitele reținute. Acesta este folosit de către angajat pentru a-și depune declarația de impozit pe venitul personal, iar nerespectarea obligației de a furniza un formular W-2 corect poate duce la penalități și amenzi atât pentru dvs. cât și pentru angajat.
1. Adunați informațiile despre angajat
Primul pas în crearea unui formular W-2 este să adunați toate informațiile necesare despre angajat. Acestea includ numele lor complet, numărul de asigurare socială și adresa. De asemenea, va trebui să cunoașteți salariul lor total câștigat, impozitele federale și de stat reținute și orice alte deduceri, cum ar fi contribuțiile la pensie sau primele de asigurare de sănătate.
Există diferite tipuri de formulare W-2 disponibile, în funcție de tipul de afacere pe care o aveți și de numărul de angajați pe care îi aveți. Puteți obține aceste formulare de pe site-ul web al IRS sau puteți achiziționa formulare pretipărite de la un magazin de birotică.
După ce ați adunat toate informațiile necesare și ați ales formularul potrivit, este timpul să completați formularul W-2. Asigurați-vă că verificați de două ori toate informațiile pe care le-ați introdus pentru a vă asigura de acuratețe. Greșelile de pe formularul W-2 pot duce la penalități și amenzi costisitoare.
După ce ați completat formularul W-2, trebuie să îl distribuiți angajaților dumneavoastră. Termenul limită pentru a furniza formularele W-2 angajaților dumneavoastră este 31 ianuarie a fiecărui an. Puteți furniza formularul W-2 în format electronic sau prin poștă. Dacă alegeți să îl furnizați în format electronic, trebuie să obțineți consimțământul scris al angajaților dumneavoastră.
Pentru a rezuma, crearea unor formulare W-2 corecte este crucială atât pentru dumneavoastră, cât și pentru angajații dumneavoastră. Urmând pașii descriși mai sus, vă puteți asigura că angajații dvs. își primesc formularele W-2 la timp și că acestea sunt corecte. Nu uitați că furnizarea de formulare W-2 exacte angajaților dvs. nu este doar responsabilitatea dvs. în calitate de angajator, ci contribuie și la crearea unui climat de încredere și bunăvoință cu angajații dvs.
Nu, în calitate de angajator, nu vă puteți face singuri formularele W-2. Formularele W-2 sunt documente fiscale oficiale pe care angajatorul trebuie să le elibereze angajaților săi la sfârșitul fiecărui an fiscal. Aceste formulare sunt folosite de către angajați pentru a-și depune declarațiile de venit și de către IRS pentru a urmări veniturile și plățile de impozite.
Angajatorii sunt obligați să depună formularele W-2 la Administrația de Securitate Socială (SSA) și să furnizeze copii angajaților lor până la data de 31 ianuarie a fiecărui an. Informațiile de pe formularul W-2 trebuie să fie corecte și complete.
Angajatorii pot folosi un software W-2 sau pot angaja un furnizor de servicii de salarizare pentru a-i ajuta să genereze formularele W-2. Software-ul W-2 poate automatiza procesul, poate simplifica ținerea evidenței și poate asigura conformitatea cu legile și reglementările fiscale.
Este important ca angajatorii să respecte regulile și reglementările legate de formularele W-2 pentru a evita penalitățile și problemele legale.
Da, puteți să le înmânați angajaților dvs. formularul W-2. De fapt, este responsabilitatea angajatorului să distribuie formularele W-2 angajaților săi până la data de 31 ianuarie a fiecărui an. Formularul W-2 arată veniturile totale ale angajatului și impozitele reținute pentru anul precedent și este cerut de către Internal Revenue Service (IRS) în scopuri fiscale.
Angajatorii pot distribui formularele W-2 angajaților lor în mai multe moduri, inclusiv prin poștă, în format electronic sau personal. Dacă alegeți să distribuiți formularele W-2 în persoană, trebuie să vă asigurați că fiecare angajat primește formularul W-2 într-un mod confidențial, de exemplu într-un plic sigilat. De asemenea, ar trebui să păstrați o evidență a datei și a modului în care fiecare angajat și-a primit formularul W-2, în cazul în care apar probleme în viitor.
Este important de reținut că, în cazul în care aveți foști angajați care au lucrat pentru compania dvs. în anul precedent, trebuie să le furnizați și lor un formular W-2. Dacă nu reușiți să localizați un fost angajat, trebuie să îi trimiteți prin poștă formularul W-2 la ultima adresă cunoscută din dosar.
Da, formularul W-2 poate fi emis angajaților în format electronic, atât timp cât sunt îndeplinite anumite cerințe. Internal Revenue Service (IRS) are orientări specifice pentru transmiterea electronică a Formularului W-2, printre care se numără obținerea consimțământului adecvat al angajatului, furnizarea unei declarații de informare clare și vizibile și asigurarea faptului că formatul electronic este ușor accesibil și poate fi tipărit de către angajat, dacă este necesar.
Angajatorii trebuie, de asemenea, să respecte reglementările IRS cu privire la livrarea electronică a Formularului W-2, care includ asigurarea confidențialității și securității informațiilor personale ale angajatului, oferirea unei posibilități rezonabile pentru ca angajatul să primească și să revizuiască formularul în format electronic și păstrarea unor copii ale Formularelor W-2 electronice pentru o anumită perioadă de timp.
Angajatorii care doresc să elibereze Formularul W-2 în format electronic trebuie să se consulte cu consilierul lor fiscal sau cu consilierul juridic pentru a se asigura că respectă toate legile și reglementările aplicabile.
Dacă sunteți membru al unei societăți cu răspundere limitată (LLC) care este impozitată ca un parteneriat sau ca o entitate ignorată, nu puteți primi un W-2. În schimb, veți primi un Schedule K-1, care raportează partea dumneavoastră din profiturile sau pierderile LLC-ului.
Cu toate acestea, dacă LLC-ul dvs. este impozitat ca o corporație, atunci este posibil să puteți primi un W-2 în calitate de angajat al LLC. Acest lucru ar depinde de rolul dvs. în cadrul companiei și dacă sunteți considerat angajat în scopuri fiscale.
Este important de reținut că IRS are reguli și orientări specifice pentru a determina dacă un lucrător este un angajat sau un antreprenor independent. Dacă nu sunteți sigur de clasificarea dvs. sau dacă sunteți eligibil pentru a primi un formular W-2, este recomandat să vă consultați cu un profesionist în domeniul fiscal sau cu un avocat care vă poate oferi îndrumări în funcție de circumstanțele dvs. specifice.