Introducerea chitanțelor de la magazin în Quickbooks poate fi o sarcină descurajantă, mai ales dacă sunteți nou în acest software. Cu toate acestea, cu câțiva pași simpli, vă puteți eficientiza finanțele afacerii dvs. și puteți ține evidența tuturor cheltuielilor cu ușurință.
Pasul 1: Organizează-ți chitanțele
Înainte de a începe să introduci chitanțele în Quickbooks, este important să le organizezi corespunzător. Poți folosi un dosar fizic sau un dosar digital pentru a ține evidența tuturor chitanțelor tale. Grupați-le în funcție de dată, furnizor sau categorie de cheltuieli pentru a fi mai ușor să le introduceți în Quickbooks.
Pasul 2: Configurați-vă Planul de conturi
Planul de conturi este o listă a tuturor conturilor pe care le utilizați pentru a vă clasifica veniturile, cheltuielile, activele și pasivele. Înainte de a începe să introduceți chitanțele, asigurați-vă că Planul de conturi este configurat corect. Acest lucru vă va ajuta să vă clasificați corect cheltuielile și vă va facilita generarea unor rapoarte financiare precise.
Pasul 3: Introduceți chitanțele
Acum este timpul să începeți să introduceți chitanțele în Quickbooks. Puteți face acest lucru manual selectând semnul "+" din meniul principal și alegând "cheltuieli". De acolo, puteți introduce furnizorul, data și suma cheltuielilor. De asemenea, puteți alege contul corespunzător din Planul de conturi pentru a clasifica cheltuiala.
Pasul 4: Utilizați capturarea chitanțelor
Dacă aveți multe chitanțe de introdus, puteți utiliza funcția de capturare a chitanțelor din Quickbooks. Această funcție vă permite să faceți o fotografie a chitanței și să o încărcați direct în Quickbooks. Quickbooks va folosi apoi tehnologia OCR (Optical Character Recognition) pentru a extrage informațiile relevante din chitanță și a le introduce automat în Quickbooks.
În concluzie, introducerea chitanțelor de la magazin în Quickbooks poate părea copleșitoare la început, dar prin organizarea chitanțelor, configurarea planului de conturi și utilizarea funcției de capturare a chitanțelor din Quickbooks, vă puteți eficientiza finanțele afacerii și puteți ține evidența tuturor cheltuielilor dumneavoastră. Făcând acest lucru, veți avea o mai bună înțelegere a sănătății financiare a afacerii dvs. și veți fi mai bine echipat pentru a lua decizii informate cu privire la viitorul afacerii dvs.
Da, puteți stoca chitanțele în QuickBooks utilizând funcția QuickBooks Receipt Capture (Captură chitanță QuickBooks). Această funcție vă permite să faceți o fotografie a chitanțelor dvs. cu ajutorul dispozitivului dvs. mobil, iar apoi să le stocați în contul dvs. QuickBooks pentru o referință și o evidență ușoară.
Pentru a utiliza această caracteristică, va trebui să aveți un cont QuickBooks Online cu aplicația mobilă QuickBooks descărcată pe dispozitivul dvs. mobil. Odată ce aveți aplicația, puteți utiliza funcția de captură a chitanțelor pentru a face fotografii ale chitanțelor dvs. și a le încărca în contul dvs.
Odată ce chitanțele dvs. sunt stocate în QuickBooks, le puteți atașa cu ușurință la tranzacții sau cheltuieli pentru o referință și o evidență ușoară. Acest lucru poate fi deosebit de util în timpul sezonului de impozitare sau atunci când trebuie să urmăriți cheltuielile pentru afacerea dvs.
În general, stocarea chitanțelor în QuickBooks poate fi o modalitate excelentă de a rămâne organizat și de a ține evidența cheltuielilor dumneavoastră. Cu funcția de captură a chitanțelor, este ușor să stocați și să faceți referire la chitanțele dvs. ori de câte ori aveți nevoie.
QuickBooks are o funcție care vă permite să capturați și să stocați chitanțe utilizând aplicația mobilă QuickBooks. Iată un ghid pas cu pas privind modul în care puteți snap și stoca chitanțe în QuickBooks:
1. Instalați aplicația mobilă QuickBooks pe smartphone-ul sau tableta dvs. și conectați-vă la contul dvs. QuickBooks.
2. Faceți clic pe fila "Chitanțe" situată în partea de jos a ecranului.
3. Faceți clic pe pictograma "+" din colțul din dreapta jos al ecranului.
4. Faceți o fotografie a chitanței făcând clic pe pictograma aparatului foto.
5. După ce ați făcut fotografia, faceți clic pe pictograma de bifare pentru a o salva.
6. Puteți adăuga detalii la chitanță, cum ar fi numele furnizorului, data, suma și categoria, completând câmpurile prevăzute.
7. Faceți clic pe "Save" (Salvare) pentru a stoca chitanța în contul dumneavoastră QuickBooks.
8. Puteți, de asemenea, să atașați chitanța la o anumită tranzacție făcând clic pe butonul "Attach Receipt" (Atașați chitanța) din pagina de detalii a tranzacției.
9. Puteți vizualiza și gestiona toate chitanțele dvs. făcând clic pe fila "Chitanțe" și selectând "Toate chitanțele".
Urmând acești pași, puteți prinde și stoca cu ușurință chitanțele în QuickBooks, ceea ce vă poate ajuta să vă urmăriți cheltuielile și să vă simplificați procesul de contabilitate.
Pentru a introduce manual chitanțele în QuickBooks Desktop, puteți urma acești pași:
1. Deschideți QuickBooks Desktop și accesați ecranul principal.
2. Faceți clic pe pictograma Create Invoices (Creare facturi) sau Create Sales Receipts (Creare chitanțe de vânzări), în funcție de tipul de chitanță pe care doriți să o introduceți.
3. În fereastra Client: Job, selectați clientul pentru care introduceți chitanța.
4. Introduceți articolele sau serviciile pe care le-a achiziționat clientul în coloana Articol.
5. Introduceți cantitatea fiecărui articol sau serviciu în coloana Qty (Cantitate).
6. Introduceți prețul fiecărui articol sau serviciu în coloana Rate.
7. În cazul în care se aplică o taxă pe vânzări, introduceți-o în coloana Taxe.
8. Adăugați orice alte taxe sau reduceri în coloanele respective.
9. Salvați chitanța făcând clic pe butonul Save & Close (Salvare și închidere) sau Save & New (Salvare și nou).
Alternativ, puteți utiliza, de asemenea, funcția Enter Sales Receipts (Introduceți chitanțe de vânzare) din meniul Customers (Clienți) pentru a introduce manual chitanțele. Această caracteristică vă permite să introduceți mai multe chitanțe pentru diferiți clienți într-un lot.
Este important de reținut faptul că introducerea manuală a chitanțelor în QuickBooks Desktop poate necesita mult timp și este predispusă la erori. Se recomandă să folosiți un scaner sau o aplicație mobilă pentru a captura chitanțele și apoi să le importați în QuickBooks utilizând funcția Chitanțe sau o aplicație terță care se integrează cu QuickBooks. Acest lucru poate economisi timp și poate asigura acuratețea evidenței contabile.