QuickBooks este un software de contabilitate popular care este utilizat pe scară largă de către proprietarii de întreprinderi mici pentru a-și gestiona finanțele. Acesta este dotat cu funcții care facilitează monitorizarea fluxului de numerar, generarea de rapoarte financiare și urmărirea cheltuielilor. Una dintre întrebările pe care le au mulți proprietari de afaceri mici este cât de mulți utilizatori pot partaja QuickBooks? În acest articol, vom explora răspunsul la această întrebare și vom oferi câteva sfaturi despre cum să optimizați QuickBooks pentru nevoile afacerii dumneavoastră.
Numărul de utilizatori care pot partaja QuickBooks depinde de versiunea de software pe care o utilizați. QuickBooks Online permite ca până la 25 de utilizatori să acceseze simultan software-ul, în timp ce QuickBooks Desktop poate suporta până la 30 de utilizatori. Numărul de utilizatori de care aveți nevoie va depinde de mărimea afacerii dumneavoastră, de numărul de angajați care au nevoie de acces la software și de sarcinile pe care aceștia le vor îndeplini.
Dacă aveți o afacere mică, cu doar câțiva angajați, este posibil să aveți nevoie doar de unul sau doi utilizatori pentru a accesa QuickBooks. Cu toate acestea, dacă aveți o afacere mai mare, cu mai multe departamente, este posibil să aveți nevoie de mai mulți utilizatori cu diferite niveluri de acces la software. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de un utilizator care să se ocupe de salarizare, un altul care să se ocupe de conturile de plătit și un al treilea care să se ocupe de conturile de primit.
Pentru a optimiza QuickBooks pentru nevoile afacerii dumneavoastră, este important să configurați rolurile și permisiunile utilizatorilor. Acest lucru va asigura că fiecare utilizator are acces la caracteristicile și datele de care are nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu, protejând în același timp informațiile financiare sensibile. QuickBooks vă permite să creați roluri de utilizator personalizate și să atribuiți diferite niveluri de acces fiecărui utilizator. De exemplu, puteți să acordați acces complet contabilului dumneavoastră, dar să limitați accesul angajaților dumneavoastră care trebuie doar să introducă facturi.
În concluzie, QuickBooks este un software de contabilitate puternic care îi poate ajuta pe proprietarii de afaceri mici să își gestioneze cu ușurință finanțele. Numărul de utilizatori care pot partaja QuickBooks depinde de versiunea de software pe care o utilizați, iar numărul de utilizatori de care aveți nevoie va depinde de mărimea și complexitatea afacerii dumneavoastră. Pentru a optimiza QuickBooks pentru nevoile afacerii dumneavoastră, este important să configurați rolurile și permisiunile utilizatorilor pentru a vă asigura că fiecare utilizator are acces la funcțiile și datele de care are nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu.
Da, QuickBooks permite ca mai mulți utilizatori să acceseze și să lucreze simultan la același fișier al companiei. Această caracteristică este utilă în special pentru întreprinderile cu mai mulți angajați care au nevoie de acces la datele financiare ale companiei. QuickBooks oferă diferite niveluri de acces al utilizatorilor, cum ar fi "administrator", "utilizator standard" și "utilizator limitat", care permit proprietarilor de afaceri să controleze cine poate vizualiza, edita sau șterge anumite tranzacții și rapoarte. Pentru a configura accesul mai multor utilizatori în QuickBooks, administratorul trebuie să creeze noi conturi de utilizator, să atribuie roluri și permisiuni adecvate pentru utilizatori și să partajeze fișierul companiei cu alți utilizatori. În plus, QuickBooks oferă diverse instrumente de colaborare, cum ar fi mesageria în aplicație și comentariile, pentru a ajuta utilizatorii să comunice și să colaboreze mai eficient.
Există câteva planuri QuickBooks care permit până la 5 utilizatori. Aceste planuri includ QuickBooks Online Advanced, QuickBooks Desktop Enterprise Platinum și QuickBooks Desktop Enterprise Diamond.
QuickBooks Online Advanced este un software de contabilitate bazat pe cloud care permite până la 5 utilizatori. Este conceput pentru afacerile în creștere și oferă funcții avansate, cum ar fi permisiuni personalizate pentru utilizatori, fluxuri de lucru automatizate și rapoarte îmbunătățite. Costul acestui plan începe de la 150 de dolari pe lună.
QuickBooks Desktop Enterprise Platinum și Diamond sunt programe de contabilitate bazate pe desktop care permit, de asemenea, până la 5 utilizatori. Aceste planuri oferă funcții avansate de inventariere și de stabilire a prețurilor, precum și ediții specifice industriei pentru producție, comerț cu ridicata și organizații nonprofit. Costul acestor planuri variază în funcție de ediția și caracteristicile suplimentare selectate.
Este important de reținut că toate planurile QuickBooks au caracteristici, prețuri și limite de utilizatori diferite. Prin urmare, se recomandă să evaluați nevoile și cerințele afacerii dumneavoastră înainte de a selecta un plan.
Pentru a utiliza QuickBooks pentru doi utilizatori, va trebui să configurați un mediu multi-utilizator. Iată care sunt pașii de urmat:
1. Instalați modul QuickBooks Multi-User pe server: Primul pas este de a instala QuickBooks pe calculatorul server unde va fi stocat fișierul companiei. În timpul procesului de instalare, selectați opțiunea "Multi-user mode".
2. Configurați conturile de utilizator: După ce instalarea este finalizată, creați conturi de utilizator pentru fiecare utilizator care va accesa fișierul companiei. Pentru a face acest lucru, mergeți la meniul "Company" (Companie), selectați "Set Up Users and Passwords" (Configurare utilizatori și parole) și apoi alegeți "Set Up Users" (Configurare utilizatori).
3. Acordați acces la fișierul companiei: După crearea conturilor de utilizator, va trebui să acordați acces la fișierul companiei. Pentru a face acest lucru, deschideți fișierul companiei în QuickBooks și accesați meniul "File" (Fișier). Selectați "Utilities" și apoi "Host Multi-User Access". Acest lucru va permite altor utilizatori să acceseze fișierul companiei.
4. Conectați-vă la fișierul companiei: Fiecare utilizator va trebui să se conecteze la fișierul companiei de la postul său de lucru. Pentru a face acest lucru, deschideți QuickBooks și mergeți la meniul "File" (Fișier). Selectați "Open or Restore Company" (Deschidere sau restaurare companie) și apoi alegeți "Open a Company File" (Deschidere fișier companie). Navigați până la locația fișierului companiei de pe server și selectați-l.
5. Începeți să lucrați: Odată conectat la fișierul companiei, fiecare utilizator poate începe să lucreze în QuickBooks. Rețineți că anumite sarcini, cum ar fi crearea de copii de rezervă sau actualizarea software-ului, pot necesita ca toți utilizatorii să se deconecteze temporar de la QuickBooks.
Urmând acești pași, puteți configura cu ușurință QuickBooks pentru doi utilizatori și puteți partaja fișierul companiei între ei.