Trimiterea unui e-mail poate fi o modalitate ușoară și rapidă de a comunica, dar poate duce, de asemenea, la situații jenante sau chiar dăunătoare dacă este trimis către un destinatar greșit. Din fericire, Outlook oferă mai multe caracteristici care pot ajuta la prevenirea trimiterilor accidentale de e-mailuri. Iată câteva sfaturi despre cum să opriți trimiterea de e-mailuri în Outlook:
1. Activați funcția "Undo Send" (Anulare trimitere): Outlook vă permite să rechemați un mesaj care a fost deja trimis, dar numai dacă ați activat această funcție. Pentru a face acest lucru, accesați Fișier > Opțiuni > Mail > În secțiunea "Trimitere mesaje", bifați caseta de lângă "Anulare trimitere". De acum încolo, atunci când trimiteți un e-mail, în partea de jos a ecranului va apărea un mesaj care vă va oferi opțiunea de a "Anula" trimiterea într-un anumit interval de timp.
2. Utilizați opțiunea "Delay Delivery" (Amânare livrare): O altă modalitate de a preveni trimiterile accidentale de e-mailuri este de a seta o întârziere la livrarea mesajului. Acest lucru vă oferă timp să revizuiți și să editați e-mailul înainte de a fi trimis. Pentru a face acest lucru, compuneți e-mailul ca de obicei, apoi faceți clic pe fila "Options" (Opțiuni) din meniul panglicii. În secțiunea "More Options" (Mai multe opțiuni), selectați "Delay Delivery" (Amânare livrare) și setați data și ora la care doriți ca e-mailul să fie trimis.
3. Verificați și reverificați lista de destinatari: Înainte de a apăsa pe butonul de trimitere, asigurați-vă că ați selectat destinatarii corecți. Outlook oferă o funcție "Verificare nume" care vă poate ajuta să verificați dacă adresele de e-mail sunt valide și corect scrise. Nu trebuie decât să faceți clic pe butoanele "To", "Cc" sau "Bcc" pentru a afișa agenda dvs. de adrese, apoi faceți clic pe "Check Names" pentru a verifica destinatarii.
4. Utilizați o regulă pentru a întârzia trimiterea: Dacă uitați frecvent să verificați de două ori lista de destinatari sau doriți să vă asigurați că toate mesajele dvs. sunt amânate pentru revizuire, puteți crea o regulă în Outlook pentru a amâna automat trimiterea. Pentru a crea o regulă, accesați File > Manage Rules & Alerts (Gestionare reguli și alerte) > New Rule (Regulă nouă). Selectați "Apply rule on messages I send" (Aplicați regula la mesajele pe care le trimit) și alegeți opțiunea "delayed delivery by a number of minutes" (Amână livrarea cu un număr de minute). Setați timpul de întârziere pe care îl preferați și salvați regula.
Urmând aceste sfaturi, puteți preveni trimiterile neintenționate de e-mailuri în Outlook și puteți evita eventualele greșeli sau daune aduse reputației dumneavoastră. Alocați-vă puțin timp pentru a vă personaliza setările și folosiți funcțiile care funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră.
Dacă ați apăsat deja pe butonul "trimite" al unui e-mail și doriți să împiedicați livrarea acestuia, există câteva opțiuni în funcție de platforma de e-mail pe care o utilizați:
1. Gmail: În Gmail, puteți activa funcția "Undo Send", care vă oferă câteva secunde după ce ați apăsat butonul de trimitere pentru a anula acțiunea. Pentru a activa această funcție, mergeți la setările Gmail, faceți clic pe fila "General" și derulați în jos până la "Undo Send". Selectați opțiunea "Enable Undo Send" (Activează anularea trimiterii) și alegeți perioada de timp pe care doriți să o aveți la dispoziție pentru a anula trimiterea. După trimiterea unui e-mail, în partea de sus a ecranului va apărea un mesaj care vă va oferi opțiunea de a "Anula" trimiterea.
2. Outlook: În Outlook, puteți amâna trimiterea unui e-mail prin crearea unei reguli. Pentru a face acest lucru, compuneți e-mailul și faceți clic pe fila "Options" (Opțiuni). Selectați "Delay Delivery" (Amână livrarea) și alegeți o dată și o oră de livrare. E-mailul va rămâne în căsuța de ieșire până la data și ora specificate.
3. Alte platforme de e-mail: Unele platforme de e-mail, cum ar fi Apple Mail, vă permit să anulați un e-mail trimis la câteva secunde după ce l-ați trimis. De obicei, puteți face acest lucru selectând e-mailul din folderul "Sent" (Trimis) și făcând clic pe opțiunea de "Undo" (Anulare) sau "Cancel" (Anulare) a trimiterii.
Dacă nu aveți la dispoziție niciuna dintre aceste opțiuni, cea mai bună soluție este să încercați să contactați destinatarul cât mai curând posibil pentru a-i explica situația și a-l ruga să nu deschidă e-mailul.
Presupunând că vă referiți la căsuța de ieșire a e-mailurilor, există câțiva pași pe care îi puteți face pentru a opri trimiterea unui e-mail:
1. Întrerupeți procesul de trimitere a e-mailurilor: Majoritatea clienților de e-mail vă permit să întrerupeți procesul de trimitere. Căutați un buton "pauză" sau "oprire" în căsuța de ieșire a clientului de e-mail sau în e-mailul însuși. Faceți clic pe acest buton pentru a opri trimiterea e-mailului.
2. Deconectați-vă conexiunea la internet: Dacă clientul de e-mail continuă să încerce să trimită e-mailul, puteți încerca să vă deconectați conexiunea la internet. Acest lucru va împiedica clientul de e-mail să acceseze internetul și să trimită e-mailul.
3. Ștergeți e-mailul: Dacă e-mailul nu a fost încă trimis și doriți să nu mai fie trimis, puteți șterge e-mailul. Căutați un buton "delete" în căsuța de ieșire a clientului de e-mail sau în e-mailul însuși. Faceți clic pe acest buton pentru a șterge e-mailul.
4. Retrageți e-mailul: Unii clienți de e-mail vă permit să rechemați un e-mail care a fost deja trimis. Această funcție nu este disponibilă în toți clienții de e-mail și este posibil să nu funcționeze dacă e-mailul a fost deja deschis de către destinatar. Căutați un buton "recall" (rechemare) sau "undo" (anulare) în dosarul de elemente trimise al clientului de e-mail sau în e-mailul însuși. Faceți clic pe acest buton pentru a rechema e-mailul.
Este important să rețineți că, odată ce un e-mail a fost trimis, este posibil să nu mai puteți opri livrarea acestuia. Prin urmare, este întotdeauna o idee bună să vă verificați de două ori e-mailurile înainte de a le trimite pentru a vă asigura că sunt corecte și adecvate.
Pentru a opri un mesaj să ajungă în outbox în Outlook, puteți încerca următorii pași:
1. Verificați conexiunea dvs. la internet: Uneori, mesajele rămân blocate în outbox din cauza unei conexiuni slabe la internet. Asigurați-vă că conexiunea dvs. la internet este stabilă.
2. Dezactivați modul offline: Dacă utilizați Outlook în modul offline, este posibil ca acesta să fie motivul pentru care mesajele se blochează în căsuța de ieșire. Pentru a dezactiva modul offline, mergeți la fila "Send/Receive" (Trimitere/Recepție) și faceți clic pe "Work Offline" (Lucrează offline) pentru a o debifa.
3. Verificați dimensiunea mesajelor: Dacă mesajul este prea mare, este posibil ca acesta să nu poată fi trimis. Încercați să reduceți dimensiunea mesajului eliminând orice atașamente inutile.
4. Verificați setările de e-mail: Asigurați-vă că setările de e-mail sunt corecte. Verificați setările serverului de ieșire și asigurați-vă că acestea corespund cerințelor furnizorului dvs. de e-mail. De asemenea, puteți încerca să schimbați numărul portului SMTP la 587.
5. Reparați Outlook: Dacă niciunul dintre pașii de mai sus nu funcționează, puteți încerca să reparați Outlook. Accesați panoul de control, selectați "Programs and Features" (Programe și caracteristici), apoi selectați Microsoft Office. Faceți clic pe "Change" și apoi selectați "Online Repair". Acest lucru va repara orice problemă cu Outlook care ar putea cauza blocarea mesajelor în căsuța de ieșire.
Urmând acești pași, ar trebui să reușiți să opriți blocarea mesajelor în căsuța de ieșire din Outlook.