În calitate de lucrător independent, sunteți responsabil pentru menținerea și organizarea evidențelor financiare, inclusiv a evidențelor fiscale. Păstrarea unor înregistrări exacte este esențială pentru a vă asigura că sunteți în măsură să vă depuneți corect impozitele și să evitați orice repercusiuni juridice sau financiare pe parcurs. Dar cât timp trebuie să păstrați aceste înregistrări?
Regula generală este să păstrați evidențele fiscale timp de cel puțin trei ani de la data la care ați depus declarația de impozit sau de la data scadentă a declarației de impozit, oricare dintre acestea este mai recentă. De exemplu, dacă ați depus declarația fiscală pentru anul 2020 până la 15 aprilie 2021, trebuie să păstrați aceste înregistrări până la 15 aprilie 2024. Cu toate acestea, există anumite circumstanțe care vă pot impune să păstrați înregistrările pentru perioade mai lungi de timp.
Dacă ați depus o declarație fiscală frauduloasă sau nu ați depus o declarație fiscală, IRS poate merge înapoi până la șase ani pentru a vă verifica înregistrările. În plus, dacă aveți active pe care nu le-ați declarat sau dacă ați subdeclarat venituri cu 25% sau mai mult, IRS poate merge înapoi până la șase ani pentru a vă verifica înregistrările. Prin urmare, este o idee bună să păstrați evidențele fiscale timp de cel puțin șase ani pentru a vă proteja în cazul unui audit.
Deci, ce anume ar trebui să păstrați? Este important să păstrați toate documentele care dovedesc veniturile și cheltuielile dumneavoastră, cum ar fi chitanțele, facturile, extrasele bancare și extrasele de cont ale cărților de credit. De asemenea, ar trebui să păstrați toate contractele, acordurile și documentele juridice legate de afacerea dvs. Dacă aveți angajați, ar trebui să păstrați înregistrările privind impozitele pe salarii, formularele W-4 și alte documente legate de angajare.
Vestea bună este că nu trebuie să păstrați copii fizice ale tuturor acestor documente. Puteți păstra înregistrări electronice, atâta timp cât acestea sunt disponibile într-un format pe care IRS îl poate accesa. Este important să rețineți că, dacă alegeți să păstrați înregistrări electronice, trebuie să aveți un sistem de backup fiabil pentru a vă asigura că înregistrările nu sunt pierdute sau distruse.
În concluzie, păstrarea unor evidențe fiscale exacte este crucială pentru ca persoanele care desfășoară activități independente să evite problemele juridice sau financiare. Deși regula generală este de a păstra înregistrările timp de cel puțin trei ani, este o idee bună să le păstrați timp de șase ani sau mai mult în anumite circumstanțe. Nu uitați să păstrați toate documentele care dovedesc veniturile și cheltuielile dvs. și luați în considerare păstrarea înregistrărilor electronice, atâta timp cât acestea sunt salvate într-un sistem fiabil. Ținându-vă evidențele sub control, vă puteți asigura un proces de depunere a declarațiilor fiscale fără probleme și vă puteți proteja de orice potențiale probleme pe parcurs.
În domeniul resurselor umane, anumite înregistrări trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp, în conformitate cu legile federale și de stat. Aceste înregistrări includ:
1. Registrele de salarizare: Registrele de salarizare trebuie păstrate pentru o perioadă de 10 ani. Acestea includ detalii despre salarii, impozite, deduceri și beneficii.
2. Dosarele angajaților: Dosarele angajaților trebuie să fie păstrate pentru o perioadă de 10 ani după ce angajatul a părăsit compania. Aceste dosare trebuie să includă informații personale, informații legate de locul de muncă, evaluări de performanță și acțiuni disciplinare.
3. Formularele I-9: Formularele I-9 trebuie păstrate pentru o perioadă de 3 ani de la data angajării sau 1 an de la încetarea contractului de muncă al angajatului, oricare dintre acestea este mai recentă. Aceste formulare documentează eligibilitatea unui angajat de a lucra în Statele Unite.
4. Registrele OSHA: Înregistrările OSHA trebuie păstrate pentru o perioadă de 5 ani. Aceste înregistrări includ rapoartele privind accidentele, bolile și decesele legate de muncă.
5. Înregistrările FMLA: Înregistrările FMLA trebuie păstrate pentru o perioadă de 3 ani. Aceste înregistrări includ documente legate de cererile de concediu ale angajaților în temeiul Legii privind concediul medical și de familie.
Este important pentru companii să păstreze aceste înregistrări într-un mod sigur și organizat pentru a se asigura că sunt ușor de accesat în caz de probleme legale sau de conformitate.
Regula IRS de 6 ani este o linie directoare pe care Internal Revenue Service (IRS) o folosește pentru a determina perioada de timp în care angajatorii trebuie să păstreze anumite înregistrări privind impozitul pe muncă. Conform acestei reguli, angajatorii sunt obligați să păstreze toate înregistrările privind impozitul pe muncă timp de cel puțin șase ani de la data la care impozitele erau datorate sau au fost plătite, oricare dintre acestea este mai recentă.
Această regulă se aplică unei varietăți de înregistrări privind impozitul pe muncă, inclusiv declarațiile privind impozitul pe salarii, declarațiile privind salariile și impozitele angajaților și alte înregistrări legate de calcularea și plata impozitelor pe muncă. Angajatorii sunt, de asemenea, obligați să păstreze înregistrările legate de alte aspecte ale angajării, cum ar fi planurile de beneficii pentru angajați și planurile de pensii.
Scopul regulii IRS de 6 ani este de a se asigura că angajatorii au acces la toată documentația necesară în cazul unui audit sau al unei alte anchete din partea IRS. Angajatorii care nu reușesc să păstreze aceste documente pentru perioada de timp necesară se pot confrunta cu sancțiuni și amenzi.
Este important ca angajatorii să înțeleagă faptul că regula IRS de 6 ani reprezintă o cerință minimă și că este posibil să fie nevoie să păstreze anumite înregistrări pentru o perioadă mai lungă de timp pentru a se conforma altor reglementări federale sau de stat. În plus, angajatorii ar trebui să se asigure că procedurile lor de păstrare a înregistrărilor sunt exacte și actualizate pentru a evita eventualele probleme de conformitate.
Ca regulă generală, se recomandă ca persoanele fizice să își păstreze extrasele bancare timp de cel puțin 7 ani. Acest lucru se datorează faptului că, în general, IRS are la dispoziție până la 7 ani pentru a verifica declarațiile fiscale, iar existența extraselor bancare poate ajuta la susținerea oricăror deduceri sau credite solicitate în aceste declarații. În plus, extrasele bancare pot fi utile pentru urmărirea cheltuielilor, întocmirea bugetului și detectarea oricărei activități frauduloase în contul dumneavoastră. Cu toate acestea, perioada specifică de timp în care ar trebui să păstrați extrasele bancare poate varia în funcție de circumstanțele individuale, cum ar fi dacă sunteți proprietarul unei afaceri mici, caz în care ar putea fi necesar să păstrați înregistrările financiare pentru o perioadă mai lungă de timp. În cele din urmă, este important să vă consultați cu un consilier financiar sau cu un profesionist în domeniul fiscal pentru îndrumări specifice cu privire la perioada de timp în care ar trebui să vă păstrați extrasele bancare.