Outlook este un instrument puternic atunci când vine vorba de programarea și urmărirea programărilor, întâlnirilor și evenimentelor. Cu toate acestea, poate fi o provocare atunci când trebuie să partajați un calendar cu o altă persoană sau echipă, mai ales atunci când evenimentele sunt specifice unei singure persoane. O soluție la această problemă este de a redirecționa întâlnirile Outlook către un alt calendar.
Pasul 1: Deschideți programările Outlook
Primul pas este să deschideți programările Outlook pe care doriți să le redirecționați către un alt calendar. Puteți face acest lucru deschizând Outlook și selectând fila Calendar din panoul de navigare. Găsiți numirea pe care doriți să o redirecționați și faceți dublu clic pe ea pentru a o deschide.
După ce ați deschis programarea, faceți clic pe butonul Redirecționare din bara de instrumente. Acest lucru va deschide un nou mesaj de e-mail cu programarea atașată. Introduceți în câmpul To (Către) adresa de e-mail a persoanei sau a echipei căreia doriți să îi transmiteți programarea.
Înainte de a trimite e-mailul, trebuie să selectați calendarul către care doriți să transmiteți programarea. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe săgeata derulantă de lângă butonul Attach Calendar (Atașați calendarul) și selectați calendarul către care doriți să transmiteți programarea.
După ce ați selectat calendarul, puteți adăuga orice informații sau note suplimentare pe care doriți să le includeți în e-mail. Când sunteți gata, faceți clic pe butonul Send (Trimitere) pentru a transmite programarea către calendarul selectat.
Urmând acești pași, puteți redirecționa cu ușurință programările Outlook către un alt calendar. Aceasta este o modalitate eficientă de a partaja informații din calendar cu alte persoane, în special dacă lucrați în echipă sau colaborați la un proiect. Această caracteristică este deosebit de utilă pentru asistenții administrativi care programează întâlniri pentru directorii sau managerii lor.
În concluzie, Outlook este un instrument puternic care vă poate ajuta să vă gestionați eficient întâlnirile și programul. Redirecționarea programărilor către un alt calendar este doar una dintre numeroasele caracteristici care vă pot ajuta să maximizați funcționalitatea Outlook și să vă ușurați viața profesională.
Pentru a redirecționa automat evenimentele calendaristice în Outlook, puteți urma acești pași:
1. Deschideți Outlook și mergeți la calendar.
2. Faceți clic pe evenimentul pe care doriți să îl redirecționați.
3. În fereastra cu detalii despre eveniment, faceți clic pe butonul "Forward" (Redirecționare) din bara de meniu de sus.
4. Introduceți adresa de e-mail a persoanei căreia doriți să îi transmiteți evenimentul în câmpul "Către".
5. Dacă doriți să includeți un mesaj cu evenimentul redirecționat, îl puteți introduce în zona de mesaje.
6. Faceți clic pe butonul "Send" (Trimitere) pentru a transmite evenimentul.
Dacă doriți să redirecționați automat toate evenimentele din calendar către cineva, puteți seta o regulă în Outlook. Iată cum:
1. Accesați fila "File" din Outlook și faceți clic pe "Manage Rules & Alerts" (Gestionare reguli și alerte).
2. Faceți clic pe butonul "New Rule" (Regulă nouă).
3. În fereastra "Rules Wizard", selectați "Apply rule on messages I receive" (Aplicați regula la mesajele pe care le primesc) și faceți clic pe "Next" (Următorul).
4. În fereastra următoare, selectați criteriile pe care doriți să le utilizați pentru regulă. De exemplu, puteți selecta "with specific words in the subject or body" (cu anumite cuvinte în subiect sau în corp) și introduceți "calendar" ca și cuvânt specific.
5. Faceți clic pe "Next" (Următorul) și selectați acțiunea pe care doriți să o întreprindă regula. În acest caz, selectați "forward it to people or public group".
6. Introduceți adresa de e-mail a persoanei căreia doriți să îi transmiteți evenimentele și faceți clic pe "Finish" (Terminare).
7. Faceți clic pe "OK" pentru a salva regula.
Acum, toate evenimentele din calendarul dvs. care corespund criteriilor pe care le-ați stabilit în regulă vor fi redirecționate automat către adresa de e-mail pe care ați specificat-o.
Dacă aveți nevoie să redirecționați mai multe întâlniri în Outlook, puteți face acest lucru cu ușurință urmând acești pași:
1. Deschideți calendarul Outlook și selectați întâlnirile pe care doriți să le redirecționați. Puteți face acest lucru ținând apăsată tasta "Ctrl" de pe tastatură și făcând clic pe fiecare întâlnire.
2. După ce ați selectat toate întâlnirile pe care doriți să le transmiteți, faceți clic pe butonul "Forward" (Transmitere) din secțiunea "Respond" (Răspundeți) a panglicii din partea de sus a ecranului.
3. Se va deschide un nou mesaj de e-mail cu programările selectate atașate ca fișiere .ics. Puteți adăuga acum orice informații suplimentare sau destinatari la e-mail, după cum este necesar.
4. Faceți clic pe "Send" (Trimitere) pentru a transmite programările către destinatarii selectați.
Notă: Dacă doriți să transmiteți programările către o persoană care nu se află în contactele dvs. din Outlook, va trebui să creați un nou mesaj de e-mail și să atașați manual fișierele .ics pentru fiecare programare.
Pentru a transmite o invitație la o întâlnire în Outlook fără a notifica pe toată lumea, urmați acești pași:
1. Deschideți invitația la întâlnire în calendarul Outlook.
2. Faceți clic pe butonul "Forward" din bara de instrumente.
3. Va apărea o nouă fereastră de e-mail cu invitația originală la întâlnire atașată.
4. Ștergeți adresele de e-mail ale participanților pe care nu doriți să îi notificați în câmpul "Către".
5. Adăugați orice adrese de e-mail suplimentare ale celor cărora doriți să le transmiteți invitația în câmpul "To" sau "Cc".
6. Adăugați orice comentarii sau instrucțiuni în corpul e-mailului.
7. Faceți clic pe "Send" (Trimitere) pentru a trimite invitația la ședință transmisă.
Urmând acești pași, puteți redirecționa o invitație la o întâlnire în Outlook fără a notifica pe toată lumea. Doar participanții pe care i-ați specificat în câmpul "Către" sau "Cc" vor primi invitația transmisă.