Outlook este un instrument de încredere pentru gestionarea e-mailurilor, a evenimentelor din calendar și a contactelor. Cu toate acestea, pe măsură ce trece timpul, căsuța de primire poate deveni aglomerată cu e-mailuri și atașamente, ceea ce duce la o performanță lentă a aplicației. O modalitate de a aborda această problemă este arhivarea dosarelor pentru a elibera spațiu. Arhivarea vă permite să mutați e-mailurile și atașamentele mai vechi într-un fișier separat, reducând astfel dimensiunea cutiei poștale și îmbunătățind, de asemenea, performanța Outlook. În acest articol, vom discuta despre cum să arhivăm folderele în Outlook.
Pasul 1: Creați un nou fișier de arhivă
Pentru a începe arhivarea dosarelor, va trebui să creați un fișier de arhivă. Iată cum se face acest lucru:
1. Deschideți Outlook și mergeți la meniul File (Fișier).
2. Faceți clic pe Options (Opțiuni), apoi selectați Advanced (Avansat).
3. Derulați în jos până la secțiunea AutoArhive și faceți clic pe AutoArchive Settings (Setări arhivare automată).
4. În caseta de dialog AutoArchive, selectați opțiunea "Run AutoArchive every X days" și setați numărul de zile în care doriți ca Outlook să arhiveze automat e-mailurile.
5. În continuare, selectați caseta de selectare "Archive or delete old items" (Arhivați sau ștergeți elementele vechi).
6. Faceți clic pe butonul Browse (Răsfoiește) pentru a selecta locația în care doriți să salvați fișierul de arhivă.
7. Numiți fișierul de arhivă și faceți clic pe OK.
Pasul 2: Selectarea dosarelor pentru arhivare
După ce ați creat un fișier de arhivă, puteți începe să selectați dosarele pe care doriți să le arhivați. Iată cum:
1. Mergeți la meniul File (Fișier) și faceți clic pe Cleanup Tools (Instrumente de curățare).
2. Selectați Archive (Arhiva).
3. În caseta de dialog Archive, selectați folderul pe care doriți să îl arhivați din lista derulantă.
4. Alegeți data de la care doriți să arhivați e-mailurile.
5. Selectați opțiunea "Archive items older than" (Arhivați elementele mai vechi de) și introduceți numărul de luni sau ani pe care doriți să le arhivați.
6. Faceți clic pe OK.
Pasul 3: Revizuirea și gestionarea elementelor arhivate
După ce ați arhivat dosarele, puteți revizui și gestiona elementele arhivate. Iată cum:
1. Mergeți la meniul File (Fișier) și faceți clic pe Open & Export (Deschidere și export).
2. Selectați Open Outlook Data File (Deschidere fișier de date Outlook).
3. Răsfoiți până la locația în care ați salvat fișierul de arhivă și selectați-l.
4. Faceți clic pe OK.
5. În panoul din stânga al Outlook, veți vedea folderul Archive. Selectați-l pentru a vizualiza elementele arhivate.
6. Acum puteți gestiona elementele arhivate prin ștergerea, mutarea sau copierea lor în alte dosare.
În concluzie, arhivarea dosarelor în Outlook este o modalitate simplă și eficientă de a elibera spațiu și de a îmbunătăți performanța aplicației. Urmând pașii descriși mai sus, puteți să vă arhivați cu ușurință folderele și să vă gestionați mai eficient e-mailurile și atașamentele.
Arhivarea e-mailurilor din Outlook este o modalitate eficientă de a elibera spațiu în cutia poștală și de a vă păstra e-mailurile organizate. Iată care sunt pașii pentru a vă arhiva e-mailurile Outlook în 2022:
1. Lansați Outlook și faceți clic pe fila "File" din colțul din stânga sus al ecranului.
2. Selectați "Opțiuni" din meniul derulant.
3. În fereastra Outlook Options (Opțiuni Outlook), faceți clic pe fila "Advanced" (Avansat).
4. În secțiunea "AutoArchive", faceți clic pe butonul "AutoArchive Settings" (Setări arhivare automată).
5. În fereastra AutoArchive, puteți selecta frecvența la care doriți ca Outlook să vă arhiveze e-mailurile. De asemenea, puteți alege locația în care doriți să stocați fișierele arhivate.
6. De asemenea, puteți selecta vechimea e-mailurilor pe care doriți să le arhivați. De exemplu, dacă selectați 6 luni, Outlook va arhiva numai e-mailurile care sunt mai vechi de 6 luni.
7. După ce v-ați selectat preferințele, faceți clic pe butonul "OK" pentru a salva modificările.
8. Puteți, de asemenea, să arhivați manual mesajele de poștă electronică selectând mesajele de poștă electronică pe care doriți să le arhivați, făcând clic dreapta pe ele și selectând "Archive" (Arhivați) din meniul derulant.
Urmând acești pași, puteți să vă arhivați cu ușurință e-mailurile Outlook și să eliberați spațiu în căsuța dvs. poștală. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți organizat și să vă asigurați că aveți întotdeauna suficient spațiu pentru a primi e-mailuri noi.
Da, arhivarea e-mailurilor poate economisi spațiu, dar depinde de modul în care se face procesul de arhivare. Arhivarea presupune mutarea e-mailurilor mai vechi sau mai puțin importante din căsuța principală de e-mail într-o locație de stocare separată. Acest proces poate fi realizat manual sau automat cu ajutorul unui software de gestionare a e-mailurilor.
Arhivarea poate economisi spațiu în căsuța principală de primire a e-mailurilor prin reducerea numărului de e-mailuri stocate acolo, ceea ce poate contribui la îmbunătățirea performanței e-mailurilor și la reducerea riscului de cădere a sistemului de e-mail. Cu toate acestea, arhivarea nu reduce neapărat cantitatea totală de spațiu de stocare necesară pentru a stoca toate e-mailurile.
Dacă e-mailurile arhivate sunt stocate pe același server sau calculator ca și cutia poștală principală de primire a e-mailurilor, atunci este posibil ca arhivarea să nu economisească mult spațiu. Cu toate acestea, dacă e-mailurile arhivate sunt mutate pe un hard disk extern, pe un sistem de stocare în cloud sau pe o altă soluție de stocare externă, atunci arhivarea poate elibera spațiu pe serverul sau calculatorul principal de e-mail.
Pe scurt, arhivarea e-mailurilor poate economisi spațiu în căsuța principală de e-mail, dar este important să se ia în considerare locul unde vor fi stocate e-mailurile arhivate pentru a determina impactul general asupra spațiului de stocare.
Dacă dosarul de arhivă este plin, aveți câteva opțiuni de luat în considerare:
1. Ștergeți fișierele vechi sau inutile: Revizuiți dosarul dvs. de arhivă și stabiliți dacă există fișiere de care nu mai aveți nevoie. Dacă da, ștergeți-le pentru a elibera spațiu.
2. Creați dosare de arhivă suplimentare: Dacă aveți o cantitate mare de date pe care trebuie să le păstrați, luați în considerare crearea de dosare de arhivă suplimentare pentru a vă organiza fișierele. Acest lucru vă poate ajuta să vă gestionați mai bine datele și să vă asigurați că aveți suficient spațiu pentru a stoca totul.
3. Mutați fișierele pe un spațiu de stocare extern: Dacă aveți fișiere mari sau seturi de date pe care nu aveți nevoie să le accesați frecvent, luați în considerare mutarea acestora pe un spațiu de stocare extern, cum ar fi o unitate USB sau un hard disk extern. Acest lucru vă poate ajuta să eliberați spațiu pe computer și să vă asigurați că dosarul de arhivă nu devine prea plin.
4. Luați în considerare stocarea în cloud: Serviciile de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox, Google Drive sau Microsoft OneDrive, vă pot oferi spațiu de stocare suplimentar pentru fișierele dvs. Aceasta poate fi o opțiune bună dacă aveți nevoie să vă accesați fișierele de pe mai multe dispozitive sau din mai multe locații.
În cele din urmă, cea mai bună soluție pentru a face față unui dosar de arhivă plin va depinde de nevoile și circumstanțele dvs. specifice. Cu toate acestea, luând în considerare aceste opțiuni, ar trebui să puteți găsi o soluție care să funcționeze pentru dvs.