Dacă sunteți un călător frecvent pentru afaceri, știți că cheltuielile se pot aduna rapid. Unul dintre cele mai semnificative costuri ale călătoriilor de afaceri este transportul și poate fi o provocare să țineți evidența tuturor kilometrajelor și a cheltuielilor asociate cu acesta. Din fericire, multe companii oferă angajaților lor rambursarea cheltuielilor de kilometraj pentru a acoperi costurile de conducere în scopuri profesionale. Iată un ghid care vă ajută să vă calculați cu exactitate rambursarea cheltuielilor cu kilometrajul.
În primul rând, trebuie să determinați rata actuală de kilometraj IRS. IRS stabilește ratele standard de kilometraj în fiecare an pentru a calcula costurile deductibile ale operării unui vehicul în scopuri profesionale, medicale sau de mutare. Pentru 2021, rata standard de kilometraj este de 56 de cenți pe milă pentru utilizarea în scopuri profesionale, în scădere de la 57,5 cenți în 2020.
Odată ce cunoașteți rata actuală de kilometraj, trebuie să țineți evidența kilometrilor parcurși în interes de serviciu. Puteți face acest lucru ținând un jurnal detaliat al kilometrajului, care poate fi o înregistrare pe hârtie sau electronică a călătoriilor dvs. de afaceri. Jurnalul dvs. de kilometraj trebuie să includă data, locul de plecare, destinația și scopul fiecărei călătorii, precum și numărul total de kilometri parcurși. De asemenea, puteți utiliza aplicații de urmărire GPS sau un software de urmărire a kilometrajului pentru a vă ajuta să țineți evidența cu ușurință a călătoriilor dumneavoastră de afaceri.
În continuare, trebuie să vă calculați cheltuielile totale cu kilometrajul. Pentru a face acest lucru, înmulțiți numărul de kilometri parcurși în interes de serviciu cu tariful de kilometraj curent. De exemplu, dacă ați condus 500 de mile în scopuri profesionale într-o anumită lună, cheltuielile totale cu kilometrajul ar fi de 280 de dolari (500 mile x 0,56 cenți pe milă).
În cele din urmă, trebuie să trimiteți raportul de cheltuieli cu kilometrajul angajatorului dumneavoastră pentru rambursare. Asigurați-vă că includeți toate documentele necesare, cum ar fi jurnalul de kilometraj sau înregistrările de urmărire GPS, pentru a vă susține cererea. Angajatorul dvs. va avea, de obicei, un proces specific pentru transmiterea cheltuielilor, așa că asigurați-vă că urmați cu atenție instrucțiunile acestuia.
În concluzie, calcularea precisă a rambursării cheltuielilor de kilometraj vă poate ajuta să vă maximizați călătoriile de afaceri și să economisiți bani. Ținând un jurnal detaliat al kilometrajului, urmărind kilometrii parcurși în interes de serviciu și prezentând corect cheltuielile, vă puteți asigura că primiți rambursarea pe care o meritați.
Ținerea evidenței kilometrajului este esențială atunci când solicitați rambursarea cheltuielilor de călătorie în interes de serviciu. Iată câțiva pași de urmat pentru a vă ține evidența kilometrajului:
1. Înregistrați kilometrajul inițial și final al vehiculului dumneavoastră pentru fiecare călătorie. Aceste informații pot fi găsite pe tabloul de bord al vehiculului dumneavoastră.
2. Înregistrați data călătoriei, scopul călătoriei și destinația. Aceste informații vă vor ajuta să vă urmăriți kilometrajul în diferite scopuri și să furnizați documente pentru rambursare.
3. Utilizați un jurnal de kilometraj pentru a ține o evidență a kilometrajului dumneavoastră. Un jurnal de kilometraj este un simplu caiet pe care îl puteți utiliza pentru a înregistra kilometrajul de început și de sfârșit, data călătoriei, scopul călătoriei și destinația.
4. Alternativ, puteți utiliza o aplicație de urmărire a kilometrajului pentru a vă înregistra kilometrajul. Există multe aplicații gratuite și cu plată disponibile care vă pot ajuta să vă urmăriți automat kilometrajul folosind tehnologia GPS.
5. Păstrați toate chitanțele legate de cheltuielile de călătorie în interes de serviciu, inclusiv chitanțele pentru benzină, chitanțele pentru taxe de drum și chitanțele pentru parcare. Aceste chitanțe vă vor ajuta să calculați costul total al cheltuielilor de călătorie în interes de serviciu și să furnizați documente pentru rambursare.
Urmând acești pași, puteți păstra o evidență exactă a kilometrajului dvs. în scopul rambursării și vă puteți asigura că sunteți compensat în mod corespunzător pentru cheltuielile de călătorie în interes de serviciu.
Calcularea cenți pe milă este o sarcină obișnuită în contabilitate și în evidența contabilă, în special pentru întreprinderile care rambursează angajații pentru deplasările în interes de serviciu. Pentru a calcula cenți pe milă, trebuie să cunoașteți numărul total de mile parcurse și costul total al cheltuielilor legate de această călătorie.
Iată care sunt pașii pentru a calcula cenți pe milă:
1. Determinați costul total al cheltuielilor legate de călătorie, inclusiv benzina, întreținerea, reparațiile, asigurarea și orice alte costuri suportate în timpul călătoriei.
2. Împărțiți costul total al cheltuielilor la numărul total de mile parcurse. De exemplu, dacă costul total al cheltuielilor a fost de 200 de dolari și numărul total de mile parcurse a fost de 500, veți împărți 200 de dolari la 500, ceea ce vă va da 0,40 dolari pe milă.
3. Convertiți rezultatul în cenți pe milă înmulțind rezultatul de la pasul 2 cu 100. În exemplul de mai sus, veți înmulți 0,40 $ cu 100 pentru a obține 40 de cenți pe milă.
Pe scurt, calcularea cenți pe milă este un proces simplu care presupune împărțirea costului total al cheltuielilor la numărul total de mile parcurse și apoi convertirea rezultatului în cenți pe milă prin înmulțirea cu 100.
Calcularea milelor pe galon (MPG) este o sarcină obișnuită în contabilitate și în evidența contabilă, în special atunci când se urmăresc cheltuielile legate de consumul de combustibil. Pentru a calcula MPG, trebuie să cunoașteți două informații: numărul de mile parcurse și cantitatea de combustibil utilizată.
Pentru început, trebuie să înregistrați citirea kilometrajului la începutul și la sfârșitul călătoriei pentru a determina numărul de mile parcurse. Puteți face acest lucru notând citirea kilometrajului pe tabloul de bord al vehiculului dumneavoastră înainte și după călătorie sau utilizând o aplicație GPS sau de urmărire a kilometrajului.
În continuare, trebuie să determinați cantitatea de combustibil utilizată. Acest lucru se poate face prin umplerea rezervorului de benzină înainte și după călătorie și înregistrarea numărului de galoane utilizate. Alternativ, puteți utiliza computerul de bord sau indicatorul de combustibil de pe vehiculul dvs. dacă acesta oferă date exacte privind consumul de combustibil.
Odată ce aveți aceste două informații, puteți calcula MPG prin împărțirea numărului de mile parcurse la cantitatea de combustibil utilizată. De exemplu, dacă ați condus 320 de kilometri și ați folosit 10 galoane de combustibil, MPG-ul dvs. ar fi 20 (200/10).
Este important să rețineți că MPG poate varia în funcție de factori precum condițiile de conducere, întreținerea vehiculului și calitatea combustibilului. Prin urmare, este o idee bună să urmăriți MPG în timp pentru a identifica tendințele și pentru a face ajustările necesare pentru a îmbunătăți eficiența combustibilului.