Ținerea evidenței chitanțelor este esențială, mai ales dacă doriți să mențineți un buget bun și să vă urmăriți cheltuielile. Cu toate acestea, chitanțele pot fi ușor pierdute, deteriorate sau rătăcite. Din fericire, Evernote oferă o platformă ușor de utilizat pentru scanarea și stocarea chitanțelor, ceea ce vă permite să vă urmăriți mai ușor cheltuielile.
1. Descărcați aplicația Evernote și creați-vă un cont. Evernote este disponibilă gratuit pe diverse platforme, inclusiv iOS, Android, Windows și Mac.
3. Faceți clic pe pictograma aparatului foto pentru a face o fotografie a chitanței. Evernote va detecta automat marginile chitanței, facilitând astfel scanarea acesteia.
4. Revizuiți imaginea și efectuați orice ajustare necesară. Puteți să decupați, să rotiți sau să ajustați luminozitatea și contrastul imaginii.
5. Adăugați orice informații relevante la notă, cum ar fi data, numele furnizorului și suma. Aceste informații vor facilita căutarea ulterioară a chitanței.
7. Organizați-vă chitanțele prin crearea de caiete sau etichete. Puteți crea carnete diferite pentru diferite tipuri de cheltuieli sau etichete pentru anumiți furnizori.
8. Utilizați funcția de căutare a Evernote pentru a găsi cu ușurință anumite chitanțe. Puteți căuta după cuvinte cheie, interval de date sau chiar după suma cheltuită.
Utilizând Evernote pentru a vă scana și stoca chitanțele, puteți evita complicațiile legate de urmărirea copiilor fizice. De asemenea, puteți accesa cu ușurință chitanțele dvs. de oriunde, ceea ce vă facilitează urmărirea cheltuielilor atunci când sunteți în mișcare.
În plus, Evernote vă permite, de asemenea, să vă partajați chitanțele cu alte persoane. De exemplu, dacă trebuie să trimiteți o chitanță pentru rambursare, puteți partaja cu ușurință nota cu angajatorul sau clientul dvs.
În general, utilizarea Evernote pentru a scana și stoca chitanțele este o modalitate simplă și eficientă de a vă organiza cheltuielile. Încercați-l și vedeți cum vă poate ajuta să vă simplificați procesul de bugetare.
Cel mai bun mod de a stoca chitanțele pentru o afacere nouă ar fi să folosiți un sistem digital. Există mai multe opțiuni disponibile pentru stocarea digitală a chitanțelor, inclusiv servicii bazate pe cloud și software dedicat de gestionare a chitanțelor. Aceste sisteme oferă o serie de avantaje față de metodele tradiționale bazate pe hârtie, cum ar fi faptul că sunt mai sigure, mai ușor de organizat și mai accesibile.
Serviciile bazate pe cloud, cum ar fi Dropbox sau Google Drive, vă permit să stocați chitanțele în format digital și să le accesați de oriunde aveți o conexiune la internet. Puteți să vă organizați chitanțele în dosare și să căutați cu ușurință chitanțe specifice atunci când aveți nevoie. Aceste servicii oferă, de asemenea, posibilitatea de a partaja chitanțele cu alte persoane, cum ar fi contabilul sau contabilul dumneavoastră.
Software-ul dedicat de gestionare a chitanțelor, cum ar fi Expensify sau Shoeboxed, oferă funcții și mai avansate, cum ar fi scanarea și clasificarea automată a chitanțelor, integrarea cu software-ul de contabilitate și instrumente de raportare a cheltuielilor. Aceste sisteme vă pot face să economisiți timp și să reduceți riscul de erori atunci când vine vorba de urmărirea cheltuielilor și declararea impozitelor.
Indiferent de metoda pe care o alegeți, este important să vă asigurați că sistemul dvs. de stocare a chitanțelor digitale este sigur și că aveți copii de rezervă în caz de pierdere de date. De asemenea, ați putea lua în considerare păstrarea unor copii pe hârtie ale chitanțelor importante, cum ar fi cele pentru achiziții mari sau cheltuieli deductibile fiscal, ca măsură de siguranță.
Digitizarea chitanțelor este o sarcină importantă pentru orice proprietar de afacere, deoarece ajută la urmărirea cheltuielilor și facilitează ținerea evidenței financiare. Există mai multe metode de a digitiza o chitanță:
1. Scanner: Puteți utiliza un scaner pentru a scana chitanța și a o salva ca fișier digital. Cele mai multe scannere vin cu un software care vă permite să salvați documentul scanat într-o varietate de formate de fișier, cum ar fi PDF, JPEG sau PNG. Această metodă oferă imagini de înaltă calitate ale chitanțelor și permite stocarea și recuperarea cu ușurință.
2. Aplicații mobile: Mai multe aplicații mobile vă permit să capturați imagini ale chitanțelor cu ajutorul camerei telefonului dumneavoastră. Aceste aplicații utilizează tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a extrage informațiile relevante din chitanță, cum ar fi data, vânzătorul și suma. Printre aplicațiile populare pentru digitizarea chitanțelor se numără Expensify, Shoeboxed și Receipt Bank.
3. E-mail sau stocare în cloud: O altă modalitate de a digitiza chitanțele este să vi le trimiteți prin e-mail sau să le încărcați în servicii de stocare în cloud precum Google Drive, Dropbox sau OneDrive. Această metodă permite accesul ușor la chitanțe de pe orice dispozitiv și din orice locație, atâta timp cât aveți o conexiune la internet.
4. Servicii de scanare a chitanțelor: Există, de asemenea, servicii specializate de scanare a chitanțelor pe care le puteți utiliza pentru a vă digitiza chitanțele. Aceste servicii oferă, de obicei, un plic preplătit pe care îl puteți folosi pentru a vă trimite chitanțele prin poștă la centrul lor de procesare. Aceștia scanează și digitalizează apoi chitanțele și vă oferă o copie digitală.
În concluzie, există mai multe modalități de a digitiza chitanțele, inclusiv prin utilizarea unui scaner, a aplicațiilor mobile, a e-mailului sau a stocării în cloud și a serviciilor de scanare a chitanțelor. Alegeți metoda care funcționează cel mai bine pentru dvs. în funcție de nevoile și preferințele afacerii dvs.
Evernote este o aplicație populară de luare de notițe care permite utilizatorilor să captureze și să își organizeze notițele, documentele și alte date importante într-un format digital. Când vine vorba de scanarea documentelor și imaginilor în Evernote, există mai multe opțiuni la dispoziția utilizatorilor.
În primul rând, Evernote are propria aplicație de scanare numită Scannable, care este disponibilă gratuit pe dispozitivele iOS. Scannable le permite utilizatorilor să scaneze documente, chitanțe, cărți de vizită și alte elemente direct în Evernote, precum și în alte servicii de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox și Google Drive.
În plus față de Scannable, Evernote funcționează, de asemenea, cu o varietate de scannere de la terți care sunt compatibile cu aplicația. Unele dintre scannerele populare care funcționează cu Evernote includ Fujitsu ScanSnap, Epson WorkForce și Brother ADS. Aceste scannere vin cu propriul software care le permite utilizatorilor să-și salveze scanările direct în Evernote.
Este important de reținut că nu toate scannerele sunt compatibile cu Evernote, așa că este important să verificați site-ul web al producătorului sau să contactați echipa de asistență pentru clienți a acestuia pentru a confirma compatibilitatea înainte de a face o achiziție. În plus, este posibil ca unele scannere să necesite software sau plugin-uri suplimentare pentru a funcționa cu Evernote, astfel încât utilizatorii ar trebui să verifice, de asemenea, aceste cerințe înainte de a face o achiziție.