Când vine vorba de gestionarea dosarelor angajaților, una dintre cele mai presante întrebări cu care se confruntă proprietarii de afaceri și profesioniștii din domeniul resurselor umane este cât timp trebuie păstrate aceste dosare. Răspunsul poate depinde de o varietate de factori, inclusiv de tipul de înregistrare, de mărimea afacerii și de orice cerințe legale care trebuie îndeplinite. În acest articol, vom examina mai îndeaproape reținerea înregistrărilor angajaților și vom oferi câteva linii directoare pentru a vă ajuta să rămâneți organizați și conformi.
În primul rând, este important să înțelegeți ce tipuri de înregistrări sunt incluse în dosarele angajaților. Acestea pot varia în funcție de natura activității desfășurate, dar pot include CV-uri, cereri de angajare, evaluări ale performanței, acțiuni disciplinare și registre de salarizare. De asemenea, merită menționat faptul că multe state au cerințe specifice cu privire la ceea ce trebuie să fie inclus într-un dosar al angajatului, așa că este important să consultați și reglementările locale.
În general, există trei factori cheie care determină cât timp trebuie păstrate dosarele angajaților: cerințele legale, nevoile de afaceri și tipul de dosar. De exemplu, legea federală cere angajatorilor să păstreze dosarele fiscale ale angajaților timp de cel puțin patru ani, în timp ce OSHA cere angajatorilor să păstreze dosarele privind accidentele și bolile timp de cinci ani. Alte înregistrări, cum ar fi evaluările de performanță, pot fi păstrate pentru o perioadă mai scurtă de timp, în funcție de politicile interne și de nevoile angajaților.
De asemenea, este important să țineți cont de faptul că diferitele tipuri de înregistrări pot avea perioade de păstrare diferite. De exemplu, unele întreprinderi pot alege să păstreze registrele de salarizare pentru o perioadă mai scurtă de timp decât evaluările de performanță, din cauza importanței relative a fiecărui tip de înregistrare. În plus, este posibil ca întreprinderile să fie nevoite să păstreze unele înregistrări mai mult timp decât altele din cauza unor cerințe legale sau de reglementare.
În concluzie, perioada de timp în care o întreprindere ar trebui să păstreze evidențele angajaților poate depinde de o serie de factori. Cu toate acestea, prin înțelegerea cerințelor legale, a nevoilor afacerii și a tipului de înregistrare, proprietarii de afaceri și profesioniștii în resurse umane pot dezvolta o politică clară de păstrare a înregistrărilor care să asigure conformitatea cu reglementările aplicabile și să furnizeze documentația necesară pentru gestionarea eficientă a angajaților.