În calitate de proprietar de afacere, este esențial să aveți o înțelegere clară a diferenței dintre cheltuielile efectuate și cheltuielile plătite. Acești doi termeni sunt adesea utilizați în mod interschimbabil, dar se referă la concepte diferite. Înțelegerea diferenței dintre cele două vă poate ajuta să vă gestionați mai bine finanțele și să luați decizii în cunoștință de cauză.
Cheltuielile angajate se referă la costurile pe care afacerea dumneavoastră le-a acumulat într-o anumită perioadă, indiferent dacă au fost sau nu plătite. De exemplu, dacă achiziționați bunuri sau servicii pe credit, costurile suportate vor fi recunoscute ca o cheltuială chiar dacă nu le-ați plătit. Cheltuielile suportate sunt înregistrate în situațiile financiare ca o cheltuială în perioada în care au fost suportate, nu atunci când au fost plătite. Acest sistem este cunoscut sub numele de contabilitatea de angajamente, care este adoptat pe scară largă de întreprinderile din întreaga lume.
Pe de altă parte, cheltuielile plătite se referă la costurile care au fost decontate de întreprinderea dumneavoastră într-o anumită perioadă. Aceasta înseamnă că, dacă ați plătit pentru bunuri sau servicii, costurile suportate vor fi înregistrate ca o cheltuială plătită. Cheltuielile plătite sunt înregistrate în situațiile financiare în momentul în care se efectuează plata, indiferent de perioada în care au fost suportate. Această metodă este cunoscută sub denumirea de contabilitate de casă și este utilizată de întreprinderile mici care au o structură financiară simplă.
Diferența dintre cheltuielile suportate și cheltuielile plătite este crucială pentru întreprinderi, deoarece afectează situațiile lor financiare. De exemplu, dacă ați efectuat cheltuieli, dar nu le-ați plătit, fluxul de numerar al afacerii dvs. va fi afectat în mod negativ. Pe de altă parte, dacă ați plătit cheltuieli, dar nu le-ați efectuat, profitabilitatea afacerii dvs. va fi afectată în mod negativ. Prin urmare, este esențial să aveți o înțelegere clară a variației dintre cele două și să le gestionați eficient.
În concluzie, înțelegerea diferenței dintre cheltuielile suportate și cheltuielile plătite este esențială pentru ca întreprinderile să își gestioneze eficient finanțele. În timp ce cheltuielile suportate se referă la costurile care au fost acumulate, indiferent dacă au fost plătite sau nu, cheltuielile plătite se referă la costurile care au fost decontate într-o anumită perioadă. În funcție de structura financiară a afacerii dumneavoastră, puteți alege contabilitatea de angajamente sau cea de casă pentru a vă înregistra cheltuielile. Este esențial să gestionați aceste cheltuieli în mod eficient pentru a asigura sănătatea și sustenabilitatea financiară a afacerii dumneavoastră.
Cheltuielile suportate se referă la costurile sau ieșirile de resurse economice pe care o întreprindere sau o persoană fizică le plătește pentru a achiziționa bunuri sau servicii. Câteva exemple comune de cheltuieli suportate de întreprinderi includ:
1. Costul bunurilor vândute (COGS) - Acesta include costurile directe asociate producerii sau achiziționării bunurilor pe care o întreprindere le vinde, cum ar fi costul materiilor prime, costurile de fabricație sau costul stocurilor achiziționate.
2. Chirie și utilități - Acestea sunt costurile asociate cu ocuparea unui spațiu fizic pentru afacere, inclusiv chiria, electricitatea, gazul, apa și alte utilități.
3. Salariile și beneficiile angajaților - Acestea sunt costurile asociate cu remunerarea angajaților pentru munca lor, care pot include salarii, indemnizații, asigurări de sănătate, beneficii de pensionare și alte beneficii.
4. Marketing și publicitate - Acestea sunt costurile asociate cu promovarea afacerii și a produselor sau serviciilor sale, inclusiv cheltuielile de publicitate, cercetarea de marketing și costurile de relații publice.
5. Consumabile și echipamente de birou - Acestea sunt costurile asociate cu consumabilele și echipamentele necesare pentru funcționarea afacerii, cum ar fi calculatoare, imprimante, hârtie, pixuri și alte consumabile de birou.
6. Călătorii și divertisment - Acestea sunt costurile asociate cu călătoriile și divertismentul legate de afaceri, cum ar fi biletele de avion, cheltuielile de hotel, mesele și cheltuielile de divertisment pentru clienți sau angajați.
7. Asigurări - Acestea includ primele plătite pentru diferite tipuri de acoperire de asigurare, cum ar fi asigurarea de răspundere civilă, asigurarea de proprietate și asigurarea de compensare a lucrătorilor.
8. Impozite și licențe - Acestea includ diverse taxe și taxe de licență pe care o întreprindere este obligată să le plătească, cum ar fi impozitul pe venit, impozitul pe vânzări și licențele de afaceri.
Este important ca întreprinderile să țină evidența cheltuielilor lor pentru a-și gestiona în mod corespunzător finanțele și pentru a lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la investițiile și cheltuielile viitoare.
În contabilitate și în evidența contabilă, cheltuielile pot fi prezentate fie când sunt plătite, fie când sunt suportate. Aceasta depinde de metoda contabilă utilizată.
În cadrul contabilității de casă, cheltuielile sunt înregistrate atunci când sunt plătite. Aceasta înseamnă că înregistrarea contabilă a unei cheltuieli se face în momentul în care numerarul este plătit efectiv. De exemplu, dacă o companie achiziționează consumabile de birou și le plătește imediat cu numerar, cheltuiala este înregistrată în acel moment.
Pe de altă parte, în cadrul contabilității de angajamente, cheltuielile sunt înregistrate atunci când sunt suportate. Aceasta înseamnă că înregistrarea contabilă a unei cheltuieli se face în momentul în care apare obligația de plată, indiferent dacă numerarul a fost sau nu plătit încă. De exemplu, dacă o societate primește o factură pentru furnituri de birou, dar nu a plătit încă pentru acestea, cheltuiala este înregistrată în momentul în care se primește factura.
Cele mai multe întreprinderi folosesc contabilitatea de angajamente, deoarece oferă o imagine mai exactă a performanței și a poziției financiare a companiei. Cu toate acestea, contabilitatea pe bază de numerar este mai simplă și poate fi mai potrivită pentru întreprinderile mai mici sau pentru cele bazate pe numerar. Este important de reținut că, indiferent de metoda utilizată, trebuie menținută coerența pe parcursul întregii perioade contabile.