Pentru ca afacerile să funcționeze cu succes, este esențial să se mențină un sistem clar și organizat de gestionare a cheltuielilor. Ciclul de cheltuieli este un proces care este utilizat pentru a urmări și controla cheltuielile, de la cererea inițială de achiziție până la plata finală. Acest ciclu joacă un rol crucial pentru a se asigura că întreprinderile își controlează finanțele și funcționează eficient.
Ciclul cheltuielilor are mai multe componente, începând cu cererea de cumpărare. Aceasta este momentul în care un angajat sau un departament depune o cerere pentru un anumit articol sau serviciu. Cererea este apoi analizată și aprobată de un manager sau de un supervizor, care stabilește dacă achiziția este necesară și dacă se încadrează în buget.
Odată ce cererea de achiziție este aprobată, următorul pas este crearea unei comenzi de achiziție. Acest document prezintă detaliile achiziției, inclusiv articolul sau serviciul care se achiziționează, cantitatea și prețul. Comanda de achiziție este apoi trimisă vânzătorului sau furnizorului, care execută comanda și trimite o factură către întreprindere.
Atunci când bunurile sau serviciile sunt primite, acestea sunt inspectate pentru a se asigura că îndeplinesc specificațiile descrise în comanda de achiziție. În cazul în care există probleme cu articolele primite, întreprinderea poate fie să le respingă, fie să negocieze cu vânzătorul pentru o rambursare sau o înlocuire.
În cele din urmă, ultima etapă a ciclului de cheltuieli este procesul de plată. Odată ce bunurile sau serviciile au fost acceptate și aprobate, întreprinderea va procesa plata către vânzător sau furnizor. Acest lucru poate implica emiterea unui cec sau inițierea unui transfer electronic, în funcție de metoda de plată convenită.
Urmărind ciclul de cheltuieli, întreprinderile se pot asigura că își mențin controlul asupra cheltuielilor și că previn orice achiziții neautorizate. De asemenea, ajută la asigurarea faptului că achizițiile sunt făcute la cele mai bune prețuri posibile și că întreprinderea primește bunuri și servicii de înaltă calitate de la furnizorii săi.
În concluzie, ciclul de cheltuieli este un proces critic pentru întreprinderile de toate dimensiunile. Acesta ajută la asigurarea faptului că cheltuielile sunt controlate, că achizițiile sunt efectuate în mod eficient și că plățile sunt procesate cu acuratețe. Prin implementarea unui ciclu de cheltuieli clar și organizat, întreprinderile își pot controla finanțele și pot funcționa cu succes.
Ciclul de cheltuieli este un proces critic în orice afacere, care implică plata banilor pentru bunurile și serviciile achiziționate de către companie. Cele patru activități principale din ciclul de cheltuieli sunt:
1. Comandă: Această activitate implică identificarea bunurilor și serviciilor de care are nevoie întreprinderea și crearea unei comenzi de achiziție. Comanda de achiziție specifică cantitatea, prețul și data de livrare a bunurilor sau serviciilor.
2. Recepția: Odată ce bunurile sau serviciile sunt livrate, compania verifică calitatea și cantitatea articolelor primite în raport cu comanda de achiziție. Orice discrepanță este raportată furnizorului, iar articolele sunt fie acceptate, fie respinse.
3. Aprobarea: Activitatea de aprobare presupune verificarea faptului că bunurile sau serviciile primite sunt în conformitate cu comanda de achiziție și că prețurile practicate sunt corecte și rezonabile. Factura este apoi aprobată pentru plată.
4. Plata: Ultima activitate din ciclul de cheltuieli este plata facturilor aprobate. Plata poate fi efectuată prin diverse mijloace, cum ar fi transferul electronic de fonduri sau prin cec.
Este esențial să existe controale stricte pentru a se asigura că aceste activități se desfășoară cu acuratețe și eficiență și că nu există deturnare de fonduri sau fraudă. Documentația și evidența corespunzătoare sunt esențiale pentru succesul ciclului de cheltuieli.
Ciclul veniturilor și ciclul cheltuielilor sunt două procese importante care fac parte integrantă din managementul financiar al oricărei întreprinderi. Ciclul veniturilor se referă la procesul de generare a veniturilor din vânzarea de bunuri sau servicii, în timp ce ciclul cheltuielilor se referă la procesul de cheltuire a banilor pentru cheltuielile legate de operațiunile comerciale.
Ciclul veniturilor începe cu vânzarea de bunuri sau servicii către clienți. Acesta este urmat de înregistrarea vânzării în sistemul contabil, de procesarea plății și de depunerea fondurilor în contul bancar al întreprinderii. Ciclul veniturilor se încheie atunci când fondurile sunt transferate în contul de exploatare al întreprinderii.
Pe de altă parte, ciclul cheltuielilor începe cu identificarea cheltuielilor întreprinderii. Acestea pot include achiziționarea de stocuri, plata salariilor și a indemnizațiilor, plata chiriei și a utilităților, precum și alte cheltuieli legate de operațiunile întreprinderii. Ciclul de cheltuieli se încheie atunci când cheltuielile sunt înregistrate în sistemul contabil, plata este procesată și fondurile sunt transferate din contul bancar al întreprinderii.
Pe scurt, ciclul veniturilor și ciclul cheltuielilor sunt două procese distincte care sunt necesare pentru gestionarea financiară a oricărei întreprinderi. În timp ce ciclul veniturilor generează venituri pentru afacere, ciclul cheltuielilor implică cheltuirea banilor pe cheltuielile necesare pentru a menține afacerea în funcțiune. Gestionarea corectă a ambelor cicluri este esențială pentru sănătatea financiară și succesul afacerii.
Ciclul cheltuielilor este o parte esențială a oricărei operațiuni de afaceri, deoarece se ocupă de ieșirile de numerar ale organizației. Cu toate acestea, el vine, de asemenea, cu anumite riscuri care trebuie gestionate pentru a asigura buna funcționare a afacerii. În continuare sunt prezentate câteva dintre riscurile semnificative asociate ciclului de cheltuieli:
1. Fraudă: Ciclul de cheltuieli este vulnerabil la fraudă, deoarece implică ieșiri de numerar din organizație. Angajații pot încerca să manipuleze sistemul pentru a fura numerar sau bunuri, ceea ce duce la pierderi financiare semnificative.
2. Gestiune defectuoasă: Gestionarea necorespunzătoare a ciclului de cheltuieli poate duce la cheltuieli excesive, la dublarea cheltuielilor și la alocarea incorectă a fondurilor. Acest lucru poate duce la probleme de flux de numerar, depășiri de buget și instabilitate financiară.
3. Păstrarea inexactă a înregistrărilor: Ținerea inexactă a înregistrărilor poate duce la o raportare financiară incorectă, ceea ce poate avea consecințe grave. Aceasta poate duce la probleme legate de impozitare, la nerespectarea reglementărilor și la pierderea încrederii investitorilor.
4. Cheltuieli neautorizate: Cheltuielile neautorizate pot apărea atunci când angajații fac achiziții pentru uz personal sau fac achiziții care nu sunt în conformitate cu politicile și procedurile organizației. Acest lucru poate duce la pierderi financiare și la afectarea reputației organizației.
5. Riscul furnizorului: Dependența de un singur furnizor sau de un grup mic de furnizori poate crește riscul de întrerupere a lanțului de aprovizionare, de fluctuații de preț și de probleme de calitate. Acest lucru poate duce la creșterea costurilor, la nerespectarea termenelor limită și la scăderea satisfacției clienților.
Pentru a atenua aceste riscuri, organizațiile trebuie să implementeze controale interne solide, inclusiv separarea sarcinilor, audituri regulate și programe de formare pentru angajați. Procedând astfel, organizația poate reduce riscurile asociate ciclului de cheltuieli, asigurând utilizarea eficientă și eficace a resurselor și protejând sănătatea financiară a afacerii.