Atunci când planificați o ședință, este important să anunțați participanții. Această perioadă de preaviz ar trebui să le ofere participanților suficient timp pentru a se pregăti și a participa la reuniune fără evenimente neprevăzute. Perioada minimă de preaviz pentru o ședință este determinată de statutul organizației și de tipul de ședință care are loc.
De exemplu, dacă planificați o reuniune a consiliului de administrație, ar trebui să anunțați toți membrii consiliului cu cel puțin 48 de ore înainte. Acest lucru le oferă membrilor suficient timp pentru a se pregăti și a participa la ședință. Cu toate acestea, dacă ședința este o ședință specială, atunci perioada de notificare poate fi mai lungă. O ședință extraordinară este o ședință care este convocată cu un scop specific, cum ar fi un vot pe o anumită problemă. Perioada de preaviz pentru o reuniune specială este, de obicei, mai mare de 48 de ore.
În plus față de perioada de notificare, este important să se ofere detalii despre reuniune. Acestea includ data, ora și locul desfășurării reuniunii. De asemenea, este important să furnizați o ordine de zi a reuniunii pentru a vă asigura că toată lumea știe ce va fi discutat sau votat în timpul reuniunii.
O notificare adecvată și detaliile reuniunii sunt importante din mai multe motive. În primul rând, arată că organizația apreciază timpul și efortul membrilor săi. În al doilea rând, ajută la asigurarea faptului că toți membrii au posibilitatea de a asista la ședință și de a participa la procesul decizional. În al treilea rând, ajută la asigurarea faptului că reuniunea se desfășoară într-un mod eficient și eficace.
În concluzie, oferirea unei notificări adecvate și a detaliilor referitoare la ședință este crucială pentru o ședință de succes. Perioada minimă de preaviz pentru o ședință este determinată de statutul organizației și de tipul de ședință care are loc. Este important să furnizați detalii despre reuniune, inclusiv data, ora, locația și ordinea de zi. Respectând aceste orientări, organizațiile se pot asigura că reuniunile lor sunt productive și de succes.
În contextul resurselor umane, o notificare a unei ședințe este o comunicare oficială trimisă angajaților sau părților interesate pentru a-i informa cu privire la o ședință viitoare. Anunțul include, de obicei, detalii importante despre întâlnire, cum ar fi ora, data, locația și scopul acesteia. De asemenea, poate prezenta ordinea de zi a reuniunii și orice materiale sau documente pe care participanții ar trebui să le examineze în prealabil.
Scopul unei notificări privind o reuniune este de a se asigura că toate părțile relevante sunt informate și pregătite pentru reuniune. Acest lucru le permite acestora să se planifice în consecință și să vină pregătite cu toate informațiile sau întrebările necesare. În plus, notificarea unei ședințe contribuie la asigurarea faptului că ședința este productivă și eficientă, permițând participanților să se implice pe deplin în discuții și în procesul decizional.
Este important ca angajatorii să respecte orice cerințe legale privind notificarea unei ședințe, în special dacă ședința se referă la drepturile sau beneficiile angajaților. De exemplu, unele state cer angajatorilor să notifice în prealabil o întâlnire pentru a discuta modificări ale beneficiilor de sănătate sau ale planurilor de pensionare ale angajaților. Neprezentarea unei notificări adecvate poate avea repercusiuni juridice și poate afecta încrederea și moralul angajaților.
Este important să vă gândiți mai întâi la motivul pentru care ședințele sunt obligatorii. Dacă acestea sunt necesare din motive legale sau de conformitate, este posibil să nu fie posibil să ieșiți din ele. Cu toate acestea, dacă ședințele nu sunt obligatorii din motive legale, există câțiva pași pe care îi puteți face.
1. Vorbiți cu superiorul dumneavoastră: Discutați preocupările dvs. cu supervizorul dvs. și explicați de ce credeți că ședința nu este necesară pentru rolul sau responsabilitățile dvs. Supervizorul dvs. poate fi în măsură să vă ofere mai mult context sau să găsească modalități alternative pentru ca dvs. să participați la ședință.
2. Oferiți alternative: Dacă considerați că nu este necesar să participați la ședință, sugerați metode alternative de a împărtăși informații importante sau actualizări. De exemplu, v-ați putea oferi să primiți un rezumat al reuniunii sau să participați la o discuție de monitorizare cu organizatorul reuniunii.
3. Fiți sincer: Dacă aveți o întâlnire care intră în conflict sau un termen limită care nu poate fi ratat, fiți sincer și explicați situația dvs. organizatorului reuniunii. Este posibil ca acesta să poată reprograma întâlnirea sau să găsească o modalitate prin care să puteți participa de la distanță.
4. Evaluați consecințele: Înainte de a decide să lipsiți de la o întâlnire obligatorie, luați în considerare consecințele potențiale ale acestui lucru. Dacă ședința este importantă pentru performanța dumneavoastră la locul de muncă sau pentru succesul echipei, poate fi mai bine să participați la ea chiar dacă nu are legătură directă cu sarcinile dumneavoastră.
Pentru a redacta o notificare pentru o ședință, trebuie să includeți următoarele informații:
1. Data și ora: Începeți prin a preciza data, ora și locul de desfășurare a reuniunii. Asigurați-vă că includeți fusul orar dacă este vorba de o întâlnire virtuală.
2. Scop: Menționați în mod clar scopul reuniunii. Este o sesiune de brainstorming sau o actualizare a progresului? Fiți specific.
3. Ordinea de zi: Furnizați o scurtă prezentare a subiectelor care vor fi discutate în timpul reuniunii. Acest lucru îi ajută pe participanți să se pregătească și se asigură că ședința rămâne pe drumul cel bun.
4. Participanți: Enumerați numele participanților care sunt așteptați să participe la reuniune. Acest lucru îi ajută pe participanți să știe cine va mai fi prezent și care este rolul lor în cadrul reuniunii.
5. Pregătire: În cazul în care există materiale sau lecturi pe care participanții trebuie să le pregătească în prealabil, asigurați-vă că le menționați în anunț.
6. RSVP: În cele din urmă, oferiți o metodă prin care participanții să confirme participarea, fie că este vorba de un e-mail sau de un formular. Acest lucru vă ajută să planificați numărul de participanți și vă asigură că toată lumea este pe aceeași lungime de undă.
Nu uitați să trimiteți anunțul cu mult timp înainte de întâlnire, de obicei cu cel puțin o săptămână sau două înainte, pentru a vă asigura că participanții au suficient timp să se pregătească și să se planifice în consecință.