Controalele interne sunt politicile și procedurile puse în aplicare pentru a proteja activele unei companii, pentru a asigura acuratețea financiară și pentru a promova eficiența operațională. Aceste controale sunt esențiale pentru toate afacerile, indiferent de mărime sau industrie, și sunt cruciale în prevenirea fraudei, erorilor și a altor tipuri de management financiar defectuos.
Unul dintre cele mai importante aspecte ale controalelor interne este separarea sarcinilor. Aceasta înseamnă că diferiți angajați sunt responsabili pentru diferite aspecte ale unei tranzacții sau ale unui proces, reducând astfel riscul ca erorile sau fraudele să treacă neobservate. De exemplu, persoana care aprobă o comandă de achiziție nu ar trebui să fie aceeași persoană care scrie cecul. Prin separarea acestor sarcini, există un sistem de verificări și echilibre.
O altă componentă crucială a controalelor interne este documentația adecvată. Toate tranzacțiile financiare ar trebui să fie documentate și stocate pentru referințe viitoare. Această documentație ar trebui să includă facturi, chitanțe și orice alte documente justificative. Acest lucru nu numai că asigură acuratețea financiară, dar poate ajuta și la identificarea erorilor sau a discrepanțelor.
Monitorizarea și revizuirea regulată a controalelor interne sunt, de asemenea, esențiale. Acest lucru implică verificarea periodică a respectării controalelor și procedurilor și actualizarea acestora, dacă este necesar. Este important de reținut faptul că controalele interne nu sunt o soluție de o singură dată, ci mai degrabă un proces continuu care trebuie să fie evaluat și îmbunătățit în mod continuu.
În cele din urmă, este important să existe un cod de conduită sau standarde etice. Acest lucru dă tonul pentru cultura companiei și îi ajută pe angajați să înțeleagă importanța menținerii controalelor interne. De asemenea, se asigură că angajații sunt conștienți de responsabilitățile lor și de consecințele nerespectării lor.
În concluzie, stabilirea de controale interne este esențială pentru fiecare întreprindere, indiferent de mărime sau industrie. Aceste controale ajută la protejarea activelor unei companii, asigură acuratețea financiară și promovează eficiența operațională. Prin punerea în aplicare a separării sarcinilor, a unei documentații adecvate, a unei monitorizări și revizuiri periodice și a unui cod de conduită, întreprinderile pot reduce riscul de fraudă, erori și proastă gestionare financiară.
Controalele interne se referă la politicile și procedurile puse în aplicare de o companie pentru a-și proteja activele, pentru a asigura o raportare financiară exactă și pentru a respecta legile și reglementările relevante. Iată câteva exemple de controale interne:
1. Separarea sarcinilor: Aceasta este practica de a atribui sarcini diferite unor persoane diferite pentru a preveni ca un singur angajat să dețină un control prea mare asupra unui proces financiar. De exemplu, persoana care aprobă plățile nu ar trebui să fie aceeași persoană care le procesează.
2. Controale de acces: Companiile pot restricționa accesul la datele și sistemele financiare sensibile doar pentru angajații autorizați. Acest lucru poate fi realizat prin utilizarea de parole, autentificare biometrică sau alte măsuri de securitate.
3. Controale fizice: Acestea sunt măsuri puse în aplicare pentru a proteja activele fizice, cum ar fi numerarul, inventarul și echipamentele. Printre exemple se numără camerele de securitate, încuietorile și alarmele.
4. Reconcilieri: Aceasta presupune compararea a două seturi de înregistrări pentru a se asigura că acestea corespund. De exemplu, o companie poate reconcilia extrasul de cont bancar cu înregistrările sale interne pentru a se asigura că toate tranzacțiile sunt contabilizate.
5. Pista de audit: Aceasta este o înregistrare a tuturor tranzacțiilor financiare care poate fi utilizată pentru a depista orice nereguli sau erori. Ea poate fi realizată prin utilizarea unui software care urmărește toate activitățile financiare.
6. Revizuirea conducerii: Examinarea regulată a rapoartelor financiare de către conducere poate ajuta la identificarea oricăror erori, nereguli sau probleme care trebuie abordate.
În general, acestea sunt doar câteva exemple de controale interne care pot fi implementate de o companie pentru a asigura acuratețea și fiabilitatea rapoartelor sale financiare.
Controalele interne sunt politici, proceduri și mecanisme puse în aplicare de organizații pentru a asigura fiabilitatea datelor contabile, pentru a preveni frauda și pentru a asigura conformitatea cu legile și reglementările. Există nouă controale interne comune pe care organizațiile ar trebui să le implementeze:
1. Separarea sarcinilor: Acest control presupune separarea responsabilităților financiare între diferite persoane. De exemplu, persoana care aprobă o cheltuială nu ar trebui să fie cea care procesează plata.
2. Autorizare: Acest control asigură că tranzacțiile sunt autorizate de către personalul corespunzător înainte de a fi procesate.
3. Înregistrarea tranzacțiilor: Acest control presupune înregistrarea tuturor tranzacțiilor financiare cu exactitate și în timp util.
4. Controale fizice: Acest control asigură faptul că activele fizice, cum ar fi numerarul, inventarul și echipamentele, sunt sigure și protejate împotriva furtului sau deteriorării.
5. Reconciliere: Acest control presupune compararea înregistrărilor financiare cu sursele externe de informații, cum ar fi extrasele bancare, pentru a asigura acuratețea.
6. Revizuire și aprobare: Acest control implică revizuirea tranzacțiilor financiare și a rapoartelor pentru a verifica dacă sunt corecte și complete și aprobarea lor înainte de a fi finalizate.
7. Controale de acces: Acest control limitează accesul la datele și informațiile financiare doar la personalul autorizat.
8. Separarea sarcinilor: Acest control asigură faptul că nicio persoană nu deține un control sau o influență prea mare asupra unui singur proces sau domeniu al organizației.
9. Monitorizare: Acest control presupune monitorizarea regulată a tranzacțiilor și proceselor financiare pentru a identifica orice nereguli sau zone de risc potențial.