În calitate de proprietar de afacere, este responsabilitatea dumneavoastră să păstrați înregistrări exacte ale tuturor tranzacțiilor financiare. Aceasta include și chitanțele de card de credit. Dar pentru cât timp ar trebui ca o afacere să păstreze aceste chitanțe?
În primul rând, este important să rețineți că nu există un răspuns universal la această întrebare. Perioada de timp în care o afacere ar trebui să păstreze chitanțele de carduri de credit poate varia în funcție de o serie de factori, inclusiv reglementările din industrie, legile fiscale și politicile interne.
În general, întreprinderile ar trebui să păstreze chitanțele de card de credit timp de cel puțin trei ani. Acest lucru se datorează faptului că IRS are la dispoziție până la trei ani pentru a vă verifica declarațiile fiscale. Păstrarea chitanțelor pentru această perioadă de timp poate ajuta la protejarea afacerii dvs. în cazul unui audit.
Cu toate acestea, unele industrii sunt obligate să păstreze chitanțele de card de credit pentru perioade mai lungi de timp. De exemplu, întreprinderile din industria medicală trebuie să păstreze dosarele medicale, inclusiv chitanțele de carduri de credit, timp de până la 10 ani. Acest lucru se face pentru a respecta reglementările federale, cum ar fi HIPAA.
În plus față de reglementările din industrie, întreprinderile pot avea, de asemenea, politici interne care să dicteze cât timp păstrează chitanțele de card de credit. De exemplu, o întreprindere poate alege să păstreze chitanțele mai mult decât perioada minimă necesară ca măsură de precauție în cazul unor litigii legale sau al unor returnări de debit.
Când vine vorba de stocarea chitanțelor de card de credit, întreprinderile ar trebui să se asigure că acestea sunt păstrate într-un mod sigur și organizat. Acest lucru poate include utilizarea unui sistem digital pentru păstrarea înregistrărilor sau stocarea fizică a chitanțelor într-un dulap sau seif încuiat.
În concluzie, perioada de timp în care o întreprindere ar trebui să păstreze chitanțele de card de credit poate varia în funcție de o serie de factori. Cu toate acestea, se recomandă păstrarea chitanțelor timp de cel puțin trei ani pentru a respecta reglementările IRS. Este important ca întreprinderile să dispună de un sistem de păstrare a înregistrărilor și să stocheze chitanțele într-un mod sigur și organizat. Procedând astfel, întreprinderile se pot proteja în cazul unui audit sau al unui litigiu juridic.
Nu, nu este recomandat să aruncați chitanțele de card de credit. Chitanțele de card de credit servesc drept dovadă a achiziției și pot fi utile în mai multe situații. De exemplu, dacă trebuie să returnați sau să schimbați un articol cumpărat, este posibil să trebuiască să prezentați chitanța de card de credit ca dovadă a achiziției. În plus, chitanțele de card de credit pot fi utile pentru a ține evidența, în special dacă trebuie să țineți evidența cheltuielilor dumneavoastră sau în scopuri fiscale.
În plus, chitanțele de card de credit pot conține informații sensibile, cum ar fi ultimele patru cifre ale numărului cardului de credit, data de expirare a cardului și numele titularului cardului. Este important să aruncați aceste informații în mod corespunzător pentru a preveni furtul de identitate. Se recomandă să tocați sau să distrugeți chitanțele de card de credit înainte de a le arunca la gunoi.
Pe scurt, nu este recomandabil să aruncați chitanțele de la cardul de credit, deoarece acestea servesc drept dovadă a achiziției, pot fi utilizate în scopul păstrării evidenței și conțin informații sensibile care trebuie eliminate în mod corespunzător.
Da, este important să păstrați toate chitanțele de afaceri, deoarece acestea servesc drept dovadă a cheltuielilor dvs. de afaceri și pot fi folosite pentru a solicita deduceri fiscale. Păstrarea unei evidențe exacte a cheltuielilor este crucială în scopuri fiscale, deoarece vă va ajuta să vă asigurați că declarațiile fiscale sunt corecte și va reduce riscul unui audit din partea autorităților fiscale.
În plus, păstrarea chitanțelor vă poate ajuta să țineți evidența cheltuielilor dvs. de afaceri și să vă monitorizați fluxul de numerar. Vă permite să vedeți exact cât de mult cheltuiți pe diferite articole sau servicii, ceea ce poate fi util atunci când încercați să creați un buget sau să planificați cheltuielile viitoare.
Se recomandă să vă păstrați chitanțele de afaceri organizate și ușor accesibile, fie în format fizic, fie în format digital. Acest lucru poate fi realizat prin utilizarea unui software sau a unor aplicații care vă ajută să urmăriți și să gestionați cheltuielile, sau prin păstrarea unor copii pe suport de hârtie într-un dulap sau într-un dosar.
În general, păstrarea tuturor chitanțelor de afaceri este o practică bună care vă poate ajuta să păstrați înregistrările financiare, să solicitați deduceri fiscale și să urmăriți cheltuielile, ceea ce poate fi în cele din urmă în beneficiul afacerii dvs. pe termen lung.
Perioada de timp în care magazinele păstrează chitanțele poate varia în funcție de politica magazinului și de tipul de achiziție efectuată. Cu toate acestea, în general, majoritatea magazinelor păstrează chitanțele pentru o perioadă de minim 90 de zile până la maxim un an. Unele magazine pot păstra chitanțele pentru perioade mai lungi de timp în cazul în care articolele cumpărate au garanții sau dacă există posibilitatea de returnare sau schimb. În plus, unele magazine pot oferi opțiunea de chitanțe electronice, care pot fi accesate și tipărite din contul clientului de pe site-ul web al magazinului. Este întotdeauna o idee bună să păstrați propriile copii ale chitanțelor pentru achiziții sau tranzacții importante, indiferent de politica magazinului. Acest lucru poate fi util în cazul retururilor sau al cererilor de garanție, precum și pentru a vă ține evidența propriilor cheltuieli și a bugetului.
Chitanțele Visa trebuie păstrate cel puțin până la sosirea și reconcilierea extrasului de cont al cardului de credit. Acest lucru vă permite să verificați dacă toate tranzacțiile din extrasul de cont sunt corecte și dacă nu există cheltuieli frauduloase. După reconcilierea extrasului de cont, dacă totul este în ordine, puteți arunca chitanțele. Cu toate acestea, dacă achiziția este deductibilă fiscal sau dacă există posibilitatea de a returna articolul, se recomandă să păstrați chitanța pentru o perioadă mai lungă de timp, de obicei până la 3 ani. În plus, este înțelept să păstrați toate chitanțele pentru achiziții mai mari, cum ar fi electronice sau mobilier, până când articolul nu mai este utilizat sau este vândut. Păstrarea chitanțelor organizate și într-un loc sigur poate fi, de asemenea, utilă în cazul unor litigii sau al unor cereri de garanție.