Păstrarea corectă a înregistrărilor este o parte esențială a operațiunilor oricărei organizații. Este deosebit de importantă atunci când vine vorba de cererile de angajare. Menținerea unor înregistrări exacte și actualizate poate contribui la protejarea organizației de potențiale probleme juridice și la asigurarea conformității cu reglementările relevante. Cu toate acestea, întrebarea rămâne: Cât timp ar trebui ca o organizație să păstreze la dosar cererile de angajare?
Răspunsul la această întrebare poate varia în funcție de mărimea, industria și locația organizației. Cu toate acestea, există câteva orientări generale pe care organizațiile le pot urma. De exemplu, Comisia pentru egalitatea de șanse la angajare (Equal Employment Opportunity Commission - EEOC) recomandă ca angajatorii să păstreze cererile de angajare și alte dosare legate de angajare timp de cel puțin un an. În plus, Departamentul Muncii (DOL) solicită angajatorilor să păstreze anumite înregistrări, cum ar fi registrele de salarizare și programele de lucru, timp de cel puțin trei ani.
Este important de reținut că unele state au legi diferite în ceea ce privește cerințele de păstrare a registrelor. De exemplu, legea californiană cere angajatorilor să păstreze cererile de angajare timp de doi ani, în timp ce legea din Florida cere ca acestea să fie păstrate doar un an. Prin urmare, este esențial ca organizațiile să fie familiarizate cu legile și reglementările din statul lor privind păstrarea înregistrărilor.
De asemenea, este posibil ca organizațiile să dorească să păstreze cererile de angajare la dosar pentru perioade mai lungi din diverse motive. De exemplu, în cazul în care un candidat nu este angajat, dar candidează din nou pentru același post sau pentru un post similar în viitor, faptul de a avea la dosar cererea sa anterioară poate furniza informații valoroase pentru procesul de angajare. În plus, păstrarea înregistrărilor pentru o perioadă mai lungă de timp poate ajuta organizațiile să urmărească tendințele în practicile lor de angajare și să identifice domeniile de îmbunătățire.
Cu toate acestea, este esențial să se ia în considerare implicațiile asupra vieții private ale păstrării cererilor de angajare la dosar pentru perioade extinse. Angajatorii ar trebui să se asigure că nu păstrează informații personale inutile și că informațiile pe care le păstrează sunt stocate în siguranță și în conformitate cu legile relevante privind confidențialitatea.
În concluzie, păstrarea adecvată a înregistrării cererilor de angajare este esențială pentru orice organizație. Deși durata de timp în care organizațiile ar trebui să păstreze cererile de angajare la dosar poate varia, este esențial să se respecte legile și reglementările relevante și să se ia în considerare implicațiile pe care le are păstrarea informațiilor personale asupra vieții private. Prin menținerea unor înregistrări exacte și actualizate, organizațiile se pot proteja de potențiale probleme juridice și își pot îmbunătăți practicile de angajare.
Conform U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), angajatorii sunt obligați să păstreze CV-urile și cererile de angajare la dosar timp de cel puțin un an de la finalizarea procesului de angajare. Acest lucru are rolul de a se asigura că angajatorul are o evidență a tuturor candidaților și că poate furniza dovezi ale practicilor de angajare echitabile în cazul unor litigii sau investigații legale.
Cu toate acestea, este important de reținut că unele state au propriile cerințe privind păstrarea evidenței, iar în aceste cazuri, angajatorii trebuie să respecte reglementările statului respectiv. De exemplu, legislația statului California impune ca dosarele de personal să fie păstrate timp de cel puțin trei ani după încheierea contractului de muncă.
În plus, unii angajatori pot alege să păstreze CV-urile și cererile de angajare la dosar pentru perioade mai lungi de timp, fie ca referință în viitoarele procese de angajare, fie pentru potențiale motive juridice. În astfel de cazuri, angajatorii trebuie să se asigure că respectă toate cerințele legale relevante privind confidențialitatea și securitatea datelor.
Da, angajatorii aruncă uneori cererile de angajare. Există mai multe motive pentru care se poate întâmpla acest lucru.
În primul rând, dacă un angajator primește un număr mare de candidaturi pentru un loc de muncă vacant, este posibil să fie nevoit să elimine unele dintre ele pentru a reduce numărul candidaților la cei mai calificați. Acest proces se numește adesea "selecție" și presupune căutarea calificărilor specifice sau a experienței necesare pentru postul respectiv. În cazul în care o candidatură nu îndeplinește aceste cerințe minime, aceasta poate fi eliminată.
În al doilea rând, dacă o cerere este incompletă, conține erori sau este greu de citit, angajatorii pot alege să nu o ia în considerare mai departe. Acest lucru se datorează faptului că aceste aspecte pot semnala o lipsă de atenție la detalii sau abilități slabe de comunicare, care sunt adesea importante la locul de muncă.
În cele din urmă, dacă un angajator a ocupat deja postul vacant, este posibil ca acesta să nu aibă nevoie de candidaturi suplimentare. În acest caz, este posibil ca orice noi candidaturi primite să fie aruncate sau pur și simplu ignorate.
Este important de reținut, totuși, că majoritatea angajatorilor nu vor arunca pur și simplu cererile de angajare fără nicio considerație. În multe cazuri, aceștia le vor păstra la dosar pentru o anumită perioadă de timp, în cazul în care un alt post vacant devine disponibil sau trebuie să revină asupra deciziei de angajare.
Există mai multe înregistrări de bază pe care angajatorii sunt obligați să le păstreze timp de cel puțin trei ani, în conformitate cu legile federale și de stat. Aceste înregistrări includ:
1. Registrele de salarizare: Angajatorii trebuie să păstreze înregistrări care documentează orele lucrate, salariile plătite și alte compensații oferite angajaților.
2. Registre de personal: Angajatorii trebuie să păstreze înregistrări care consemnează numele, adresa, numărul de asigurare socială, titlul postului și data angajării fiecărui angajat.
3. Registrele fiscale: Angajatorii trebuie să țină evidența tuturor impozitelor plătite, inclusiv a impozitelor federale, de stat și locale pe venit, a taxelor de securitate socială și a taxelor Medicare.
4. Contracte de muncă: Angajatorii trebuie să păstreze copii ale tuturor contractelor de muncă, inclusiv ale oricăror amendamente sau modificări.
5. Evaluările de performanță: Angajatorii trebuie să păstreze înregistrări ale evaluărilor de performanță ale angajaților, inclusiv orice măsuri disciplinare luate.
6. Registrele de formare profesională: Angajatorii trebuie să păstreze înregistrări ale oricărei formări oferite angajaților, inclusiv data formării, subiectele abordate și participanții.
7. Rapoarte de accidente: Angajatorii trebuie să păstreze înregistrări ale oricărui accident de muncă, rănire sau îmbolnăvire la locul de muncă, inclusiv data incidentului, numele tuturor martorilor și o descriere a ceea ce s-a întâmplat.
Este important ca angajatorii să păstreze aceste înregistrări timp de cel puțin trei ani, în cazul în care este nevoie de ele în scopuri legale sau de reglementare. De asemenea, angajatorii trebuie să se asigure că aceste înregistrări sunt corecte, organizate și stocate în siguranță pentru a proteja confidențialitatea angajaților.