În orice afacere sau organizație, ședințele sunt o parte integrantă a procesului decizional. Pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și că sarcinile sunt delegate în mod corespunzător, este esențial să țineți o evidență a ceea ce s-a discutat, ce decizii s-au luat și cine este responsabil pentru ce sarcină. Aici intervine procesul verbal al ședinței.
Procesele-verbale ale ședințelor sunt o înregistrare scrisă a ceea ce s-a întâmplat în cadrul unei ședințe. Acestea includ ordinea de zi, participanții, deciziile luate și acțiunile atribuite. Procesele-verbale precise și detaliate sunt esențiale atât din motive juridice, cât și practice. Ele servesc drept ghid pentru ca participanții să își amintească ce s-a discutat și ce sarcini le-au fost atribuite. De asemenea, ele oferă o evidență a deciziilor luate, ceea ce poate fi util în cazul unor litigii juridice sau dacă este necesar să se revină asupra unei decizii.
1. Fiți pregătiți - Înainte de ședință, asigurați-vă că aveți toate materialele necesare, cum ar fi ordinea de zi, procesele-verbale anterioare și orice alte documente relevante. Familiarizați-vă cu subiectele care urmează să fie discutate.
2. Ascultați cu atenție - În timpul ședinței, ascultați cu atenție ceea ce se spune. Luați notițe cu privire la punctele cheie, deciziile luate și acțiunile atribuite. Dacă este necesar, solicitați clarificări.
3. Fiți obiectiv - Atunci când întocmiți procesul-verbal, fiți obiectiv și evitați să vă injectați propriile opinii sau interpretări. Rămâneți la fapte și consemnați ceea ce s-a spus.
4. Fiți concis - Mențineți procesul-verbal concis și la obiect. Folosiți bullet points și rubrici pentru a le face ușor de citit și de înțeles.
5. Corectați - După ședință, corectați procesul-verbal pentru a asigura acuratețea și claritatea. Asigurați-vă că toate punctele de acțiune sunt atribuite în mod clar și că sunt incluse termenele limită.
În concluzie, întocmirea unor procese-verbale de ședință precise și detaliate este o parte esențială a oricărei afaceri sau organizații. Acestea servesc ca o înregistrare a deciziilor luate și a sarcinilor atribuite și pot fi utile în cazul unor litigii juridice sau dacă este necesar să se revină asupra unei decizii. Urmând aceste orientări de bază, vă puteți asigura că procesele-verbale sunt clare, concise și precise.
Atunci când întocmiți un proces-verbal, este esențial să surprindeți punctele cheie ale unei ședințe pentru a vă asigura că toți participanții și părțile interesate înțeleg clar deciziile luate, sarcinile atribuite și acțiunile ulterioare necesare. Mai jos sunt prezentate câteva dintre elementele esențiale care ar trebui incluse atunci când se întocmește un proces-verbal:
1. Data, ora și locația ședinței.
2. Numele și titlurile participanților.
3. Punctele de pe ordinea de zi și descrierile acestora.
4. Punctele de discuție și deciziile luate.
5. Puncte de acțiune, inclusiv părțile responsabile și termenele limită.
6. Orice moțiune făcută, inclusiv numele persoanei care a propus moțiunea și rezultatul votului.
7. Orice comentarii sau întrebări importante formulate în timpul reuniunii.
8. Toate etapele următoare sau acțiunile ulterioare asupra cărora s-a convenit.
Este important să rețineți că procesul-verbal trebuie să fie concis și obiectiv, surprinzând doar informațiile esențiale. De asemenea, este esențial să corectați procesul-verbal înainte de a-l distribui pentru a vă asigura că este corect și complet. Respectând aceste orientări, procesul-verbal va servi drept o înregistrare importantă a reuniunii și va asigura că toți participanții sunt pe aceeași lungime de undă.
Procesele-verbale ale ședințelor sunt înregistrări scrise ale discuțiilor, deciziilor și acțiunilor din timpul unei ședințe. Aceste înregistrări ajută la asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și că sarcinile sunt îndeplinite. Cei cinci pași esențiali implicați în realizarea unui proces-verbal de ședință sunt:
1. Pregătirea pentru ședință: Înainte de ședință, persoana responsabilă cu întocmirea procesului-verbal al ședinței trebuie să se asigure că are toate materialele necesare, inclusiv ordinea de zi, procesele-verbale ale ședințelor anterioare și orice documente relevante. De asemenea, ar trebui să se familiarizeze cu obiectivele reuniunii și cu ceea ce trebuie realizat.
2. Luarea de notițe în timpul ședinței: În timpul ședinței, persoana responsabilă cu întocmirea procesului-verbal al ședinței ar trebui să ia notițe detaliate. Acestea ar trebui să înregistreze data și ora reuniunii, numele participanților și orice decizii luate. De asemenea, acestea ar trebui să evidențieze orice elemente de acțiune sau sarcini care trebuie finalizate.
3. Organizarea notelor: După ședință, persoana responsabilă cu întocmirea procesului-verbal al ședinței ar trebui să își organizeze notițele. Aceștia ar trebui să separe notele în categorii, cum ar fi deciziile luate, elementele de acțiune și elementele de urmărire. De asemenea, ar trebui să revizuiască notele pentru a se asigura că acestea sunt corecte și complete.
4. Crearea procesului-verbal al ședinței: Utilizând notele organizate, persoana responsabilă cu întocmirea procesului-verbal al ședinței ar trebui să redacteze procesul-verbal al ședinței. Procesul-verbal al reuniunii ar trebui să includă data și ora reuniunii, numele participanților, un rezumat al discuțiilor, deciziile luate și orice punct de acțiune. Procesul-verbal al reuniunii ar trebui să fie clar, concis și ușor de citit.
5. Distribuirea procesului-verbal al reuniunii: După ce procesul-verbal al reuniunii este finalizat, acesta trebuie distribuit tuturor participanților și oricărei alte persoane care trebuie să fie informată cu privire la deciziile luate și la punctele de acțiune. Procesul-verbal al reuniunii ar trebui să fie trimis imediat după reuniune pentru a se asigura că toată lumea este informată și poate începe să lucreze la punctele de acțiune.
În categoria Comunicării și etichetei în afaceri, există, de obicei, 4 tipuri de procese-verbale care sunt folosite pentru a înregistra și documenta întâlnirile. Acestea sunt după cum urmează:
1. Proces-verbal formal: Procesele-verbale formale sunt cele mai cuprinzătoare tipuri de procese-verbale și sunt utilizate de obicei pentru întâlniri oficiale, cum ar fi ședințele consiliului de administrație și adunările generale anuale. Aceste procese-verbale sunt o înregistrare detaliată a tot ceea ce s-a întâmplat în timpul reuniunii, inclusiv toate discuțiile, deciziile și acțiunile întreprinse. Procesele-verbale oficiale sunt pregătite, de obicei, de către un secretar sau un registrator desemnat și sunt aprobate ulterior de către participanți la următoarea reuniune programată.
2. Procese-verbale informale: Procesele-verbale informale sunt utilizate de obicei pentru reuniuni mai puțin formale, cum ar fi reuniunile de echipă sau de proiect. Aceste procese-verbale sunt mai puțin detaliate decât procesele-verbale formale și, de obicei, includ doar punctele-cheie discutate și orice acțiuni care au fost atribuite în timpul reuniunii. Procesele-verbale informale pot fi întocmite de orice participant sau pot fi atribuite unui registrator desemnat.
3. Procese-verbale de acțiune: Procesele-verbale de acțiune sunt un tip de procese-verbale informale care se concentrează exclusiv pe punctele de acțiune atribuite în timpul reuniunii. Aceste procese-verbale sunt adesea utilizate atunci când timpul este limitat sau când reuniunea se concentrează în mod special pe atribuirea de sarcini și responsabilități. Procesele-verbale de acțiune sunt, de obicei, pregătite de către cel care înregistrează și distribuite tuturor participanților cât mai curând posibil după reuniune.
4. Procese-verbale: Procesele-verbale sunt o transcriere cuvânt cu cuvânt a tot ceea ce s-a spus în timpul reuniunii. Aceste procese-verbale sunt utilizate de obicei în cadrul procedurilor juridice sau în alte situații în care este necesară o înregistrare exactă a ședinței. Procesele-verbale sunt, de obicei, pregătite de un stenograf sau transcriptor profesionist și pot fi revizuite și aprobate de către participanți înainte de a fi finalizate.