Organizațiile non-profit se bazează în mare măsură pe subvenții pentru a-și finanța operațiunile și programele. Cu toate acestea, nu toate subvențiile sunt create în mod egal. Unele subvenții vin cu restricții privind modul în care pot fi utilizate fondurile. Este important ca organizațiile non-profit să contabilizeze în mod corespunzător aceste subvenții restricționate pentru a asigura conformitatea cu cerințele privind subvențiile și pentru a-și menține reputația în fața donatorilor.
Subvențiile restricționate pot fi clasificate fie ca fiind restricționate temporar, fie ca fiind restricționate permanent. Subvențiile restricționate temporar sunt fonduri care au fost acordate pentru un scop sau un program specific și care trebuie să fie utilizate numai în acel scop. Subvențiile restricționate permanent sunt fonduri care au fost acordate cu cerința ca suma principală să nu poată fi cheltuită, ci doar dobânda câștigată din principal.
Pentru a contabiliza în mod corespunzător subvențiile restricționate, organizațiile non-profit trebuie să țină o evidență exactă a tuturor fondurilor restricționate. Acest lucru include urmărirea sumei fondurilor primite, a restricțiilor impuse asupra fondurilor și a cheltuielilor efectuate cu ajutorul fondurilor. Este important să se stabilească conturi separate pentru fondurile restricționate pentru a evita amestecul cu fondurile nerestricționate.
În plus față de urmărirea fondurilor restricționate, organizațiile non-profit trebuie, de asemenea, să furnizeze rapoarte financiare detaliate finanțatorilor. Aceste rapoarte trebuie să includă informații privind modul în care au fost utilizate fondurile și dacă organizația a respectat cerințele de acordare a subvenției. Nerespectarea cerințelor privind granturile poate duce la pierderea finanțării și la afectarea reputației organizației.
Contabilizarea corectă a granturilor restricționate nu numai că asigură conformitatea cu cerințele de acordare a granturilor, dar ajută organizațiile non-profit să mențină încrederea donatorilor lor. Donatorii doresc să fie asigurați că contribuțiile lor sunt utilizate în scopul propus și că organizația este responsabilă din punct de vedere financiar. Practicile contabile exacte pot ajuta organizațiile non-profit să atingă aceste obiective și să continue să primească finanțare pentru activitatea lor importantă.
Fondurile restricționate sunt, de obicei, prezentate separat de fondurile nerestricționate într-un bilanț. Ele sunt, de obicei, enumerate în secțiunea de pasiv a bilanțului. Locația specifică a fondurilor restricționate într-un bilanț va depinde de sistemul contabil utilizat.
În general, fondurile restricționate sunt fonduri care au fost puse deoparte pentru un anumit scop sau proiect și care fac obiectul anumitor restricții sau limitări privind utilizarea lor. Printre exemplele de fonduri restricționate se numără subvențiile, donațiile și dotările.
Atunci când se înregistrează fondurile restricționate într-un bilanț, este important să se identifice în mod clar natura restricțiilor, cum ar fi perioada de timp în care fondurile trebuie utilizate, scopul specific pentru care pot fi utilizate sau orice alte condiții care se pot aplica.
Contabilizarea corectă a fondurilor restricționate într-un bilanț este importantă pentru menținerea unor evidențe financiare exacte și pentru asigurarea conformității cu orice cerințe legale sau de reglementare care se pot aplica.
Fondurile restricționate pot fi fie active, fie pasive, în funcție de contextul în care sunt utilizate.
Dacă fondurile restricționate sunt deținute de o organizație pentru un scop specific, cum ar fi un grant sau o donație care vine cu restricții specifice de cheltuire, atunci acestea sunt de obicei considerate active. Organizația deține controlul asupra fondurilor și le poate utiliza pentru a îndeplini scopul specific pentru care au fost acordate.
Cu toate acestea, dacă fondurile restricționate sunt deținute ca parte a unei obligații contractuale, cum ar fi un împrumut sau o obligațiune, atunci ele sunt considerate pasive. Fondurile sunt restricționate deoarece organizația are obligația de a le rambursa în conformitate cu termenii contractului.
Este important de reținut că, în ambele cazuri, fondurile restricționate sunt separate de fondurile generale ale organizației și trebuie să fie contabilizate separat. Trebuie să se urmeze proceduri contabile adecvate pentru a se asigura că fondurile restricționate sunt utilizate în mod corespunzător și în conformitate cu orice restricții sau obligații care le sunt atașate.
Fondurile restricționate sunt un tip de cont care este utilizat pentru a urmări fondurile care au fost puse deoparte pentru un anumit scop și care nu pot fi utilizate în niciun alt scop. Aceste fonduri fac obiectul unor restricții legale sau contractuale care dictează modul în care pot fi utilizate, cum ar fi subvențiile, donațiile sau dotările.
Scopul unui fond restricționat este de a se asigura că fondurile sunt utilizate în scopul propus și de a asigura transparența și responsabilitatea față de părțile interesate, cum ar fi donatorii sau finanțatorii.
Fondurile restricționate sunt înregistrate, de obicei, într-un cont separat în cadrul registrului general, iar utilizarea lor este urmărită separat de alte fonduri. Acest lucru se face pentru a se asigura că fondurile nu sunt utilizate în mod accidental sau intenționat în alte scopuri și pentru a oferi o pistă de audit clară cu privire la utilizarea lor.
Pe scurt, fondurile restricționate sunt un tip de cont utilizat în contabilitate și în evidența contabilă pentru a urmări fondurile care fac obiectul unor restricții legale sau contractuale și care trebuie să fie utilizate într-un scop specific. Acestea sunt importante pentru a asigura transparența și responsabilitatea și pentru a proteja interesele părților interesate, cum ar fi donatorii sau finanțatorii.
Înregistrarea fondurilor restricționate în Quickbooks necesită câțiva pași pentru a asigura o urmărire și o raportare exacte. Iată care sunt pașii de urmat:
1. Creați un cont nou: În primul rând, creați un cont nou în planul de conturi pentru a urmări fondurile restricționate. Pentru a face acest lucru, accesați Lists > Chart of Accounts > New Account (Liste > Plan de conturi > Cont nou). Selectați "Alte active circulante" ca tip de cont și denumiți-l ceva de genul "Fonduri restricționate".
2. Introduceți o tranzacție: În continuare, introduceți o tranzacție pentru a înregistra primirea fondurilor restricționate. Pentru a face acest lucru, mergeți la Banking > Make Deposits. Selectați contul în care au fost depuse fondurile și introduceți detaliile depozitului. În coloana "From Account" (Din cont), selectați contul "Restricted Funds" (Fonduri restricționate) pe care l-ați creat la pasul 1.
3. Creați un job de client: Dacă fondurile restricționate sunt destinate unui proiect sau unui scop specific, este posibil să doriți să creați un job de client pentru a le urmări separat. Pentru a face acest lucru, mergeți la Customers > Customer Center. Selectați "New Customer & Job" și introduceți detaliile proiectului sau scopului. Asigurați-vă că selectați opțiunea "Sub-client al" și alegeți clientul părinte corespunzător, dacă este cazul.
4. Înregistrați cheltuielile: Pe măsură ce cheltuiți fondurile restricționate, înregistrați cheltuielile în contul jobului corespunzător clientului. Pentru a face acest lucru, mergeți la Banking > Write Checks (sau introduceți facturi dacă preferați să plătiți facturi). Selectați contul din care efectuați plata și introduceți detaliile plății. În coloana "Client:Job", selectați jobul corespunzător pe care l-ați creat la pasul 3.
5. Generați rapoarte: În cele din urmă, puteți genera rapoarte pentru a urmări starea fondurilor dvs. restricționate. Pentru a face acest lucru, mergeți la Reports > Company & Financial > Balance Sheet Summary (sau alte rapoarte relevante). Căutați contul "Restricted Funds" (Fonduri restricționate) și orice lucrări ale clienților asociate cu acesta pentru a vedea soldul și tranzacțiile.
Urmând acești pași, puteți urmări și raporta cu exactitate fondurile dvs. restricționate în Quickbooks.