Banii mărunți sunt o sumă mică de bani pe care întreprinderile o păstrează la îndemână pentru a acoperi cheltuieli minore. Deși poate părea un sistem simplu de gestionat, acesta este de fapt destul de complex și necesită o atenție deosebită la detalii pentru a se asigura că fondurile sunt utilizate în mod corespunzător. Unul dintre elementele cheie ale gestionării banilor mărunți este existența unor caracteristici puternice de control intern pentru a preveni frauda, furtul și erorile.
Una dintre cele mai importante caracteristici de control intern în gestionarea numerarului mărunt este stabilirea unor politici și proceduri clare pentru utilizarea acestuia. Aceasta include definirea persoanelor autorizate să solicite și să aprobe tranzacțiile cu mărunțișuri, a sumelor de bani care pot fi plătite la un moment dat și a tipurilor de cheltuieli eligibile pentru rambursare. Prin punerea în aplicare a acestor politici, întreprinderile se pot asigura că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și că urmează un proces coerent de gestionare a banilor mărunțiș.
O altă caracteristică cheie de control intern a gestionării casieriei pentru mărunțișuri este utilizarea unui jurnal al casieriei pentru mărunțișuri. Acest jurnal ar trebui să înregistreze toate tranzacțiile, inclusiv data, suma, scopul și numele persoanei care a primit fondurile. Păstrând o evidență detaliată a tuturor tranzacțiilor, întreprinderile pot identifica rapid orice discrepanțe sau nereguli în utilizarea banilor mărunțiș.
Segregarea sarcinilor este o altă caracteristică importantă de control intern a gestionării numerarului mărunt. Aceasta înseamnă că persoane diferite ar trebui să fie responsabile pentru diferite aspecte ale sistemului de bani mărunți, cum ar fi solicitarea de fonduri, plata fondurilor și reconcilierea contului de bani mărunți. Prin separarea acestor atribuții, întreprinderile se pot asigura că nicio persoană nu deține un control prea mare asupra sistemului de casierie pentru mărunțișuri, ceea ce poate contribui la prevenirea fraudei și a erorilor.
În cele din urmă, auditurile și revizuirile periodice ale sistemului de bani mărunți sunt esențiale pentru a se asigura că acesta funcționează corect. Auditurile ar trebui efectuate în mod regulat pentru a identifica orice discrepanțe sau probleme legate de sistem, iar rezultatele acestor audituri ar trebui să fie analizate de conducere pentru a determina dacă este necesar să se facă modificări. Prin revizuirea periodică a sistemului de bani mărunți, întreprinderile se pot asigura că acesta funcționează eficient și că orice problemă este identificată și abordată cu promptitudine.
În concluzie, gestionarea numerarului pentru mărunțișuri este un aspect important al oricărei întreprinderi, iar existența unor caracteristici puternice de control intern este esențială pentru a se asigura că sistemul funcționează corect. Prin stabilirea unor politici și proceduri clare, păstrarea unor înregistrări detaliate, separarea sarcinilor și efectuarea de audituri periodice, întreprinderile pot reduce riscurile asociate cu banii mărunți și se pot asigura că aceștia sunt utilizați în mod corespunzător.
Controalele interne sunt un set de politici, proceduri și structuri organizaționale care sunt implementate pentru a asigura acuratețea, fiabilitatea și securitatea informațiilor financiare. Există 5 controale interne principale care sunt utilizate în mod obișnuit în finanțe și contabilitate:
1. Separarea sarcinilor: Acest control presupune separarea funcțiilor financiare cheie, cum ar fi autorizarea tranzacțiilor, înregistrarea tranzacțiilor și reconcilierea conturilor, astfel încât nicio persoană să nu dețină controlul complet asupra unui proces financiar. Astfel se asigură că nicio persoană nu are capacitatea de a comite fraude sau erori.
2. Autorizare și aprobare: Acest control impune ca toate tranzacțiile financiare să fie aprobate de către personalul autorizat înainte de a fi executate. Acest lucru asigură că toate tranzacțiile sunt legitime și în conformitate cu politicile organizaționale.
3. Controale fizice: Acest control presupune securizarea activelor fizice, cum ar fi numerarul, cecurile și alte documente financiare, pentru a preveni furtul și accesul neautorizat.
4. Documentația și păstrarea înregistrărilor: Acest control presupune ca toate tranzacțiile financiare să fie documentate în mod corespunzător și înregistrate în mod sistematic. Astfel se asigură că informațiile financiare sunt exacte și complete.
5. Monitorizare și revizuire: Acest control presupune monitorizarea și revizuirea regulată a tranzacțiilor și proceselor financiare pentru a identifica erorile, neregulile și eventualele fraude. Astfel se asigură că orice problemă este identificată și abordată în timp util.
Procesul de încasare a numerarului este un aspect important al oricărei afaceri, deoarece implică colectarea și gestionarea banilor primiți de la clienți sau clienți. Pentru a asigura acuratețea și securitatea procesului de încasări în numerar, este important să existe controale interne solide. În cele ce urmează sunt prezentate câteva controale interne care ar trebui implementate asupra procesului de încasare a numerarului:
1. Separarea sarcinilor: Responsabilitățile de primire, înregistrare și depunere a numerarului ar trebui să fie atribuite unor persoane diferite pentru a preveni ca o singură persoană să dețină controlul complet asupra procesului.
2. Proceduri de manipulare a numerarului: Ar trebui stabilite și documentate proceduri adecvate de manipulare a numerarului, inclusiv orientări pentru numărarea, verificarea și securizarea numerarului.
3. Jurnalul de încasări de numerar: Ar trebui să se țină un jurnal de încasări în numerar pentru a înregistra toate încasările în numerar, împreună cu data, numele clientului și suma. Acest jurnal ar trebui să fie reconciliat în mod regulat pentru a se asigura că tot numerarul primit a fost înregistrat în mod corespunzător.
4. Depozite: Toate încasările în numerar ar trebui să fie depuse zilnic, sau cât mai frecvent posibil, pentru a reduce la minimum suma de numerar păstrată în incintă. Depozitele ar trebui să fie efectuate de către un angajat desemnat, iar o copie a buletinului de depunere ar trebui să fie păstrată în scopuri de evidență.
5. 5. Reconciliere: Ar trebui să se efectueze reconcilieri regulate între jurnalul de încasări și depozitele bancare pentru a se asigura că acestea corespund. Orice discrepanță ar trebui investigată și rezolvată cu promptitudine.
6. Auditul intern: Ar trebui să se efectueze periodic un audit intern al procesului de încasări de numerar de către un auditor independent pentru a se asigura că sunt respectate controalele interne și pentru a identifica orice deficiențe ale procesului.
Prin punerea în aplicare a acestor controale interne, o întreprindere se poate asigura că procesul de încasare a numerarului este precis, sigur și în conformitate cu reglementările.