În calitate de organizație 501c3, gestionarea finanțelor poate fi o sarcină descurajantă. Unul dintre cele mai importante aspecte ale managementului financiar este utilizarea cardurilor de credit. Cardurile de credit pot fi un instrument financiar valoros pentru organizațiile 501c3, dar pot prezenta și riscuri semnificative. Pentru a atenua aceste riscuri, este esențial să se stabilească o politică privind cardurile de credit.
O politică privind cardurile de credit prezintă liniile directoare și procedurile de utilizare a cardurilor de credit de către o organizație. Aceasta ar trebui să acopere cine este autorizat să utilizeze cardurile de credit, cum pot fi utilizate și ce cheltuieli sunt permise. Politica ar trebui, de asemenea, să stabilească proceduri de monitorizare a utilizării cardurilor de credit, de abordare a achizițiilor neautorizate și de raportare a cheltuielilor.
Unul dintre cele mai importante elemente ale unei politici privind cardurile de credit pentru organizațiile 501c3 este stabilirea unor orientări clare cu privire la persoanele autorizate să utilizeze cardurile de credit. În mod ideal, doar câteva persoane selectate ar trebui să fie autorizate să utilizeze carduri de credit, iar acestea ar trebui să fie obligate să se supună unei verificări a creditului și a antecedentelor înainte de a fi aprobate. În plus, politica ar trebui să sublinieze scopurile specifice pentru care pot fi utilizate cardurile de credit, cum ar fi cheltuielile de călătorie, consumabilele de birou sau evenimentele de strângere de fonduri.
Un alt aspect important este stabilirea unor limite de utilizare a cardurilor de credit. Limitele ar trebui să fie stabilite în funcție de responsabilitățile profesionale ale individului și de nevoile specifice ale organizației. De asemenea, este esențial să se stabilească proceduri de monitorizare a utilizării cardurilor de credit pentru a se asigura că persoanele nu își depășesc limitele sau nu utilizează cardurile de credit pentru cheltuieli personale.
În cazul unei achiziții neautorizate, politica privind cardul de credit ar trebui să prezinte procedurile de soluționare a problemei. De exemplu, în cazul în care un angajat utilizează un card de credit pentru cheltuieli personale, politica ar trebui să prezinte pașii care trebuie urmați pentru a recupera fondurile și, dacă este necesar, să sancționeze angajatul.
În cele din urmă, politica privind cardul de credit ar trebui să impună persoanelor să raporteze cheltuielile în timp util și cu exactitate. Acest lucru va contribui la asigurarea faptului că cheltuielile sunt înregistrate și contabilizate în mod corespunzător în situațiile financiare ale organizației.
În concluzie, o politică privind cardurile de credit este o componentă esențială a managementului financiar pentru organizațiile 501c3. Prin stabilirea unor orientări și proceduri clare pentru utilizarea cardurilor de credit, organizațiile pot reduce riscurile și se pot asigura că fondurile sunt utilizate în mod corespunzător.
Da, organizațiile fără scop lucrativ pot beneficia de o reducere a comisioanelor aferente cardurilor de credit. Companiile de procesare a cardurilor de credit pot oferi tarife speciale sau reduceri pentru organizațiile non-profit ca parte a eforturilor lor de responsabilitate socială corporativă. Aceste reduceri pot varia în funcție de tipul de card, de volumul tranzacțiilor și de alți factori.
Organizațiile nonprofit pot, de asemenea, să exploreze alte opțiuni pentru a reduce comisioanele aferente cardurilor de credit, cum ar fi negocierea cu procesatorii de carduri de credit, utilizarea soluțiilor de plată mobilă sau implementarea unor platforme de donații care renunță la comisioanele de procesare.
Este important ca organizațiile nonprofit să analizeze cu atenție comisioanele de procesare a cardurilor de credit și să exploreze toate opțiunile disponibile pentru a se asigura că minimizează cheltuielile și maximizează impactul donațiilor lor.
Statutul 501c3 este o denumire acordată de Internal Revenue Service (IRS) organizațiilor nonprofit care îndeplinesc anumite criterii, cum ar fi faptul că sunt organizate și funcționează exclusiv în scopuri religioase, caritabile, științifice sau educaționale. Cu toate acestea, există anumite acțiuni care pot pune în pericol statutul 501c3 al unei organizații, inclusiv:
1. Activități politice: Organizațiilor nonprofit le este interzis să se implice în activități de campanie politică sau să susțină candidați politici. Făcând acest lucru poate duce la revocarea statutului 501c3.
2. Lobby excesiv: Organizațiilor nonprofit le este permis să se angajeze în activități de lobby, dar lobby-ul excesiv poate duce la pierderea statutului 501c3. IRS consideră că lobby-ul excesiv reprezintă o parte substanțială a activităților unei organizații sau dacă aceasta se angajează în orice activitate care nu este legată de scopul său scutit.
3. Beneficiul privat: Organizațiile nonprofit trebuie să funcționeze pentru beneficiul public, nu pentru beneficiul unor persoane sau grupuri private. Angajarea în activități de care beneficiază în principal persoane sau grupuri private poate duce la pierderea statutului 501c3.
4. Însușirea: De asemenea, organizațiilor nonprofit le este interzis să permită persoanelor din interior, cum ar fi membrii consiliului de administrație sau directorii, să primească compensații excesive sau beneficii personale din activitățile organizației. Acest lucru este cunoscut sub numele de inurement și poate duce la pierderea statutului 501c3.
5. Nedepunerea formularului 990: Organizațiile non-profit sunt obligate să depună anual Formularul 990 la IRS, care oferă informații despre activitățile și finanțele organizației. Nedepunerea Formularului 990 timp de trei ani consecutivi poate duce la revocarea automată a statutului 501c3.
În rezumat, implicarea în activități politice, lobby-ul excesiv, oferirea de beneficii private, inducerea de beneficii și neprezentarea Formularului 990 pot pune în pericol statutul 501c3 al unei organizații. Este important ca organizațiile nonprofit să înțeleagă aceste reguli și să evite orice acțiuni care le pot pune în pericol statutul.
Pentru a fi recunoscută ca organizație 501(c)(3) de către Internal Revenue Service (IRS), o organizație trebuie să îndeplinească anumite cerințe de scutire. Aceste cerințe includ:
1. Scopul organizației: Organizația trebuie să aibă un scop care este recunoscut ca fiind caritabil, educațional, religios, științific, literar sau care servește în alt mod interesul public.
2. Statutul de organizație fără scop lucrativ: Organizația trebuie să fie organizată și să funcționeze exclusiv în scopuri caritabile, educaționale, religioase, științifice, literare sau în alte scopuri scutite de taxe. Ea nu trebuie să funcționeze în beneficiul unor persoane sau grupuri private.
3. Restricții privind activitatea politică: Organizația nu trebuie să se angajeze în nicio activitate de campanie politică sau de lobby.
4. Structura operațională: Organizația trebuie să dispună de un consiliu de administrație sau de administratori desemnați care să exercite controlul asupra activităților și fondurilor organizației.
5. Responsabilitate financiară: Organizația trebuie să mențină evidențe financiare exacte și să le pună la dispoziția publicului pentru inspecție. De asemenea, trebuie să depună o declarație anuală de informații la IRS.
6. Interzicerea de a obține beneficii: Activele și veniturile organizației nu trebuie să fie folosite în beneficiul unor persoane sau grupuri private.
Îndeplinirea acestor cerințe este esențială pentru ca o organizație să obțină statutul de scutire de impozite ca organizație 501(c)(3). Odată acordat, statutul 501(c)(3) permite donatorilor să își deducă contribuțiile din venitul impozabil și poate, de asemenea, să scutească organizația de anumite taxe de stat și locale.