Efectuați o îmbinare a corespondenței Microsoft Word din Excel

Funcția de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word și Excel simplifică procesul de trimitere a aceluiași document - dar cu modificări personalizate - către mai mulți destinatari. Într-o îmbinare prin e-mail, un document (o scrisoare, de exemplu) este combinat cu un document sursă de date, cum ar fi o foaie de calcul. Iată cum să o faci.

Instrucțiunile din acest articol se aplică Word pentru Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 și Word 2010.

Pregătiți datele pentru îmbinarea corespondenței

Funcția Word mail merge funcționează perfect cu datele din Excel. Deși puteți crea o sursă de date în Word, opțiunile pentru utilizarea acestor date sunt limitate. Dacă aveți date ale listei de corespondență într-o foaie de calcul, nu este necesar să tastați din nou informațiile în sursa de date Word.

Puteți utiliza orice foaie de lucru Excel într-o funcție de îmbinare a corespondenței Word fără nicio pregătire specială. Cu toate acestea, pentru a evita erorile în procesul de îmbinare a corespondenței, este o idee bună să organizați datele în foaia de calcul.

Asigurați-vă că orice modificare pe care o veți face în foaia de calcul este finalizată înainte de a începe îmbinarea corespondenței. Odată ce fuzionarea a început, efectuarea oricăror modificări poate cauza erori la îmbinarea prin e-mail.

Organizați datele foii de calcul

Organizați datele listei de corespondență Excel în rânduri și coloane. Gândiți-vă la fiecare rând ca la o singură înregistrare și la fiecare coloană ca la un câmp pe care urmează să îl inserați în document.

Puneți toate datele pe o singură foaie: Datele listei de discuții pe care intenționați să le utilizați pentru îmbinarea corespondenței trebuie să fie pe o singură foaie. Dacă este răspândit pe mai multe foi, combinați foile sau efectuați mai multe îmbinări de e-mail. De asemenea, asigurați-vă că foile sunt denumite în mod clar, deoarece trebuie să o selectați pe cea pe care intenționați să o utilizați fără a o putea vedea.
Creați un rând antet: Creați un rând de antet pentru foaia pe care intenționați să o utilizați pentru îmbinarea corespondenței. Un rând de antet este un rând care conține etichete care identifică datele din celulele de sub acesta. Pentru a face mai ușor ca Excel să facă diferența între date și etichete, utilizați text aldin, margini de celule și umbrire de celule care sunt unice pentru rândul de antet. De asemenea, asigurați-vă că antetele pe care le alegeți se potrivesc cu numele câmpurilor de îmbinare, ceea ce va face, de asemenea, să apară mai puține erori.
Formatați corect datele numerice: Asigurați-vă că lucruri precum numerele de stradă și codurile poștale sunt formatate corespunzător pentru modul în care ar trebui să apară după finalizarea îmbinării corespondenței. Formatarea incorectă a numerelor poate provoca erori la îmbinare.

Cum se specifică lista de destinatari de îmbinare a corespondenței

Iată cum să asociați foaia de lucru Excel pregătită care conține lista dvs. de e-mail cu documentul dvs. Word:

În Word deschideți documentul pe care îl veți folosi ca șablon de îmbinare a corespondenței. Acesta poate fi un document nou sau un document existent. Selectați Mailings > Porniți Merge Mail.
Alegeți tipul de îmbinare pe care doriți să o rulați. Opțiunile dvs. sunt
- Scrisori
- Mesaje de e-mail
- Plicuri
- Scrisori
- director
Dacă preferați, puteți utiliza, de asemenea, Expertul de îmbinare a corespondenței pentru a crea îmbinarea corespondenței. Pentru acest exemplu, vom parcurge pașii pentru a crea o îmbinare manuală de e-mail.
Apoi, du-te la Mailings Și selectați Selectați Destinatari > Folosiți o listă existentă.
Navigați la și selectați fișierul Excel pe care l-ați pregătit pentru îmbinarea corespondenței, apoi selectați Deschis.
Dacă Word vă solicită, alegeți Foaie1 $ > OK.

Dacă Excel-ul dvs. are anteturi de coloană, selectați Primul rând de date conține anteturi de coloană Caseta de bifat.

Creați sau editați documentul de îmbinare a corespondenței

Cu foaia dvs. de calcul Excel conectată la documentul de îmbinare a poștei pe care îl creați în Word, este timpul să vă editați documentul Word.

În acest moment nu puteți modifica sursa de date în Excel. Pentru a aduce modificări datelor, închideți documentul în Word înainte de a deschide sursa de date în Excel.

Introduceți câmpurile Merge în documentul dvs.

În Word, selectați Mailings > Introduceți câmpul Merge pentru a extrage informații din foaia de calcul în document. Alegeți câmpul pe care doriți să îl adăugați (prenume, prenume, oraș, stat sau altul), apoi selectați Insera.

Vizualizați documentele de îmbinare a corespondenței

Word nu transmite formatarea din sursa de date atunci când introduceți câmpuri de îmbinare într-un document. Dacă doriți să aplicați formatare, cum ar fi cursiv, bold sau subliniat, faceți-o în Word.

Când vizualizați documentul cu câmpuri, selectați săgețile duble de pe ambele părți ale câmpului unde doriți să aplicați formatarea. Când vizualizați datele îmbinate în document, evidențiați textul pe care doriți să îl modificați.

Orice modificare a formatării este efectuată în toate documentele îmbinate, nu doar în documentul de îmbinare în care l-ați modificat.

Previzualizați documentele combinate

Pentru a previzualiza documentele îmbinate, accesați Mailings > Previzualizați rezultatele. Acest buton funcționează ca un comutator, deci dacă doriți să reveniți la vizualizarea doar a câmpurilor și nu a datelor pe care le conțin, apăsați-l din nou.

Navigați prin documentele îmbinate folosind butoanele din fila Mailings. Ele sunt, de la stânga la dreapta: Prima inregistrare, Înregistrare anterioară, Du-te la Înregistrare, Următoarea înregistrare, și Ultima înregistrare.

Înainte de a îmbina documentele, previzualizați-le pe toate sau pe cât puteți, pentru a verifica dacă totul a fuzionat corect. Acordați o atenție deosebită punctuației și spațierii în jurul datelor îmbinate.

Finalizați documentul de îmbinare a corespondenței

Când sunteți gata să îmbinați documentele, aveți două opțiuni:

Tipăriți documente: Îmbinați documentele la imprimantă. Dacă alegeți această opțiune, documentele sunt trimise la imprimantă fără nicio modificare. Pentru a face acest lucru, selectați Mailings > Finish & Merge > Tipăriți documente.
Editați documentele individuale: Dacă trebuie să personalizați unele sau toate documentele (o alternativă este să adăugați un câmp de notă în sursa de date pentru note personalizate) sau să faceți alte modificări înainte de a imprima, editați fiecare document individual. Pentru a face acest lucru, selectați Mailings > Finish & Merge > Editați documentele individuale.

Indiferent de metoda pe care o alegeți, vi se prezintă o casetă de dialog în care puteți spune Word să îmbine toate înregistrările, înregistrarea curentă sau o serie de înregistrări. Alegeți înregistrările pe care doriți să le imprimați, apoi selectați OK.

Dacă doriți să îmbinați un interval, introduceți numărul de început și numărul final pentru înregistrările pe care doriți să le includeți în îmbinare, apoi selectați OK.