Cum se adaugă și se utilizează o cutie poștală partajată în Outlook și Microsoft 365

Ce să știți

Toți cei alocați unei cutii poștale partajate Microsoft Office 365 au acces la tot ce conține: e-mailuri primite, răspunsuri, redirecționări etc.
Utilizatorii Office 365 au nevoie de un abonament Microsoft Exchange Online pentru a accesa corespondența partajată.
Puteți crea unul în centrul de administrare MS 365 sub Grupuri> Căsuțe poștale partajate. Selecta Adăugați o cutie poștală și urmați pașii de acolo.

Acest articol explică cum să adăugați utilizatori la o cutie poștală Outlook partajată și cum să utilizați cutii poștale partajate în Outlook, pe web și dintr-o aplicație mobilă.

Aceste instrucțiuni se aplică Office 365 pentru Windows și macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 și 2010; Outlook pentru iOS și Android; și Outlook pe web.

Cum se creează o cutie poștală partajată în Office 365

Puteți crea oricâte cutii poștale partajate aveți nevoie, dar fiecare utilizator pe care îl alocați căsuței poștale trebuie să aibă un abonament Microsoft 365. Pentru a configura o cutie poștală partajată:

Conectați-vă la centrul de administrare Microsoft 365 utilizând contul dvs. de administrator global Microsoft 365 sau acreditările contului de administrator Exchange.

Centrul de administrare Microsoft 365 a fost cunoscut anterior ca centrul de administrare Office 365.
Selectați grupuri > Cutii poștale partajate în panoul de navigare.
Selectați Adăugați o cutie poștală pe Cutii poștale partajate .
Pe Adăugați o cutie poștală pagina, tastați un nume pentru cutia poștală partajată în Nume camp.
Un alias pentru cutia poștală este creat automat în E-mail câmp, dar puteți schimba aliasul dacă doriți. După ce ați numit cutia poștală partajată, selectați Adăuga.
Selectați Adăugați membri la această căsuță poștală în Pasii urmatori.
Selectați Adăugați membri pe Adăugați membri ai cutiei poștale partajate .
În Membri actuali, bifați caseta de lângă fiecare persoană care va avea acces la cutia poștală partajată. Când ai terminat, selectează Economisești și apoi Închide.

Dacă nu vedeți numele unei persoane în listă, selectați CAUTĂ și tastați numele persoanei.

Cum se salvează e-mailurile trimise în cutia poștală partajată

Când un utilizator trimite un mesaj de e-mail din cutia poștală partajată, o copie a acelui mesaj este salvată în acel utilizator Obiecte trimise dosar, nu în căsuța poștală partajată. Dacă doriți să salvați aceste e-mailuri în cutia poștală partajată, trebuie să editați setările pentru cutia poștală partajată.

Pentru a salva mesajele de e-mail trimise în cutia poștală partajată, parcurgeți următorii pași:

Conectați-vă la centrul de administrare Microsoft 365 și selectați grupuri > Cutii poștale partajate în panoul de navigare.
Selectați cutia poștală partajată.
Selectați Editați | × chiar lângă Obiecte trimise.
Setați ambele Copiați articolele trimise ca această cutie poștală Copiați articolele trimise în numele acestei căsuțe poștale la On, Apoi selectați Economisești.

Cum se utilizează cutia poștală partajată în Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook 2010

Când configurați cutia poștală partajată, ceilalți utilizatori nu trebuie să facă nimic pentru a afișa cutia poștală partajată în versiunea desktop a Outlook. Căsuța poștală partajată apare automat în bara laterală Outlook.

Pentru a trimite un e-mail din cutia poștală partajată, parcurgeți următorii pași:

selectaţi Acasă filă din partea de sus a Outlook.
Selectați Email nou pentru a crea un mesaj nou.
Selectați De la în noul mesaj de e-mail, apoi selectați cutia poștală partajată.
Tastați mesajul și selectați Trimite.

Cum se accesează cutia poștală partajată în Outlook pe web

Dacă doriți să lucrați cu cutia poștală partajată într-un browser web, trebuie să adăugați manual cutia poștală. Pentru a adăuga cutia poștală partajată la Outlook pe web, parcurgeți următorii pași:

Conectați-vă la contul dvs. Microsoft 365, apoi selectați Perspectivă app.
Faceți clic dreapta Dosare (sau numele cutiei poștale) în panoul de navigare, apoi selectați Adăugați un folder partajat.
Tastați adresa de e-mail a cutiei poștale partajate în Adăugați un folder partajat caseta de dialog, apoi selectați Adăuga.

Cum se adaugă cutii poștale partajate în aplicația Outlook Mobile

Dacă doriți să accesați o cutie poștală partajată de pe smartphone sau tabletă, urmați acești pași:

Lansați aplicația Outlook pentru iOS sau Android și conectați-vă la contul dvs.
Robinet adăugaţi un cont în panoul din stânga, apoi atingeți Adăugați o cutie poștală partajată.

Dacă aveți mai multe conturi Outlook, alegeți-l pe cel care are acces la cutia poștală partajată.
Introduceți adresa de e-mail. După finalizarea procesului, ar trebui să vedeți căsuța poștală partajată sub conturile dvs. în aplicația Outlook.

Dacă doriți să eliminați o cutie poștală partajată din aplicația Outlook, accesați setările > Conturi, apoi atingeți căsuța poștală partajată și alegeți Șterge cont.

Ce este o cutie poștală partajată în Office 365?

Fiecare persoană alocată unei cutii poștale partajate Office 365 are acces complet la toate mesajele din ea. Utilizatorii membri pot citi e-mailurile primite, pot răspunde la mesaje, pot transmite mesaje și pot vedea cum au răspuns alții.

Atunci când un membru al echipei răspunde la un mesaj de e-mail din cutia poștală partajată, e-mailul este trimis de la adresa partajată mai degrabă decât de la adresa de e-mail a persoanei, astfel încât informațiile tuturor rămân confidențiale. Acestea fiind spuse, cutiile poștale partajate de obicei nu au nume de utilizatori sau parole, ceea ce poate crea unele probleme de securitate.

De ce să folosiți o cutie poștală partajată?

Cutiile poștale partajate sunt ideale pentru serviciile pentru clienți sau departamentele de marketing care doresc ca mesajele primite să primească răspuns la următorul membru al echipei disponibile. Cutiile poștale partajate vin, de asemenea, cu o listă de contacte partajată și un calendar partajat, astfel încât membrii grupului pot crea întâlniri într-o locație centrală pe care toți membrii o pot vedea.