Cum să partajați un folder în Outlook



by

Există multe modalități de a partaja un folder în Outlook cu alții. Poate face munca cu o echipă sau un proiect mult mai ușoară atunci când toate comunicațiile sunt într-un singur loc și poate fi o modalitate excelentă de a gestiona activitățile casnice, finanțele și multe altele. Aflați cum să creați dosare comune Outlook și să vă organizați munca.

Trebuie să aveți acces la serverul Exchange. Acesta este singurul mod în care puteți gestiona sau partaja folderele Outlook. 


Cum să partajați un folder în Outlook 2016

Ceva pe care doriți să îl verificați înainte de a încerca să partajați un folder este dacă administratorul dvs. vă permite să faceți acest lucru. Dacă da, iată ce trebuie să faceți: 

  1. Deschideți Outlook așa cum ați face în mod normal.

  2. Găsiți dosarul pe care doriți să îl distribuiți cuiva.

  3. Odată localizat, faceți clic dreapta pe folder, apoi selectați Proprietăţi

  4. În fereastra de proprietăți, selectați Permisiuni tab. 

  5. Selectați Adăuga. 

  6. Din lista de adrese de e-mail de pe server, selectați-o cu care doriți să partajați folderul în Outlook. 


Cum se deschide un folder partajat în Outlook

Dacă o altă persoană v-a distribuit un dosar, asigurați-vă că v-au dat permisiunile corecte. Cel mai probabil veți primi o invitație de partajare prin e-mail și tot ce trebuie să faceți este să selectați Deschideți aceste Note / Sarcini / Jurnal / Contacte / Calendar în colțul din stânga sus.

Luați în considerare păstrarea e-mailului de invitație pentru dosarul partajat. 

Dacă ștergeți e-mailul de invitație, conținutul partajat vă este încă accesibil, există doar câțiva pași suplimentari. Doar selectați Dosar , apoi selectați Deschideți Calendar / Contacte / Jurnal / Note / Sarcini partajate.

Acest lucru funcționează pe Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 și Outlook 2019


Cum se elimină un folder partajat 

Indiferent dacă partajați un folder sau eliminați un folder partajat, procesul este aproximativ același. Dacă ți-a fost distribuit un dosar, cel mai simplu mod de a scăpa de el ar fi să ceri persoanei care ți-a acordat accesul să revoce toate permisiunile.

Dacă trebuie să eliminați pe cineva din vizualizarea folderului partajat, urmați acești câțiva pași:

  1. Faceți clic dreapta pe folderul partajat în Outlook, apoi selectați Proprietăţi.

  2. selectaţi Partajarea dosarelor tab.

  3. Alegeți cu ce utilizator nu mai doriți să partajați folderul, apoi selectați Elimină.


Niveluri de permisiune în dosare partajate în Outlook

Există o modalitate de a limita ceea ce pot face oamenii într-un folder partajat folosind o gamă întreagă de reguli privind permisiunile.

Deschideți Outlook, faceți clic dreapta pe folderul pe care doriți să îl partajați, apoi selectați Proprietăţi > Permisiuni. De acolo, selectați Nivelul permisiunii din meniul derulant și alegeți un nivel diferit pentru fiecare persoană cu care ați putea partaja dosarul. 

De exemplu, dacă selectați Proprietar, acea persoană poate face orice și orice, dar dacă selectați Referent, singurul lucru pe care îl pot face este să citească articolele și nimic altceva.