Când vine vorba de gestionarea finanțelor, există două metode de bază pe care întreprinderile le folosesc pentru a-și înregistra veniturile și cheltuielile: baza de numerar și baza de angajamente. QuickBooks, unul dintre cele mai populare programe de contabilitate, oferă utilizatorilor săi ambele opțiuni. În acest articol, vom discuta diferențele dintre cele două, precum și avantajele și dezavantajele fiecăreia dintre ele.
Contabilitatea pe bază de numerar este o metodă care înregistrează tranzacțiile atunci când se face schimbul de numerar. Aceasta înseamnă că veniturile sunt înregistrate atunci când se încasează numerar, iar cheltuielile sunt înregistrate atunci când se plătește numerar. Această metodă este mai simplă și mai ușor de înțeles, ceea ce o face ideală pentru întreprinderile mici cu finanțe simple. De asemenea, este mai ușor de gestionat fluxul de numerar, deoarece înregistrează tranzacțiile pe măsură ce au loc.
Pe de altă parte, contabilitatea de angajamente înregistrează tranzacțiile atunci când au loc, indiferent de momentul în care are loc schimbul efectiv de numerar. Aceasta înseamnă că veniturile sunt înregistrate atunci când sunt obținute, iar cheltuielile sunt înregistrate atunci când sunt suportate. Această metodă oferă o imagine mai precisă a sănătății financiare a unei întreprinderi, deoarece prezintă întreaga sferă a activităților sale financiare. De asemenea, este obligatorie prin lege pentru întreprinderile cu venituri anuale mai mari de 25 de milioane de dolari.
Când vine vorba de a alege între baza de numerar și baza de angajamente în QuickBooks, există mai mulți factori de luat în considerare. Un avantaj al bazei de numerar este că este mai ușor de înțeles și de gestionat, ceea ce poate economisi timp și bani. De asemenea, este ideală pentru întreprinderile care au un volum mare de tranzacții în numerar, deoarece le înregistrează pe măsură ce au loc.
Pe de altă parte, baza de angajamente oferă o imagine mai exactă a sănătății financiare a unei întreprinderi. Aceasta arată întreaga sferă a activităților sale financiare, inclusiv facturile neplătite și plățile în așteptare. De asemenea, este cerută de lege pentru întreprinderile mai mari, ceea ce înseamnă că utilizarea contabilității de angajamente în QuickBooks poate ajuta întreprinderile să rămână în conformitate cu reglementările.
În concluzie, alegerea între contabilitatea de casă și contabilitatea de angajamente în QuickBooks depinde de nevoile afacerii dumneavoastră. Dacă aveți un flux de numerar simplu și doriți să economisiți timp și bani, baza de numerar ar putea fi cea mai bună soluție. Cu toate acestea, dacă doriți o imagine mai precisă a sănătății dvs. financiare sau dacă sunteți obligat prin lege să utilizați baza de angajamente, s-ar putea să merite efortul suplimentar. În cele din urmă, este important să alegeți o metodă care funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs. și pentru situația sa financiară unică.
Da, puteți comuta între contabilitatea de casă și cea de angajamente în QuickBooks. QuickBooks vă permite să vă schimbați metoda de contabilitate în orice moment, dar este important de reținut că, odată ce ați făcut trecerea, nu mai puteți reveni la metoda anterioară pentru anul fiscal curent.
Pentru a trece de la contabilitatea de casă la cea de angajamente în QuickBooks, urmați acești pași:
1. Din ecranul de pornire, faceți clic pe pictograma "Gear", apoi selectați "Account and Settings" (Cont și setări).
2. Faceți clic pe fila "Advanced" (Avansat), apoi selectați "Accounting" (Contabilitate).
3. În secțiunea "Accounting method" (Metoda de contabilitate), faceți clic pe butonul "Edit" (Editare).
4. Selectați noua metodă de contabilitate pe care doriți să o folosiți, fie de casă, fie de angajamente, apoi faceți clic pe "Save" (Salvare).
5. QuickBooks vă va întreba dacă doriți să aplicați noua metodă contabilă la toate tranzacțiile existente. Dacă alegeți "Da", QuickBooks va converti toate tranzacțiile dvs. la noua metodă contabilă. Dacă alegeți "Nu", QuickBooks va aplica noua metodă de contabilitate doar tranzacțiilor viitoare.
6. Faceți clic pe "Gata" pentru a vă salva modificările.
Este important să vă consultați cu contabilul sau contabilul dumneavoastră înainte de a face orice modificare a metodei de contabilitate, deoarece aceasta poate avea un impact semnificativ asupra situațiilor dumneavoastră financiare și a raportărilor fiscale.
Cele mai multe întreprinderi mici folosesc mai degrabă metoda contabilității de angajamente decât contabilitatea de casă. Metoda contabilității de angajamente înregistrează veniturile și cheltuielile în momentul în care acestea sunt obținute sau suportate, indiferent de momentul în care numerarul este efectiv primit sau plătit. Această metodă oferă o imagine mai precisă a sănătății financiare și a performanței unei întreprinderi în timp.
Pe de altă parte, contabilitatea de casă înregistrează veniturile și cheltuielile numai atunci când se încasează sau se plătește în numerar. Această metodă este mai simplă și mai ușor de înțeles, dar este posibil ca ea să nu reflecte adevărata situație financiară a unei întreprinderi.
În timp ce contabilitatea de casă poate fi potrivită pentru întreprinderile foarte mici cu tranzacții minime, contabilitatea de angajamente este, în general, recomandată pentru întreprinderile care doresc să își urmărească performanța financiară cu mai multă acuratețe, în special dacă au stocuri, conturi de încasat și conturi de plătit.
Cu toate acestea, este esențial să vă consultați cu un contabil sau cu un contabil pentru a determina ce metodă de contabilitate se potrivește cel mai bine afacerii dumneavoastră, în funcție de industria, dimensiunea și nevoile specifice.
Când vine vorba de depunerea impozitelor pentru afacerea dumneavoastră, aveți opțiunea de a utiliza fie metoda de contabilitate pe bază de numerar, fie pe bază de angajamente. Fiecare metodă are propriile avantaje și dezavantaje, așa că este important să luați în considerare nevoile specifice ale afacerii dumneavoastră și să vă consultați cu un contabil autorizat sau cu un profesionist în domeniul fiscal înainte de a lua o decizie.
Contabilitatea de casă: Conform acestei metode, înregistrați veniturile și cheltuielile în momentul în care acestea sunt primite sau plătite. Aceasta înseamnă că recunoașteți veniturile doar atunci când primiți o plată și cheltuielile atunci când faceți o plată. Această metodă este mai simplă și mai ușor de gestionat, ceea ce o face ideală pentru întreprinderile mici cu un volum redus de tranzacții. De asemenea, oferă o imagine mai precisă a fluxului de numerar al afacerii dumneavoastră.
Contabilitatea pe bază de angajamente: Conform acestei metode, înregistrați veniturile și cheltuielile atunci când sunt obținute sau suportate, indiferent de momentul în care se primește sau se efectuează plata. Aceasta înseamnă că înregistrați veniturile atunci când ați finalizat un serviciu sau ați livrat un produs, iar cheltuielile atunci când primiți o factură sau suportați un cost. Această metodă oferă o reprezentare mai precisă a sănătății și performanței financiare a afacerii dumneavoastră pe o perioadă de timp. Este mai complexă și necesită mai multe înregistrări, ceea ce o face ideală pentru întreprinderile mai mari, cu un volum mai mare de tranzacții.
În general, IRS permite întreprinderilor să utilizeze oricare dintre cele două metode, atâta timp cât aceasta reflectă cu acuratețe veniturile și cheltuielile lor. Cu toate acestea, anumite tipuri de întreprinderi pot fi obligate să utilizeze metoda contabilității de angajamente, cum ar fi cele cu stocuri sau cu încasări brute anuale peste un anumit prag. Este important să vă consultați cu un profesionist în domeniul fiscal pentru a vă asigura că folosiți metoda potrivită pentru afacerea dumneavoastră și că respectați reglementările IRS.