În calitate de lider, prezidarea unei ședințe poate fi o sarcină descurajantă. Aceasta necesită nu numai gestionarea ordinii de zi, ci și facilitarea discuțiilor, gestionarea timpului și menținerea ședinței pe drumul cel bun. Iată câteva sfaturi despre ce trebuie să spuneți atunci când prezidați o ședință pentru a vă asigura că aceasta se desfășoară fără probleme și își atinge obiectivele.
La începutul ședinței, este important să stabiliți tonul discuției. Începeți cu un cuvânt de bun venit și o prezentare generală a ordinii de zi. Expuneți în mod clar scopul întâlnirii, rezultatele așteptate și regulile de bază ale discuției. Aceste reguli ar trebui să includă orientări privind comunicarea respectuoasă, respectarea timpului și luarea deciziilor.
În calitate de președinte, ar trebui să gestionați discuția pentru a vă asigura că toată lumea are posibilitatea de a lua cuvântul și că discuția rămâne concentrată pe ordinea de zi. Încurajați participarea tuturor participanților și reamintiți-le să rămână la subiect. Dacă discuția se abate de la subiect, conduceți-o cu blândețe înapoi la punctul de pe ordinea de zi.
Este esențial să rezumați punctele cheie ale discuției și să clarificați orice neînțelegeri. Acest lucru va contribui la asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și că ședința își atinge obiectivele. Folosiți întrebări pentru a clarifica orice punct de confuzie și rezumați discuția într-un mod care să reflecte temele cheie și deciziile luate.
Încheiați ședința prin rezumarea deciziilor cheie luate și a oricăror elemente de acțiune. Fiți clar cu privire la cine este responsabil pentru fiecare sarcină și care este calendarul de finalizare. Încurajați participanții să se angajeze la acțiunile convenite și urmăriți-i după ședință pentru a vă asigura că sunt pe drumul cel bun.
În concluzie, prezidarea unei ședințe necesită abilități puternice de conducere, inclusiv capacitatea de a gestiona discuția, de a rezuma punctele cheie și de a încuraja acțiunea. Stabilind tonul, gestionând discuția, rezumând și clarificând și încurajând acțiunea, vă puteți asigura că reuniunile dvs. sunt productive și își ating obiectivele.
Atunci când începeți o ședință pentru o nouă afacere, este important să vă prezentați și să urați bun venit tuturor celor prezenți. Puteți începe prin a spune: "Bună dimineața/ după-amiaza/seara, numele meu este [Nume] și aș dori să vă urez bun venit tuturor la această ședință pentru [Numele afacerii]".
În continuare, puteți oferi o scurtă prezentare generală a scopului reuniunii și a ordinii de zi. "Astăzi, vom discuta [subiectele care vor fi abordate] și scopul nostru este de a [enunța obiectivul reuniunii]."
De asemenea, este important să stabiliți orice reguli de bază sau așteptări pentru ședință. Printre acestea se poate număra solicitarea ca toată lumea să își închidă telefoanele, încurajarea participării și a contribuțiilor și reamintirea importanței de a respecta opiniile celorlalți.
În cele din urmă, puteți invita orice alte prezentări sau comentarii din partea participanților înainte de a intra în ordinea de zi. "Înainte de a începe, aș dori să vă invit pe fiecare dintre voi să vă prezentați și să împărtășiți orice gânduri sau întrebări inițiale pe care le aveți."
Atunci când prezidați o ședință ca parte a înființării unei noi afaceri, trebuie să țineți cont de câteva lucruri esențiale:
1. Stabiliți o ordine de zi: Înainte de ședință, creați o ordine de zi care să prezinte subiectele care vor fi discutate și ordinea în care acestea vor fi abordate. Acest lucru va ajuta la concentrarea ședinței și va asigura că toate aspectele importante sunt abordate.
2. Începeți la timp: În calitate de președinte, este responsabilitatea dvs. să începeți ședința la timp, chiar dacă nu toată lumea este prezentă. Acest lucru dă tonul ședinței și arată că prețuiți timpul tuturor.
3. Prezentați participanții: Dacă sunt persoane noi în prezență, acordați un moment pentru a le prezenta grupului. Acest lucru îi ajută pe toți să se cunoască și să se simtă mai confortabil să participe la discuții.
4. Mențineți discuția pe drumul cel bun: Pe măsură ce ședința avansează, este important să mențineți discuția pe drumul cel bun și să evitați să vă abateți de la subiecte fără legătură. Dacă este necesar, direcționați ușor conversația înapoi la punctele de pe ordinea de zi.
5. Încurajați participarea: Este important să încurajați pe toată lumea să participe la discuție, chiar dacă sunt timizi sau tăcuți. Asigurați-vă că toată lumea are șansa de a vorbi și de a-și împărtăși ideile.
6. Rezumați punctele cheie: Pe măsură ce ședința se încheie, rezumați punctele-cheie care au fost discutate și orice decizii care au fost luate. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași lungime de undă și știe ce acțiuni trebuie întreprinse în continuare.
Urmând aceste orientări, puteți prezida în mod eficient o ședință și puteți contribui la pregătirea noii dvs. afaceri pentru succes.
Începerea unei ședințe de prezidiu implică mai mulți pași pentru a vă asigura că ședința se desfășoară fără probleme și eficient. Iată câțiva pași de urmat:
1. Pregătiți o ordine de zi: Președintele trebuie să pregătească o ordine de zi înainte de ședință. Ordinea de zi ar trebui să prezinte subiectele care urmează să fie discutate și ordinea în care acestea vor fi discutate.
2. Trimiteți invitații: Președintele ar trebui să trimită invitații tuturor participanților. Invitația ar trebui să includă data, ora, locația și scopul reuniunii.
3. Ajungeți devreme: Președintele ar trebui să ajungă mai devreme la reuniune pentru a se asigura că totul este pregătit. Acest lucru include să se asigure că sala este amenajată corect, că orice echipament necesar este la locul lui și că orice băuturi răcoritoare sunt disponibile.
4. Începeți la timp: Președintele ar trebui să înceapă ședința la timp. Acest lucru arată că președintele prețuiește timpul participanților și că se angajează să desfășoare o ședință eficientă.
5. Prezentați participanții: Președintele ar trebui să prezinte toți participanții la începutul reuniunii. Acest lucru îi ajută pe participanți să se cunoască între ei și creează un sentiment de comunitate.
6. Revizuirea ordinii de zi: Președintele ar trebui să treacă în revistă ordinea de zi la începutul ședinței. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași pagină și știe ce subiecte vor fi discutate.
7. Stabiliți regulile de bază: Președintele ar trebui să stabilească regulile de bază pentru ședință. Acestea includ lucruri cum ar fi interzicerea întreruperilor, păstrarea comentariilor scurte și menținerea subiectului.
Urmând acești pași, președintele poate începe ședința cu dreptul și poate crea o atmosferă productivă pentru toți cei implicați.