Atunci când un angajat părăsește compania dumneavoastră, aveți obligația legală de a-i furniza un formular W-2 care să indice salariul, impozitele reținute și alte informații relevante pentru anul în care a lucrat pentru dumneavoastră. Dar ce se întâmplă dacă nu cunoașteți adresa lor actuală? Cum îi trimiteți formularul W-2? Iată câteva opțiuni:
1. Folosiți ultima adresă cunoscută: Primul pas este să încercați să folosiți ultima adresă cunoscută a angajatului. Aceasta poate fi cea pe care au furnizat-o pe formularul W-4 sau pe ultimul lor cec de salariu. Dacă aveți o adresă de expediere în dosar, puteți trimite W-2 acolo. În cazul în care formularul W-2 este returnat ca nedistribuit, păstrați o evidență a încercării de a-l trimite prin poștă și a datei la care a fost returnat.
2. Contactați angajatul: Dacă ultima adresă cunoscută nu funcționează, încercați să contactați angajatul prin telefon, e-mail sau rețele sociale. Dacă aveți o adresă de e-mail de redirecționare sau un profil LinkedIn, încercați să luați legătura cu angajatul și să îi cereți adresa poștală actuală. Asigurați-vă că îi explicați importanța primirii formularului W-2 pentru ca acesta să își poată depune declarațiile fiscale.
3. Obțineți ajutor de la IRS: Dacă ați epuizat toate celelalte opțiuni, puteți obține ajutor de la IRS. Puteți solicita agenției să încerce să localizeze angajatul folosind ultima sa adresă cunoscută sau numărul de asigurare socială. IRS va trimite o scrisoare angajatului prin care îl va ruga să vă contacteze pentru a-și obține W-2. Cu toate acestea, acest proces poate consuma mult timp și nu există nicio garanție că angajatul va răspunde.
4. Emiteți un duplicat W-2: Dacă nu reușiți să luați legătura cu angajatul sau dacă W-2 este returnat ca nedistribuit, puteți emite un duplicat W-2. Pentru a face acest lucru, trebuie să completați Formularul W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (Declarație corectată privind salariul și impozitul), și să îl trimiteți la Social Security Administration (SSA). SSA va transmite apoi formularul W-2c la ultima adresă cunoscută a angajatului. Asigurați-vă că păstrați o copie a formularului W-2c și a oricărei corespondențe cu SSA pentru evidențele dumneavoastră.
În concluzie, este esențial să depuneți toate eforturile pentru a face rost de W-2c la angajat, chiar dacă nu se știe unde se află acesta. Dacă nu reușiți să luați legătura cu el, puteți emite un duplicat W-2 sau puteți obține ajutor de la IRS. Nu uitați să păstrați o evidență detaliată a încercărilor dvs. de a contacta angajatul și a oricărei corespondențe cu SSA. Procedând astfel, vă puteți proteja împotriva unor potențiale sancțiuni pentru că nu ați reușit să furnizați W-2 corecte și la timp foștilor dvs. angajați.