În calitate de proprietar de mică afacere, gestionarea procesului de facturare poate fi consumatoare de timp și frustrantă. Din fericire, Quickbooks oferă o soluție care vă poate îmbunătăți semnificativ eficiența facturării: facturile recurente. Cu ajutorul facturilor recurente, puteți configura facturi automate pentru clienții dvs. obișnuiți, economisind timp și reducând riscul de erori. În acest ghid, vă vom ghida prin pașii de creare și trimitere a facturilor recurente în Quickbooks.
Înainte de a putea crea o factură recurentă, va trebui să vă asigurați că aveți toate informațiile necesare despre client și produs/serviciu în Quickbooks. Aceasta include configurarea clienților dvs. cu informațiile de contact și condițiile de plată corecte, precum și crearea de produse și servicii cu prețurile lor corespunzătoare.
După ce ați configurat toate informațiile necesare, puteți crea un șablon pentru factura dvs. recurentă. Pentru a face acest lucru, navigați la fila "Customers" din Quickbooks și selectați "Create Invoices". De acolo, selectați "Customize" și alegeți "Create Invoice Template". Aici, puteți personaliza aspectul facturii, precum și seta frecvența recurentă (de exemplu, săptămânal, lunar, trimestrial etc.) și data de începere.
După ce ați creat șablonul de factură recurentă, puteți configura facturarea automată. Pentru a face acest lucru, mergeți la fila "Customers" (Clienți) și selectați "Create Invoices" (Creare facturi). De acolo, selectați "Scheduled" și alegeți șablonul pe care tocmai l-ați creat. Puteți apoi să setați programul pentru momentul în care factura trebuie trimisă, precum și să alegeți orice opțiuni suplimentare (de exemplu, trimiterea de memento-uri sau încărcarea automată a cardurilor de credit).
După ce ați configurat facturarea automată, puteți revizui și trimite facturile recurente în Quickbooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la fila "Customers" (Clienți) și selectați "Create Invoices" (Creați facturi). De acolo, selectați "Scheduled" (Programat) și alegeți "Scheduled Invoices" (Facturi programate). Puteți apoi să revizuiți facturile care sunt programate pentru a fi trimise și să faceți orice modificări necesare înainte de a le trimite.
În concluzie, funcția de factură recurentă a Quickbooks vă poate simplifica semnificativ procesul de facturare și vă poate economisi timp. Urmând acești pași, puteți configura facturarea automată pentru clienții dvs. obișnuiți și puteți reduce riscul de erori. Având mai mult timp și mai puțin stres, vă puteți concentra pe creșterea afacerii dvs. și pe deservirea clienților dvs.
Pentru a trimite prin e-mail o factură memorată în QuickBooks, urmați acești pași:
1. Deschideți QuickBooks și mergeți la meniul Clienți.
2. Selectați Create Invoices (Creare facturi).
3. Localizați factura pe care doriți să o trimiteți prin e-mail din lista de facturi memorate.
4. Faceți clic pe butonul de e-mail situat în colțul din dreapta sus al ecranului.
5. Se va deschide un nou e-mail în clientul dvs. de e-mail implicit cu factura atașată ca fișier PDF.
6. Adăugați toate adresele de e-mail necesare în câmpurile To, CC sau BCC.
7. Introduceți un subiect și un mesaj pentru e-mail.
8. Faceți clic pe Send (Trimitere) pentru a trimite e-mailul cu factura atașată.
Notă: Înainte de a putea trimite o factură prin e-mail în QuickBooks, trebuie să vă configurați preferințele de e-mail în QuickBooks. Acest lucru implică furnizarea adresei dvs. de e-mail, a informațiilor despre serverul de e-mail și a credențialelor de conectare. Puteți accesa preferințele de e-mail accesând meniul Edit (Editare) și selectând Preferences (Preferințe), apoi alegând opțiunea Send Forms (Trimitere formulare).
Planurile QuickBooks Online Essentials, Plus și Advanced au toate opțiunea de a crea facturi recurente. Facturile recurente sunt o caracteristică care permite întreprinderilor să automatizeze crearea și trimiterea de facturi pentru servicii sau produse care sunt furnizate după un program regulat, cum ar fi lunar sau trimestrial.
Cu planul Essentials, întreprinderile pot crea și trimite până la 3 facturi recurente. Planul Plus permite până la 5 facturi recurente, iar planul Advanced oferă un număr nelimitat de facturi recurente.
Pentru a configura o factură recurentă în QuickBooks, un utilizator poate naviga la fila "Sales" (Vânzări) și poate selecta "Recurring Invoices" (Facturi recurente). De acolo, aceștia pot crea un nou model de factură recurentă și pot personaliza frecvența, data de începere și alte detalii ale facturilor recurente.
Această caracteristică poate economisi timp și eficientiza procesul de facturare pentru întreprinderi, precum și ajuta la asigurarea faptului că facturile sunt trimise la timp și cu acuratețe.
Pentru a trimite un e-mail automat din QuickBooks, urmați acești pași:
1. Deschideți QuickBooks și accesați meniul "Editare".
2. Selectați "Preferences" (Preferințe) și apoi faceți clic pe "Send Forms" (Trimitere formulare) în partea stângă.
3. Faceți clic pe fila "My Preferences" (Preferințele mele) și apoi selectați "Auto-check the 'To be emailed' box" (Bifați automat căsuța "To be emailed") pentru a trimite automat facturile și alte formulare prin e-mail.
4. Faceți clic pe fila "Company Preferences" (Preferințe companie) și selectați formularele pe care doriți să le trimiteți automat prin e-mail.
5. Alegeți contul de e-mail pe care doriți să îl utilizați pentru a trimite e-mailurile.
6. Personalizați mesajul de e-mail care va fi trimis împreună cu formularul.
7. Faceți clic pe "OK" pentru a vă salva preferințele.
După ce v-ați configurat preferințele, QuickBooks va trimite automat e-mailuri cu formularele selectate atașate ori de câte ori le creați și le salvați. De asemenea, puteți trimite formulare manual, selectând "Email" din meniul "File" și alegând formularul pe care doriți să îl trimiteți.