Cum se compară două fișiere Excel

Știind cum să comparați două fișiere Excel este important în orice mediu în care o mulțime de oameni fac modificări în același fișier. Acest lucru este frecvent într-un mediu de afaceri sau în cazul în care fișierele Excel sunt partajate pe cloud și mulți oameni au acces pentru a face modificări.

Din fericire, există o serie de moduri de a compara două fișiere Excel. În unele cazuri puteți chiar îmbina modificările făcute în două fișiere Excel diferite într-un singur fișier.

Instrucțiunile din acest articol se aplică pentru Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pentru Microsoft 365 și Excel pentru Mac

Cum se compară două fișiere Excel

Dacă aveți două fișiere Excel cu mai multe foi, cea mai simplă abordare este să faceți o comparație completă a foilor de lucru folosind instrumente de la terți.

Puteți găsi câteva instrumente online care vă ajută să comparați fișierele Excel, dar există și câteva pe care le puteți folosi gratuit. Unul dintre acestea este Compararea foilor de calcul, disponibil de la SourceForge.

Descărcați și rulați aplicația, care va instala un supliment în aplicația dvs. Excel.

Comparația foi de calcul funcționează pe toate versiunile de Excel după Excel 2000. Este compatibilă numai cu sistemul de operare Windows.

Pentru a utiliza Foaia de calcul Comparație pentru a compara două fișiere Excel:

Deschideți ambele fișiere Excel pe care doriți să le comparați și selectați Add-in-uri meniul. În acest meniu, veți vedea trei opțiuni, Comparare completă, Comparare rapidă și Compararea intervalului.
Selectați Comparație completă. Veți vedea o fereastră pop-up care arată ambele fișiere în două câmpuri. Dacă fișierul înainte de efectuarea modificărilor nu se află în câmpul de sus, selectați doar Schimba buton. Apoi selectați Următor →.
În fereastra următoare, puteți personaliza performanța comparației. Puteți schimba locul în care începe compararea, indiferent dacă este sensibilă la majuscule și minuscule și cum sunt identificate nepotrivirile. Selectați Următor → pentru a trece la fereastra următoare.
Selectați foile pe care doriți să le comparați și selectați Adăuga pentru a muta acele foi în panoul din dreapta. Selectați Următor → și faceți același lucru și pentru foaia următoare.
Selectați Următor → pentru a vedea fereastra cu setările de configurare a raportului. Modificați-le dacă doriți, apoi apăsați Următor → de două ori și Comparaţie a termina.
În cele din urmă, veți vedea fiecare foaie originală actualizată cu celulele modificate evidențiate cu roșu. Instrumentul creează, de asemenea, o a treia foaie cu un raport care arată valoarea veche tăiată și noua valoare în locul ei.
Acest instrument este un mod puternic de a compara întregi foi de lucru Excel și de a vedea rezultate rapide cu toate modificările. Puteți derula și păstra sau elimina modificările pe care doriți să le păstrați.

Utilizați Excel pentru a compara două foi

Dacă aveți fișe de lucru individuale într-un fișier Excel de comparat, puteți face acest lucru în câteva moduri diferite. Una este să folosiți formule pentru a crea o a treia foaie de calcul care să arate toate diferențele. Un alt lucru este prin formatarea condiționată pentru a evidenția celulele care s-au schimbat.

Comparați foi de calcul Excel folosind formule

Dacă aveți două foi pe care doriți să le comparați, puteți crea o a treia foaie care va evidenția ce celule sunt diferite și vă va arăta diferența. Acest lucru se realizează folosind o formulă IF.

Formula IF este utilă pentru a compara o celulă la un moment dat și pentru a utiliza caracteristica de completare automată a Excel pentru a completa o foaie completă de rezultate cu rezultate de comparație. Nu este util pentru a compara cărți de lucru întregi fără multă muncă suplimentară.

Pentru a începe compararea a două coli, creați o a treia coală. Eticheteaza-l REZULTATE pentru a face foaia de rezultate mai ușor de identificat ulterior.
În celulă A2 din foaia de rezultate, lipiți următoarea formulă și apăsați Introduce:

= IF (Sheet1! A2 <> Sheet2! A2, "Sheet1:" & Sheet1! A2 & "And Sheet2:" & Sheet2! A2, "No Difference")

Puteți modifica această formulă pentru a începe de la orice celulă doriți. Dacă datele din foaia dvs. încep de la rândul B și coloana 3, veți schimba formula pentru a utiliza B3 în loc de A2.
Această formulă compară celula din Sheet1 cu aceeași celulă din Sheet2. Dacă celulele sunt aceleași, va fi afișată foaia de rezultate Nicio diferenta. Dacă sunt diferite, celula va furniza valorile diferite din fiecare foaie.
Faceți clic pe colțul celulei și trageți mouse-ul peste foaie până la ultima coloană care conține date din celelalte foi pe care le comparați. Aceasta va completa formula de comparație la ultima coloană și va ajusta automat referințele celulei.
Cu același rând evidențiat, faceți clic pe colțul ultimei celule și trageți mouse-ul în jos pe coală până la ultimul rând care conține date din celelalte foi pe care le comparați. Aceasta va umple formula de comparație la ultimul rând și va ajusta automat referințele celulei.
Derulând prin foaie, veți vedea că toate celulele care diferă între Foaia 1 și Foaia 2 sunt afișate cu valorile din fiecare foaie. Doar derulați pentru a identifica toate diferențele.
Utilizarea formulelor este una dintre cele mai simple modalități de a compara foile individuale, deoarece nu trebuie să modificați în niciun fel foile originale.

Comparați Foi de calcul Excel cu formatarea condiționată

O altă abordare a comparării a două foi este utilizarea formatării condiționate. După cum puteți vedea din foaia de rezultate de mai sus, cu toate celulele care utilizează aceeași formatare, poate fi dificil să observați diferențele dintre foi.

Utilizarea formatării condiționate este utilă în special pentru coli mari cu multe date. Schimbarea culorii sau formatării celulelor care au diferențe face mult mai ușoară identificarea acestor diferențe chiar și în coli cu multe rânduri și coloane de date.

Puteți utiliza formatarea condiționată pentru a identifica diferențele.

Mai întâi, evidențiați toate celulele din foaia de rezultate. Selectează Acasă meniu, apoi selectați Formatarea condițională de la Stiluri grup și alegeți Noua regulă.
În Noua regulă de formatare fereastra care apare, selectați Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați. În Formatează valorile în care această formulă este adevărată câmp, lipiți următoarea formulă.

= Sheet1! A2 <> Sheet2! A2

La fel ca în cazul abordării formulelor, puteți porni caracteristica de formatare la orice celulă. Dacă datele dvs. încep de la B3 în loc de A2, editați această formulă pentru a utiliza B3 în schimb. Formatarea va începe de la B3 și va umple toate rândurile și coloanele de mai jos și în dreapta acestuia.
Selectați Format, apoi configurați formatarea pe care doriți să o aibă celulele atunci când există diferențe între cele două foi. Apoi selectați OK.
Acum puteți vedea că acolo unde celulele dintre cele două foi au diferențe, formatarea este diferită, ceea ce face ca aceste diferențe să fie mult mai ușor de observat.

Comparați manual fișele de lucru Excel

O modalitate simplă și rapidă de a compara două foi de lucru este făcând acest lucru vizual. Excel oferă o modalitate ușoară de a compara vizual două foi unul lângă altul.

În foaia de lucru în care aveți două foi pe care doriți să le comparați, selectați Vizualizare meniul. Selectați Fereastră nouă pentru a deschide același registru de lucru într-o nouă fereastră Excel din fundal.
selectaţi Vizualizare din nou meniul și faceți clic pe Vizualizați una lângă alta. Aceasta plasează cele două ferestre ale registrului de lucru unul lângă altul, fiecare umplând jumătate din ecran.
Într-o fereastră, selectați cealaltă foaie pe care doriți să o comparați. Pe măsură ce derulați foaia din fereastră pe o parte, veți vedea foaia din cealaltă fereastră derulând în același timp.
Vizualizarea alăturată este utilă în special în acele situații în care două foi de lucru sunt în mare parte aceleași, dar știți că există câteva diferențe. Derularea sincronizată vă permite să scanați vizual foaia de calcul pentru a găsi acele diferențe.

Vizualizarea alăturată în Excel 2010 și anterioare

Dacă utilizați o versiune anterioară de Excel, fișierele fișei de lucru individuale se deschid în aceeași fereastră. Puteți utiliza în continuare funcția Afișare Side-by-Side, dar găsirea acesteia este puțin diferită.

Deschideți ambele fișiere în aceeași fereastră Excel.
În Vizualizare meniu, selectați Aranjează-le pe toate pentru a împărți fișierele deschise în mai multe sub-ferestre.
selectaţi Vizualizați una lângă alta pictogramă pentru a vizualiza sub-ferestrele unul lângă altul și derulați ambele simultan.

Opțiuni simplifică compararea a două fișiere Excel

Opțiunea pe care o utilizați pentru a compara datele în Excel depinde de volumul de date și de locul în care sunt stocate. Dacă aveți mai multe foi în două fișiere Excel diferite, cea mai bună opțiune este să utilizați un supliment terță parte, cum ar fi Compararea foii de calcul.

Cu toate acestea, dacă doriți doar să comparați două sau mai multe foi într-un registru de lucru, oricare dintre celelalte opțiuni funcționează cel mai bine. Utilizați formule și formatare condiționată pentru foi de calcul mari, cu doar câteva modificări mici împrăștiate în tot ceea ce trebuie să găsiți. Utilizați abordarea vizuală side-by-side dacă aveți două foi de calcul cu o mulțime de modificări de date care sunt mai ușor de identificat vizual.