QuickBooks este unul dintre cele mai populare programe de contabilitate de pe piața actuală. Este un instrument puternic care vă poate ajuta să țineți evidența tranzacțiilor financiare, dar, pe măsură ce trece timpul, poate, de asemenea, să facă ca fișierul companiei dvs. să se mărească, ceea ce îl face mai greu de lucrat. Un fișier de mari dimensiuni poate face ca QuickBooks să funcționeze mai lent și să crească riscul de corupere a datelor. Din fericire, există mai multe modalități de a reduce dimensiunea fișierului de companie QuickBooks, iar aici sunt câteva sfaturi care vă vor ajuta să faceți acest lucru.
QuickBooks are o funcție încorporată numită Clean Up Company Data care vă poate ajuta să reduceți dimensiunea fișierului companiei dumneavoastră. Acest instrument identifică și elimină datele inutile, cum ar fi tranzacțiile vechi, conturile nefolosite și listele care nu mai sunt utilizate. Pentru a utiliza acest instrument, accesați meniul File (Fișier), selectați Utilities (Utilități) și apoi Clean Up Company Data (Curățare date companie).
Dacă aveți ani de zile de date în fișierul QuickBooks, acestea pot ocupa mult spațiu. O modalitate de a reduce dimensiunea fișierului dvs. este de a arhiva tranzacțiile vechi. Puteți face acest lucru creând un nou fișier de companie, transferând tranzacțiile vechi în noul fișier și apoi ștergându-le din fișierul original. Acest lucru vă va ajuta să vă păstrați fișierul de date actual mai mic și mai ușor de gestionat.
QuickBooks vă permite să atașați fișiere la tranzacții, cum ar fi chitanțele sau facturile. Deși acest lucru poate fi util, poate, de asemenea, face ca dimensiunea fișierului dvs. să crească rapid. Pentru a vă reduce dimensiunea fișierelor, limitați utilizarea atașamentelor și atașați doar fișierele care sunt necesare. De asemenea, puteți comprima fișierele înainte de a le atașa pentru a le reduce dimensiunea.
Condensarea fișierului este o altă modalitate de a reduce dimensiunea fișierului companiei QuickBooks. Acest proces elimină din fișierul dvs. tranzacțiile și listele vechi, nefolosite, păstrând în același timp toate datele necesare. Cu toate acestea, acest proces poate fi complicat și este recomandat să solicitați ajutorul unui expert QuickBooks pentru a vă asigura că datele dvs. nu sunt pierdute sau corupte.
În concluzie, reducerea dimensiunii fișierului companiei QuickBooks este esențială pentru ca software-ul dumneavoastră să funcționeze fără probleme și eficient. Utilizând instrumentul Clean Up Company Data (Curățare date companie), arhivând tranzacțiile vechi, limitând utilizarea atașamentelor și condensând fișierul, puteți ține sub control dimensiunea fișierului companiei dvs. și puteți profita la maximum de software-ul QuickBooks.
Curățarea fișierului dvs. de companie QuickBooks este o sarcină importantă pentru a vă asigura că înregistrările dvs. financiare sunt exacte și actualizate. Iată pașii pe care îi puteți urma pentru a vă curăța fișierul companiei QuickBooks:
1. Creați o copie de rezervă: Înainte de a începe să vă curățați fișierul companiei QuickBooks, creați o copie de rezervă a datelor dumneavoastră. Acest lucru vă va asigura că aveți o copie a datelor dvs. în cazul în care ceva nu merge bine în timpul procesului de curățare.
2. Revizuiți conturile dumneavoastră: Revizuiți conturile dvs. pentru a vă asigura că toate sunt necesare și actualizate. Eliminați toate conturile care nu mai sunt relevante sau necesare.
3. Revizuiți listele dvs. de clienți și furnizori: Revizuiți listele de clienți și furnizori pentru a vă asigura că toate sunt relevante și actualizate. Eliminați toți clienții sau vânzătorii care nu mai sunt relevanți.
4. Revizuiți tranzacțiile dumneavoastră: Examinați-vă tranzacțiile pentru a vă asigura că toate sunt corecte și actualizate. Eliminați orice tranzacții duplicate sau eronate.
5. Reconciliază-ți conturile: Reconciliați-vă conturile bancare și de carduri de credit pentru a vă asigura că înregistrările dvs. corespund cu cele ale instituției financiare.
6. Rulați rapoarte: Rulați rapoarte, cum ar fi raportul de profit și pierdere și raportul de bilanț pentru a vă asigura că înregistrările dvs. financiare sunt corecte.
7. Arhivați datele vechi: Arhivați datele vechi pentru a elibera spațiu în fișierul companiei QuickBooks. Acest lucru va contribui, de asemenea, la îmbunătățirea performanței QuickBooks.
Urmând acești pași, puteți să vă curățați fișierul companiei QuickBooks și să vă asigurați că înregistrările dvs. financiare sunt exacte și actualizate.
Pentru a face QuickBooks mai mic în Windows, puteți urma pașii menționați mai jos:
1. Deschideți QuickBooks pe computerul dumneavoastră cu Windows.
2. Faceți clic pe opțiunea "Vizualizare" din meniul de navigare de sus.
3. Selectați opțiunea "One Window" (O singură fereastră) din meniul derulant.
4. Acest lucru va prăbuși ferestrele multiple ale QuickBooks într-o singură fereastră, făcând-o mai mică ca dimensiune.
Alternativ, puteți, de asemenea, să ajustați dimensiunea ferestrei QuickBooks făcând clic și trăgând marginile ferestrei pentru a o face mai mică sau mai mare, în funcție de preferințele dumneavoastră.
În plus, puteți, de asemenea, să modificați rezoluția ecranului computerului dumneavoastră pentru a face QuickBooks să apară mai mic. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe desktop și selectați "Display settings" (Setări de afișare). De aici, puteți ajusta rezoluția ecranului la o setare mai mică, ceea ce va face ca toate ferestrele și pictogramele de pe computerul dumneavoastră să apară mai mici, inclusiv QuickBooks. Cu toate acestea, acest lucru poate afecta, de asemenea, claritatea altor aplicații de pe computerul dumneavoastră, așa că este important să găsiți un echilibru care să vă convină.
Divizarea unui fișier de companie în QuickBooks este un proces care se face de obicei atunci când o afacere se împarte în entități separate sau dacă o parte a afacerii este vândută. Iată care sunt pașii de urmat pentru a diviza un fișier de companie în QuickBooks:
1. Creați o copie de rezervă a fișierului original al societății, accesând "File" > "Backup Company" > "Create Local Backup".
2. Creați un nou fișier de companie pentru porțiunea de afacere care este divizată. Pentru a face acest lucru, mergeți la "File" > "New Company" > "Express Start" sau "Detailed Start".
3. Configurați noul fișier de companie urmând instrucțiunile și introducând informațiile necesare.
4. Determinați ce tranzacții trebuie să fie mutate din fișierul original al societății în noul fișier al societății. Acestea pot include informații despre clienți, informații despre furnizori și istoricul tranzacțiilor.
5. Exportați datele necesare din fișierul original al societății, accesând "File" > "Export" > "Lists to IIF Files". Selectați listele care trebuie exportate, cum ar fi listele de clienți, furnizori și articole.
6. Importați datele în noul fișier al societății, accesând "File" > "Utilities" > "Import" > "IIF Files". Selectați fișierul IIF care a fost creat la pasul 5 și urmați instrucțiunile pentru a finaliza importul.
7. Repetați pașii 5 și 6 pentru orice date suplimentare care trebuie să fie mutate în noul fișier de companie.
8. Verificați dacă toate datele au fost transferate cu succes în noul fișier de companie.
9. În fișierul original al societății, efectuați toate ajustările necesare la soldurile conturilor pentru a reflecta partea de activitate care a fost scindată.
10. Examinați și reconciliați atât dosarul original, cât și cel al noii societăți pentru a vă asigura că toate tranzacțiile au fost înregistrate cu exactitate.
Urmând acești pași, puteți diviza cu succes un fișier de companie în QuickBooks. Se recomandă să vă consultați cu un contabil profesionist sau cu un contabil înainte de a face orice modificare majoră a unui fișier de societate.