Gestionarea stocurilor este esențială pentru succesul oricărei afaceri care se ocupă cu bunuri, deoarece asigură că produsele sunt disponibile atunci când este nevoie și că nu sunt suprastocate sau insuficiente. Un sistem eficient de control al inventarului ajută întreprinderile să își gestioneze nivelul stocurilor, să urmărească mișcarea produselor și să își optimizeze operațiunile lanțului de aprovizionare. În acest articol, vom explora modul de proiectare a unui sistem de control al inventarului care poate ajuta întreprinderile să atingă aceste obiective.
Primul pas în proiectarea unui sistem de control al inventarului este să vă identificați nevoile de inventariere. Acest lucru implică determinarea produselor pe care trebuie să le stocați, de ce cantitate din fiecare produs aveți nevoie și cât de des trebuie să le reordonați. Pentru a face acest lucru, trebuie să evaluați tendințele vânzărilor, cererea clienților și termenele de livrare pentru fiecare produs.
Odată ce ați identificat nevoile dvs. de inventariere, următorul pas este să alegeți sistemul corect de gestionare a stocurilor. Există două tipuri principale de sisteme de gestionare a stocurilor: manuale și automate. Sistemele manuale se bazează pe foi de calcul, formulare pe hârtie și alte procese manuale pentru a urmări nivelul stocurilor. Sistemele automatizate, pe de altă parte, utilizează software pentru a gestiona nivelurile de inventar, a urmări mișcarea produselor și a optimiza operațiunile lanțului de aprovizionare.
După ce ați ales sistemul de gestionare a inventarului potrivit, următorul pas este să îl configurați. Acest lucru implică introducerea datelor de inventar în sistem, stabilirea punctelor de reordonare și a nivelurilor stocurilor de siguranță, precum și definirea politicilor și procedurilor de inventariere.
Ultimul pas în proiectarea unui sistem de control al inventarului este monitorizarea și evaluarea performanței acestuia. Aceasta implică urmărirea nivelurilor de inventar, a tendințelor vânzărilor și a altor indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a vă asigura că sistemul funcționează așa cum a fost prevăzut. În cazul în care există probleme sau ineficiențe, puteți face ajustări și îmbunătățiri ale sistemului pentru a-i optimiza performanța.
Un sistem eficient de control al inventarului este esențial pentru succesul oricărei afaceri care se ocupă cu bunuri. Urmând acești pași, întreprinderile pot concepe un sistem care să le ajute să își gestioneze nivelul stocurilor, să urmărească mișcarea produselor și să își optimizeze operațiunile lanțului de aprovizionare. Cu un sistem corect de gestionare a stocurilor, întreprinderile pot reduce costurile, pot îmbunătăți eficiența și pot crește profitabilitatea.
Cele trei sisteme de control al inventarului sunt sistemul de inventar perpetuu, sistemul de inventariere periodică și sistemul de inventariere just-in-time (JIT).
1. Sistemul inventarului perpetuu: Acest sistem presupune urmărirea constantă a nivelurilor de inventar în timp real prin utilizarea tehnologiei, cum ar fi scanerele de coduri de bare și sistemele de punct de vânzare. De fiecare dată când un produs este vândut sau primit, nivelurile de inventar sunt actualizate imediat. Acest sistem oferă informații exacte și actualizate privind nivelurile de inventariere, facilitând gestionarea și controlul stocurilor.
2. Sistemul de inventariere periodică: Acest sistem presupune numărarea manuală a inventarului la intervale regulate, de obicei lunar sau trimestrial. Această metodă necesită mai mult timp și este mai puțin precisă decât sistemul de inventariere permanentă, dar poate fi utilă pentru întreprinderile mici cu niveluri de inventar mai mici.
3. Sistemul de inventariere Just-in-time (JIT): Acest sistem presupune comandarea inventarului doar atunci când este necesar, mai degrabă decât păstrarea unor cantități mari de inventar la îndemână. Această metodă reduce costurile asociate cu deținerea de stocuri în exces și poate îmbunătăți fluxul de numerar. Cu toate acestea, ea necesită o coordonare strânsă cu furnizorii și poate fi riscantă în cazul în care există schimbări neașteptate ale cererii sau întreruperi ale lanțului de aprovizionare.
Crearea unui sistem de inventariere în Excel poate fi un instrument util pentru a gestiona nivelul stocurilor afacerii dvs. și pentru a urmări vânzările. Iată care sunt pașii pentru a crea un sistem de inventariere în Excel:
1. Deschideți un nou registru de lucru Excel și creați o nouă foaie de lucru. Numiți foaia de lucru "Inventar".
2. Creați coloane pentru datele dvs. de inventar, cum ar fi numele articolului, ID-ul articolului, descrierea, costul, prețul de vânzare, cantitatea disponibilă și nivelul de reordonare.
3. Introduceți datele dvs. de inventar în coloanele corespunzătoare, începând cu rândul 2.
4. Adăugați formule pentru a calcula valoarea totală a fiecărui articol din stoc și valoarea totală a întregului dvs. inventar. Pentru a face acest lucru, creați o nouă coloană în dreapta coloanei "cantitate în stoc" și etichetați-o "Valoare totală". Apoi, utilizați formula "=cantitate disponibilă * cost" pentru a calcula valoarea totală a fiecărui articol. Folosiți formula "=SUM(Total Value)" pentru a calcula valoarea totală a întregului dvs. inventar.
5. Adăugați formatarea condiționată pentru a evidenția articolele care trebuie reordonate. Pentru a face acest lucru, selectați coloana "reorder level", apoi faceți clic pe "Conditional Formatting" în fila Home. Alegeți "Highlight Cells Rules" (Reguli de evidențiere a celulelor) și apoi "Less Than" (Mai puțin decât). Introduceți cantitatea nivelului de reordonare și alegeți o opțiune de formatare, cum ar fi umplerea cu roșu.
6. Creați o nouă foaie de lucru numită "Sales" (Vânzări) pentru a urmări datele de vânzări. Creați coloane pentru data, numele articolului, ID-ul articolului, cantitatea vândută și prețul total de vânzare.
7. Introduceți datele dvs. de vânzări în coloanele corespunzătoare, începând cu rândul 2.
8. Adăugați o formulă pentru a vă actualiza nivelurile de inventar pe baza vânzărilor. Pentru a face acest lucru, creați o nouă coloană în dreapta coloanei "cantitate disponibilă" și etichetați-o "New Quantity" (Cantitate nouă). Apoi, utilizați formula "=cantitate disponibilă - cantitate vândută" pentru a calcula noua cantitate disponibilă pentru fiecare articol.
9. Utilizați formulele VLOOKUP sau INDEX-MATCH pentru a extrage datele de inventar în foaia de vânzări, cum ar fi numele articolului, ID-ul articolului și costul.
10. Adăugați o foaie de rezumat pentru a urmări nivelurile de inventar în timp. Creați coloane pentru dată, valoarea totală a inventarului și cantitatea totală disponibilă. Folosiți formule pentru a extrage date din foaia "Inventar" pentru a completa această foaie.
Urmând acești pași, puteți crea un sistem de inventariere în Excel care vă va ajuta să gestionați mai eficient inventarul afacerii dumneavoastră.