Controale contabile interne și funcțiile acestora
Controalele contabile interne sunt procedurile și regulile instituite de o companie pentru a se asigura că tranzacțiile sale financiare sunt exacte, fiabile și consecvente. Aceste controale sunt esențiale pentru a detecta și preveni erorile sau fraudele și pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și de reglementare.
Una dintre funcțiile principale ale controalelor contabile interne este de a proteja activele împotriva furtului, pierderii sau utilizării abuzive. Acest lucru se realizează prin punerea în aplicare a unor proceduri, cum ar fi măsurile de securitate fizică, controlul accesului și separarea sarcinilor. De exemplu, o companie poate solicita ca toate încasările în numerar să fie depuse zilnic într-un cont bancar securizat și ca numai personalul autorizat să aibă acces la acest cont.
O altă funcție importantă a controalelor contabile interne este aceea de a asigura acuratețea și caracterul complet al tranzacțiilor financiare. Acest lucru se realizează prin utilizarea documentației și a procedurilor de verificare. De exemplu, o companie poate solicita ca toate facturile să fie autorizate în mod corespunzător și ca documentele justificative, cum ar fi ordinele de cumpărare și chitanțele de livrare, să fie obținute și păstrate.
O a treia funcție a controalelor contabile interne este aceea de a preveni erorile sau fraudele. Acest lucru se realizează prin punerea în aplicare a verificărilor și echilibrelor și prin monitorizarea tranzacțiilor pentru activități neobișnuite. De exemplu, o societate poate solicita ca toate cheltuielile să fie aprobate de un supraveghetor și ca toate înregistrările în jurnal să fie revizuite de o parte independentă.
În cele din urmă, controalele contabile interne sunt esențiale pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și de reglementare. Acest lucru se realizează prin punerea în aplicare a unor politici și proceduri care respectă legile și reglementările aplicabile. De exemplu, o societate poate solicita ca toate situațiile financiare să fie întocmite în conformitate cu principiile contabile general acceptate și ca toate declarațiile fiscale să fie depuse la timp.
În concluzie, controalele contabile interne sunt esențiale pentru menținerea unor înregistrări financiare fiabile și pentru asigurarea integrității tranzacțiilor financiare ale unei societăți. Aceste controale sunt concepute pentru a proteja activele, pentru a asigura acuratețea și integralitatea, pentru a preveni erorile sau fraudele și pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și de reglementare. Prin punerea în aplicare a unor controale contabile interne eficiente, societățile își pot îmbunătăți raportarea financiară, pot reduce riscul de pierderi sau de fraudă și își pot îmbunătăți performanța financiară globală.
Controalele interne în contabilitate se referă la politicile și procedurile pe care o companie le implementează pentru a-și proteja activele și pentru a asigura acuratețea și fiabilitatea situațiilor sale financiare. Iată care sunt cele șapte controale interne în contabilitate:
1. Separarea sarcinilor: Acest control asigură faptul că niciun angajat nu deține controlul complet asupra unei tranzacții financiare. De exemplu, persoana care aprobă o tranzacție nu trebuie să fie aceeași persoană care o înregistrează.
2. Autorizare: Acest control impune ca toate tranzacțiile financiare să fie aprobate de către personalul autorizat. Această autorizare poate lua diverse forme, cum ar fi o semnătură sau o aprobare electronică.
3. Garanții fizice: Acest control presupune securizarea fizică a activelor companiei, cum ar fi numerarul, inventarul și echipamentele. Aceasta poate include măsuri precum seifuri încuiate, camere de supraveghere și acces restricționat la anumite zone.
4. Registrele contabile: Acest control presupune ca toate tranzacțiile financiare să fie înregistrate în mod precis și complet. Aceasta include menținerea unei documentații adecvate și asigurarea faptului că toate tranzacțiile sunt clasificate în mod corespunzător.
5. Controale de acces: Acest control asigură faptul că numai personalul autorizat are acces la informațiile financiare ale societății. Aceasta poate include sisteme protejate prin parolă și acces fizic restricționat la înregistrările financiare.
6. Verificarea independentă: Acest control presupune verificarea acurateței informațiilor financiare prin examinări independente, cum ar fi audituri sau reconcilieri.
7. Monitorizare: Acest control implică monitorizarea continuă a activităților financiare ale companiei pentru a detecta orice nereguli sau potențiale fraude. Aceasta poate include revizuiri periodice ale rapoartelor financiare și analize ale tendințelor financiare.
Controalele interne sunt politicile și procedurile puse în aplicare de o companie pentru a asigura acuratețea rapoartelor sale financiare, pentru a-și proteja activele și pentru a preveni frauda. Există nouă controale interne comune în contabilitate pe care fiecare companie ar trebui să le implementeze:
1. Separarea sarcinilor: Acest control separă sarcinile și responsabilitățile cheie între diferiți angajați pentru a preveni ca o singură persoană să dețină un control prea mare asupra unei tranzacții financiare.
2. Autorizare: Acest control impune ca toate tranzacțiile financiare să fie autorizate de către o parte responsabilă înainte de a fi procesate.
3. Controale fizice: Acest control asigură că activele fizice, cum ar fi numerarul, inventarul și echipamentele, sunt securizate și protejate împotriva furtului, deteriorării sau pierderii.
4. Controlul sistemului contabil: Acest control asigură că înregistrările contabile ale societății sunt exacte și fiabile și că tranzacțiile sunt înregistrate în mod corespunzător.
5. Controale de acces: Acest control asigură faptul că numai persoanele autorizate au acces la informații, sisteme și date financiare sensibile.
6. Reconcilierea periodică: Acest control presupune compararea a două seturi de înregistrări pentru a se asigura că acestea corespund, cum ar fi extrasele de cont bancar și înregistrările contabile.
7. Monitorizare: Acest control implică monitorizarea continuă a tranzacțiilor financiare pentru a detecta și preveni orice erori sau fraude.
8. Instruire și educație: Acest control asigură faptul că angajații sunt instruiți cu privire la controalele interne ale companiei și înțeleg rolul lor în menținerea acestora.
9. Auditul: Acest control presupune efectuarea periodică de audituri interne și externe pentru a se asigura că controalele interne ale societății funcționează în mod eficient și pentru a identifica eventualele puncte slabe sau domenii de îmbunătățire.