În calitate de profesionist, cunoașteți oameni noi și obțineți cărți de vizită în mod regulat. Poate deveni anevoios să introduceți manual informațiile fiecărui contact în agenda dvs. din Outlook. Din fericire, puteți să scanați cu ușurință cărțile de vizită și să le adăugați în Outlook în doar câțiva pași.
Pasul 1: Alegeți o aplicație de scanare a cărților de vizită
Există multe aplicații gratuite și plătite disponibile atât în App Store, cât și în Google Play Store. Una dintre aceste aplicații este CamCard. Aceasta vă permite să faceți o fotografie a unei cărți de vizită și extrage automat informațiile contactului. Puteți apoi să le salvați în contactele din telefon sau să le exportați în Outlook.
Pasul 2: Deschideți aplicația și faceți o fotografie
După ce ați descărcat aplicația, deschideți-o și faceți o fotografie a cărții de vizită pe care doriți să o adăugați în Outlook. Asigurați-vă că felicitarea este bine luminată și focalizată. Aplicația va detecta automat marginile cardului și va captura informațiile.
Pasul 3: Revizuirea și editarea informațiilor
După ce aplicația a extras informațiile contactului, le puteți revizui pentru acuratețe. Uneori, este posibil ca aplicația să nu detecteze toate detaliile sau să facă greșeli. Puteți edita informațiile înainte de a le salva în contactele dvs. sau de a le exporta în Outlook.
Pasul 4: Salvare în Outlook
Pentru a salva contactul în Outlook, alegeți opțiunea de export din cadrul aplicației. Este posibil să fie nevoie să selectați opțiunea "Open with" (Deschidere cu) și apoi să alegeți Outlook. Contactul va fi adăugat în agenda dvs. din Outlook, gata de utilizare.
Urmând acești pași simpli, vă puteți gestiona eficient contactele prin scanarea cărților de vizită și adăugarea lor în Outlook. Acest lucru vă va economisi timp și va elimina necesitatea de a introduce manual informațiile de contact. De asemenea, puteți utiliza aplicația CamCard pentru a scana mai multe cărți de vizită în același timp și chiar pentru a vă conecta cu contactele de pe LinkedIn.
Importul cărților de vizită în Outlook este un proces simplu. Iată care sunt pașii de urmat:
1. În primul rând, trebuie să aveți cărțile de vizită în format digital. Acesta poate fi sub forma unui fișier vCard (.vcf), a unui fișier Excel (.xls sau .xlsx) sau a unui fișier CSV.
2. Deschideți Microsoft Outlook și accesați meniul "File".
3. Faceți clic pe "Open & Export" (Deschidere și export) și apoi selectați "Import/Export".
4. În Expertul de import și export, selectați "Import from another program or file" și faceți clic pe "Next".
5. Selectați tipul de fișier din care doriți să importați (Excel, CSV sau vCard) și faceți clic pe "Next" (Următorul).
6. Localizați fișierul pe computerul dvs. și selectați-l. Faceți clic pe "Next" (Următorul).
7. Alegeți locul în care doriți să importați contactele (de obicei, folderul implicit Contacts) și faceți clic pe "Next" (Următorul).
8. Mapați câmpurile din fișierul dvs. cu câmpurile corespunzătoare din Outlook. Faceți clic pe "Next" (Următorul).
9. Alegeți dacă doriți să permiteți dublurile sau să înlocuiți dublurile. Faceți clic pe "Next" (Următorul).
10. Revizuiți rezumatul importului și faceți clic pe "Finish" (Terminare) pentru a finaliza procesul.
Odată ce importul este finalizat, ar trebui să vedeți contactele dvs. profesionale listate în folderul Contacte Outlook.
Scanarea unei cărți de vizită și adăugarea acesteia la contactele dvs. este un proces simplu care poate fi realizat cu ajutorul smartphone-ului dvs. Urmați pașii de mai jos:
1. Deschideți aplicația aparat foto de pe smartphone și poziționați cartea de vizită în cadrul aparatului foto. Asigură-te că este bine luminată și că textul este clar și lizibil.
2. Dacă telefonul dvs. are încorporată tehnologia OCR (recunoaștere optică a caracterelor), aceasta va detecta automat cartea de vizită și vă va oferi să salvați detaliile de contact în contactele telefonului dvs. Pur și simplu apăsați pe invitație și urmați instrucțiunile pentru a salva contactul.
3. Dacă telefonul dvs. nu dispune de tehnologia OCR sau dacă nu reușește să detecteze cartea de vizită, puteți utiliza o aplicație terță pentru a scana și salva detaliile contactului. Există multe aplicații gratuite și cu plată disponibile atât în App Store, cât și în magazinul Google Play care pot face acest lucru.
4. După ce ați descărcat și instalat aplicația, pur și simplu lansați-o și urmați instrucțiunile pentru a scana cartea de vizită. Majoritatea aplicațiilor vă vor permite să editați detaliile de contact înainte de a le salva în contactele telefonului.
5. Odată ce detaliile de contact au fost salvate, le puteți accesa din aplicația de contacte a telefonului dvs. și puteți vizualiza informațiile ca pentru orice alt contact.
Nu uitați, este întotdeauna o bună practică să verificați de două ori informațiile înainte de a le salva în contactele dvs. pentru a vă asigura de acuratețe.
Pentru a adăuga o carte de vizită digitală la un e-mail, puteți urma acești pași:
1. Creați o carte de vizită digitală: Puteți crea o carte de vizită digitală folosind diverse instrumente, cum ar fi Microsoft Outlook, Apple Mail, Gmail, etc. De asemenea, puteți utiliza instrumente online precum Canva, Adobe Spark sau Visme pentru a crea un șablon de carte de vizită digitală.
2. Salvați cartea de vizită digitală: După ce ați creat cartea de vizită digitală, salvați-o pe computerul dvs. sau pe un serviciu de stocare în cloud precum Google Drive sau Dropbox.
3. Introduceți cartea de vizită digitală în e-mail: Deschideți clientul de e-mail și creați un e-mail nou. Faceți clic pe fila sau pe pictograma "Insert" (Inserare) și selectați "Attach File" (Atașare fișier) sau "Insert File" (Inserare fișier), în funcție de clientul de e-mail pe care îl utilizați. Alegeți fișierul cu cartea de vizită digitală pe care l-ați salvat la pasul 2 și atașați-l la e-mail.
4. Personalizați mesajul de e-mail: Adăugați un mesaj personalizat în e-mail, prezentați-vă și explicați de ce partajați cartea de vizită digitală. De asemenea, puteți include un apel la acțiune pentru a încuraja destinatarul să vă contacteze.
5. Trimiteți e-mailul: După ce ați finalizat toți pașii, verificați de două ori mesajul de e-mail și atașamentele înainte de a-l trimite destinatarului.
Pe scurt, adăugarea unei cărți de vizită digitale la un e-mail presupune crearea unei cărți de vizită digitale, salvarea acesteia, inserarea ei în e-mail, personalizarea mesajului de e-mail și trimiterea e-mailului.