Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, căsuța dvs. de primire poate deveni rapid un dezastru. O modalitate de a vă păstra e-mailul organizat este să arhivați mesajele vechi pe care nu aveți nevoie să le accesați în mod regulat. În acest articol, vă vom arăta cum să arhivați e-mailurile în Outlook Web Access (OWA).
Primul pas este să vă conectați la contul dvs. de Outlook Web Access. Introduceți adresa dvs. de e-mail și parola pentru a accesa căsuța de primire.
În continuare, selectați e-mailurile pe care doriți să le arhivați. Puteți face acest lucru făcând clic pe caseta de selectare de lângă fiecare e-mail sau selectând mai multe e-mailuri deodată, ținând apăsată tasta CTRL în timp ce faceți clic pe fiecare e-mail.
După ce ați selectat e-mailurile pe care doriți să le arhivați, faceți clic pe butonul Arhivă situat în partea de sus a paginii. Acest lucru va muta e-mailurile selectate în dosarul dvs. de arhivă.
Pentru a accesa dosarul dvs. de arhivă, faceți clic pe butonul Archive (Arhivă) situat în partea stângă a ecranului. Acest lucru va afișa toate e-mailurile dvs. arhivate.
Dacă aveți nevoie să accesați un e-mail pe care l-ați arhivat, îl puteți căuta folosind bara de căutare situată în partea de sus a ecranului. Pur și simplu introduceți un cuvânt cheie sau o frază legată de e-mailul pe care îl căutați, iar OWA va afișa toate e-mailurile arhivate care corespund criteriilor de căutare.
Arhivarea e-mailurilor pe OWA este un proces simplu care vă poate ajuta să vă păstrați căsuța de intrare organizată și fără dezordine. Urmând acești pași, veți putea arhiva rapid și ușor e-mailurile vechi pe care nu aveți nevoie să le accesați în mod regulat, putând în același timp să le recuperați atunci când aveți nevoie de ele.
Pentru a arhiva e-mailuri în Outlook Office 365 webmail, puteți urma pașii de mai jos:
1. Deschideți Outlook Office 365 webmail și accesați căsuța dvs. de primire.
2. Selectați e-mailul (e-mailurile) pe care doriți să le arhivați.
3. Faceți clic pe butonul "Archive" (Arhiva) situat în meniul de sus. Rețineți că, dacă nu vedeți butonul "Arhivă", este posibil să fie necesar să îl activați mergând la "Setări" > "Opțiuni" > "Mail" > "Arhivă" și să comutați comutatorul la "Activat".
4. E-mailul (e-mailurile) selectat(e) va (vor) fi mutat(e) acum în dosarul "Archive" (Arhivă) din căsuța dvs. poștală.
Alternativ, puteți, de asemenea, să creați un nou dosar special pentru arhivarea e-mailurilor, făcând clic dreapta pe numele căsuței dvs. poștale și selectând "New Folder" (Dosar nou). Numiți folderul ceva de genul "Archived Emails" (Emailuri arhivate) și trageți și plasați e-mailurile pe care doriți să le arhivați în acest folder. Această metodă vă permite să păstrați e-mailurile arhivate separat de cutia poștală obișnuită și vă poate facilita găsirea lor mai târziu.
Pentru a arhiva automat în Outlook Web App, urmați acești pași:
1. Conectați-vă la contul dvs. de Outlook
2. Faceți clic pe pictograma de angrenaj "Settings" (Setări) din colțul din dreapta sus
3. Selectați "View all Outlook settings" (Vizualizați toate setările Outlook) în partea de jos a meniului derulant
4. Faceți clic pe "Mail" (Poștă) în meniul din stânga
5. Selectați "General" (General) și derulați în jos până când vedeți secțiunea "Automatic processing" (Procesare automată)
6. Faceți clic pe "RetentionPolicy" (Politica de păstrare) și selectați "Edit" (Editare)
7. Bifați căsuța de lângă "Enable archive mailbox"
8. Alegeți numărul de zile pentru ca elementele să fie mutate în arhivă (de exemplu, 30 de zile)
9. Faceți clic pe "Save"
După ce ați finalizat acești pași, Outlook va muta automat elementele mai vechi în căsuța poștală de arhivă în funcție de numărul de zile pe care l-ați selectat. Acest lucru vă va ajuta să reduceți dezordinea din cutia poștală și să păstrați mesajele importante ușor accesibile.
Pentru a arhiva toate e-mailurile în Webmail, puteți urma pașii de mai jos:
1. Conectați-vă la contul dvs. de Webmail folosind numele de utilizator și parola.
2. Selectați toate e-mailurile pe care doriți să le arhivați bifând căsuța de selectare din dreptul lor.
3. Faceți clic pe butonul "Archive" (Arhiva) situat în partea de sus a ecranului.
4. Va apărea o fereastră pop-up în care puteți alege locația în care doriți să arhivați e-mailurile. Puteți alege locația de arhivare implicită sau puteți crea una nouă.
5. După ce ați ales locația, faceți clic pe butonul "Archive" pentru a începe procesul de arhivare.
6. În funcție de numărul de e-mailuri pe care le arhivați, este posibil să dureze ceva timp până la finalizarea procesului.
7. După ce procesul de arhivare este finalizat, puteți accesa e-mailurile arhivate navigând la locația în care le-ați stocat.
Este important să rețineți că arhivarea e-mailurilor în Webmail este diferită de ștergerea acestora. Arhivarea nu face decât să mute e-mailurile într-o altă locație, păstrându-le în același timp accesibile, în timp ce ștergerea le elimină definitiv din căsuța dvs. de primire.
În Outlook Web App, dosarul de arhivă se află de obicei în bara laterală din stânga, sub secțiunea "Dosare". Dacă nu vedeți folderul de arhivă listat, acesta poate fi prăbușit sub opțiunea "Mai multe". Pentru a-l accesa, dați pur și simplu clic pe "More" (Mai multe) și căutați opțiunea folderului "Archive" (Arhivă). Dacă tot nu reușiți să localizați dosarul de arhivă, este posibil ca organizația dumneavoastră să fi dezactivat această funcție sau să fi personalizat aspectul interfeței Outlook Web App. În acest caz, este posibil să trebuiască să vă consultați cu departamentul IT sau cu administratorul de sistem pentru îndrumări suplimentare.
Există mai multe motive pentru care este posibil să nu vă puteți vedea arhiva online în Outlook. Un motiv ar putea fi faptul că arhiva online nu este activată în serverul Exchange al organizației dumneavoastră. În acest caz, ar trebui să contactați administratorul Exchange pentru a vedea dacă o poate activa pentru dumneavoastră.
Un alt motiv ar putea fi faptul că nu sunteți conectat la internet sau că conexiunea dvs. este lentă. În acest caz, este posibil să trebuiască să așteptați ca conexiunea dvs. să se îmbunătățească sau să vă depanați conexiunea la internet.
În cele din urmă, ar putea fi faptul că versiunea dvs. de Outlook nu este compatibilă cu funcția de arhivare online. În acest caz, este posibil să fie necesar să vă actualizați versiunea Outlook la cea mai recentă care acceptă această funcție.
În general, dacă întâmpinați probleme cu arhiva online în Outlook, cel mai bine este să vă consultați cu administratorul Exchange sau cu serviciul de asistență Microsoft pentru a obține asistență în rezolvarea problemei.