În calitate de proprietar de afacere sau de angajat, este posibil să suportați cheltuieli pentru care aveți dreptul să fiți rambursat de către compania dumneavoastră. Aceste cheltuieli pot include deplasări, mese sau alte cheltuieli legate de afaceri. Quickbooks facilitează urmărirea cheltuielilor rambursate, asigurându-vă că sunteți rambursat cu exactitate pentru cheltuielile dumneavoastră.
Primul pas pentru urmărirea cheltuielilor rambursate în Quickbooks este să creați un cont de cheltuieli pentru cheltuielile rambursate. Pentru a face acest lucru, mergeți la Planul de conturi și creați un cont nou în categoria Cheltuieli. Puteți numi acest cont "Cheltuieli rambursate" sau ceva similar.
După ce ați creat contul de cheltuieli rambursate, puteți începe să vă urmăriți cheltuielile. Pentru a face acest lucru, creați o tranzacție de cheltuieli în Quickbooks pentru fiecare cheltuială pe care o efectuați. Asigurați-vă că selectați contul de cheltuieli corespunzător pentru fiecare tranzacție. Dacă utilizați Quickbooks Online, puteți, de asemenea, să încărcați chitanțele pentru fiecare tranzacție de cheltuieli.
Atunci când vi se rambursează cheltuielile, puteți crea o nouă tranzacție de cheltuieli și puteți selecta contul de cheltuieli rambursate ca și categorie. Acest lucru va asigura că rambursarea este înregistrată separat de tranzacția de cheltuieli inițială. De asemenea, puteți adăuga o notă sau un memorandum la tranzacție pentru a indica faptul că este vorba de o rambursare.
Pentru a reconcilia contul de cheltuieli rambursate, puteți rula un raport în Quickbooks pentru a afișa toate tranzacțiile care au fost înregistrate în contul de cheltuieli rambursate. Acest raport vă va arăta tranzacțiile de cheltuieli originale, precum și tranzacțiile de rambursare. Puteți utiliza acest raport pentru a vă asigura că ați fost rambursat corect pentru cheltuielile dumneavoastră.
În concluzie, urmărirea cheltuielilor rambursate în Quickbooks este ușoară și simplă. Creând un cont separat pentru cheltuielile rambursate și înregistrând fiecare tranzacție în parte, vă puteți asigura că vi se rambursează cu exactitate cheltuielile. Quickbooks facilitează, de asemenea, reconcilierea contului de cheltuieli rambursate, oferindu-vă liniștea de a fi siguri că cheltuielile dvs. au fost urmărite și rambursate în mod corespunzător.
Pentru a clasifica rambursarea cheltuielilor în QuickBooks, va trebui să urmați acești pași:
1. Creați un cont nou: În primul rând, trebuie să creați un cont nou pentru rambursarea cheltuielilor. Pentru a face acest lucru, mergeți la Listă > Plan de conturi > Cont nou. Selectați "Expense" ca tip de cont, denumiți contul (de exemplu, "Expense Reimbursement") și salvați-l.
2. Înregistrați rambursarea: În continuare, trebuie să înregistrați rambursarea în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, creați o nouă tranzacție de cheltuieli, accesând meniul Semnul plus (+) > Cheltuieli. Introduceți numele angajatului care a efectuat cheltuiala, data rambursării și suma rambursată. În câmpul "Account" (Cont), selectați contul pe care l-ați creat la pasul 1 ("Expense Reimbursement").
3. Clasificați cheltuiala inițială: În cele din urmă, trebuie să clasificați cheltuiala originală pentru care angajatul a fost rambursat. Pentru a face acest lucru, mergeți la fila "Expenses" (Cheltuieli) și selectați tranzacția de cheltuieli originală. În câmpul "Category" (Categorie), selectați contul de cheltuieli corespunzător (de exemplu, "Travel Expenses" (Cheltuieli de călătorie), "Office Supplies" (Consumabile de birou) etc.). Asigurați-vă că suma pe care o introduceți se potrivește cu suma cheltuielilor originale (nu cu suma de rambursare).
Urmând acești pași, veți putea să clasificați cu exactitate rambursarea cheltuielilor în QuickBooks.
Atunci când primiți rambursarea unor cheltuieli pe care le-ați plătit deja, trebuie să le înregistrați în sistemul dvs. contabil. Trebuie urmați următorii pași pentru a înregistra cheltuielile rambursate:
1. Creați un cont nou: Trebuie să creați un cont nou în sistemul dvs. contabil pentru a înregistra cheltuielile rambursate. Acest cont ar trebui să fie un cont de pasiv și ar trebui să se numească "Cheltuieli rambursate".
2. Înregistrați cheltuiala inițială: Ar trebui să înregistrați cheltuiala inițială în contul de cheltuieli corespunzător din sistemul dvs. contabil.
3. Înregistrați rambursarea: Trebuie să înregistrați rambursarea în contul "Cheltuieli rambursate". Acest lucru va crește soldul contului.
4. Reconciliați conturile: Trebuie să reconciliați contul "Cheltuieli rambursate" pentru a vă asigura că acesta corespunde cu suma care v-a fost rambursată.
5. Compensați pasivul: După ce ați fost rambursat, ar trebui să ștergeți datoria transferând suma din contul "Cheltuieli rambursate" în contul corespunzător din sistemul dvs. contabil.
Urmând acești pași, vă puteți asigura că înregistrările dvs. contabile reflectă cu exactitate cheltuielile rambursate și rambursările corespunzătoare.
Când vine vorba de clasificarea cheltuielilor rambursate, este important să vă asigurați că cheltuielile sunt înregistrate cu exactitate și în categoria corespunzătoare. Există câțiva pași pe care îi puteți urma pentru a clasifica cheltuielile rambursate:
1. Identificați cheltuiala: Primul pas este să identificați cheltuiala care a fost rambursată. Aceasta poate fi orice, de la cheltuieli de călătorie, consumabile de birou sau chiar mese și divertisment.
2. Determinați categoria: După ce ați identificat cheltuiala, este important să determinați categoria în care se încadrează. Aceasta ar putea fi orice, de la cheltuieli de călătorie, cheltuieli de birou sau chiar cheltuieli diverse.
3. Înregistrați cheltuiala: După ce ați determinat categoria, puteți înregistra cheltuiala în contul corespunzător din programul dvs. de contabilitate. Acest lucru vă va ajuta să țineți evidența cheltuielilor și să vă asigurați că acestea sunt clasificate corect.
4. Înregistrați rambursarea: Când primiți rambursarea, va trebui să o înregistrați, de asemenea, în softul dvs. de contabilitate. Acest lucru vă va ajuta să țineți evidența banilor care intră și ies din afacerea dvs.
5. Reconciliați contul: În cele din urmă, este important să reconciliezi contul pentru a te asigura că toate cheltuielile și rambursările au fost înregistrate cu exactitate. Acest lucru vă va ajuta să păstrați registrele la zi și să vă asigurați că aveți o imagine exactă a finanțelor afacerii dumneavoastră.