Fiecare afacere, indiferent de mărimea și industria sa, trebuie să țină evidența achizițiilor și plăților sale. Acest lucru este esențial pentru menținerea unor evidențe financiare exacte, gestionarea stocurilor și asigurarea plăților la timp către furnizori și vânzători. Două instrumente utilizate în mod obișnuit în acest scop sunt jurnalul comenzilor de achiziție și factura. Deși pot părea similare, acestea îndeplinesc funcții diferite și sunt importante pentru diferite etape ale procesului de achiziție.
Un jurnal al comenzilor de achiziție este un instrument de evidență utilizat pentru a urmări toate comenzile de achiziție efectuate de o întreprindere. Acesta include informații precum data comenzii, numele furnizorului și informațiile de contact ale acestuia, articolele sau serviciile comandate, cantitatea, prețul și data de livrare preconizată. Acest jurnal este utilizat de obicei de către departamentul de achiziții pentru a gestiona nivelul stocurilor și pentru a se asigura că comenzile sunt onorate în timp util.
Jurnalul comenzilor de achiziție servește ca referință pentru întregul proces de achiziție, de la cererea inițială până la plata finală. Acesta ajută la prevenirea erorilor și a litigiilor, oferind o înregistrare clară a ceea ce a fost comandat, când a fost comandat și de către cine. De asemenea, permite întreprinderilor să își urmărească cheltuielile și să întocmească un buget corespunzător, deoarece pot vedea exact cât de mult a fost cheltuit pentru fiecare comandă.
O factură este un document trimis de un furnizor către un client prin care se solicită plata pentru bunurile sau serviciile furnizate. Aceasta include informații precum data facturii, numele furnizorului și datele de contact ale acestuia, articolele sau serviciile furnizate, cantitatea, prețul și data scadenței plății. Factura servește drept notă de plată pe care clientul trebuie să o achite pentru a-și lichida contul cu furnizorul.
Factura este un document important atât pentru furnizor, cât și pentru client. Pentru vânzător, aceasta are rolul de a-i reaminti clientului că trebuie să plătească și oferă o înregistrare a tranzacției. Pentru client, aceasta servește drept dovadă a plății și îi permite acestuia să își urmărească cheltuielile și să își facă un buget corespunzător.
Deși atât jurnalul comenzii de achiziție, cât și factura îndeplinesc funcții importante în procesul de achiziție, acestea sunt utilizate în etape diferite și au scopuri diferite. Jurnalul comenzii de achiziție este utilizat pentru a urmări comenzile înainte ca acestea să fie onorate, în timp ce factura este utilizată pentru a solicita plata după ce bunurile sau serviciile au fost furnizate. Jurnalul comenzii de achiziție este utilizat la nivel intern de către departamentul de achiziții, în timp ce factura este trimisă în exterior către client. În cele din urmă, jurnalul comenzilor de achiziție urmărește comenzile efectuate de către întreprindere, în timp ce factura urmărește plățile efectuate de către întreprindere către furnizori.
În concluzie, urmărirea achizițiilor și a plăților este esențială pentru orice întreprindere. Registrul comenzilor și factura sunt două instrumente importante utilizate în acest scop. Deși pot părea similare, ele îndeplinesc funcții diferite și sunt importante pentru diferite etape ale procesului de achiziție. Prin utilizarea eficientă a acestor două instrumente, întreprinderile pot asigura o evidență financiară exactă, pot gestiona nivelul stocurilor și pot menține relații pozitive cu furnizorii și clienții lor.
Un jurnal PO, cunoscut și sub numele de jurnal al comenzilor de achiziție, este o înregistrare a tuturor comenzilor de achiziție efectuate de o companie sau organizație. Este un document care urmărește starea comenzilor de achiziție, oferind o imagine clară a procesului de achiziție de la început până la sfârșit. Jurnalul OP include, de obicei, informații precum numărul comenzii de achiziție, data, numele furnizorului, descrierea articolului, cantitatea, prețul, data livrării și condițiile de plată.
Scopul unui jurnal al OP este de a se asigura că toate comenzile de achiziție sunt documentate în mod corespunzător și procesate în timp util. Acesta ajută la prevenirea erorilor sau a discrepanțelor în procesul de achiziție și oferă un punct de referință pentru audituri sau rapoarte financiare. Prin menținerea unui jurnal al OP, o companie poate, de asemenea, să își monitorizeze cheltuielile și să se asigure că se menține în limitele bugetului.
În plus, un jurnal al OP-urilor poate fi un instrument valoros pentru asistență pentru clienți. În cazul în care un client are întrebări cu privire la starea comenzii sale, un reprezentant al serviciului de asistență pentru clienți poate face referire la jurnalul OP pentru a furniza informații exacte și în timp util. Acest lucru poate contribui la îmbunătățirea satisfacției clienților și la consolidarea încrederii în companie.
În general, un jurnal PO este un document esențial pentru orice afacere care se angajează în achiziționarea de bunuri sau servicii. Acesta ajută la asigurarea faptului că procesele de achiziție sunt eficiente, exacte și transparente și reprezintă o resursă valoroasă pentru echipele financiare și de asistență pentru clienți.
În lumea afacerilor, de obicei, o comandă de achiziție (PO) vine mai întâi înaintea unei facturi. O OP este un document pe care un cumpărător îl trimite unui furnizor pentru a solicita bunuri sau servicii. Acesta prezintă detaliile comenzii, inclusiv cantitatea, prețul și data de livrare. Odată ce furnizorul primește OP, acesta pregătește bunurile sau serviciile și le trimite cumpărătorului.
După ce cumpărătorul primește bunurile sau serviciile, va primi o factură de la furnizor. O factură este un document care prezintă detalii despre bunurile sau serviciile furnizate, împreună cu suma datorată și condițiile de plată. Cumpărătorul analizează apoi factura pentru a se asigura că se potrivește cu detaliile din OP și, dacă totul este corect, va procesa plata.
Prin urmare, o OP este pe primul loc, deoarece servește drept acord formal între cumpărător și furnizor pentru bunurile sau serviciile care urmează să fie furnizate, în timp ce o factură este o cerere oficială de plată după ce bunurile sau serviciile au fost furnizate.