În calitate de proprietar sau manager al unei afaceri, știți cât de important este să țineți evidența fiecărui bănuț cheltuit. O modalitate de a face acest lucru este prin utilizarea comenzilor de achiziție (PO) în QuickBooks Online. OP vă permit să creați o evidență organizată a fiecărei achiziții și să vă asigurați că primiți produsele/serviciile corecte de la furnizorii dumneavoastră. În acest articol, vă vom arăta cum să adăugați OP-uri la facturile dumneavoastră QuickBooks Online.
Înainte de a începe să folosiți OP-urile, trebuie să activați această funcție în contul dumneavoastră QuickBooks Online. Pentru a face acest lucru, mergeți la pictograma Gear > Account and Settings > Expenses > Purchase Orders. Apoi, activați comutatorul pentru "Utilizați ordinele de cumpărare".
După ce ați activat OP-urile, puteți crea o nouă comandă de cumpărare mergând la Icoana Plus > Purchase Order (Comandă de cumpărare). În OP, va trebui să introduceți informațiile despre furnizor, articolele/serviciile pe care le comandați și orice alte detalii relevante. Asigurați-vă că includeți numărul OP, deoarece veți avea nevoie de acesta pentru a lega OP de factură.
Acum că ați creat o OP, o puteți adăuga la factură. Începeți prin a crea o factură nouă, accesând Pictograma Plus > Invoice. În formularul de factură, veți vedea un câmp pentru "PO Number". Introduceți numărul OP aici, iar QuickBooks Online va completa automat factura cu articolele/serviciile din OP. Puteți apoi să faceți orice modificări necesare la factură și să o trimiteți clientului dumneavoastră.
În cele din urmă, este important să urmăriți OP-urile și facturile în QuickBooks Online. Puteți vizualiza toate OP-urile dvs. mergând la pictograma Plus > Purchase Order (Ordin de cumpărare). Pentru a vedea facturile care sunt legate de OP-uri, mergeți la fila Vânzări > Facturi > Filtru > Comenzi de achiziție aferente. Aceasta vă va afișa o listă cu toate facturile care au OP atașate.
Prin utilizarea comenzilor de achiziție în QuickBooks Online, vă puteți eficientiza procesul de facturare și puteți ține evidența fiecărei achiziții. Asigurați-vă că urmați acești pași pentru a adăuga OP-uri la facturile dvs. și pentru a rămâne organizat.
Atunci când o comandă de achiziție este emisă de un cumpărător către un vânzător, aceasta servește ca o confirmare scrisă a bunurilor sau serviciilor pe care cumpărătorul le solicită vânzătorului. Atunci când vânzătorul trimite o factură cumpărătorului pentru a solicita plata, informațiile referitoare la comanda de achiziție trebuie să fie incluse pe factură.
De obicei, numărul comenzii de cumpărare, data și orice alte detalii relevante, cum ar fi cantitățile și prețurile, vor fi incluse pe factură într-un câmp sau secțiune separată. Acest lucru permite cumpărătorului să identifice cu ușurință comanda de achiziție aferentă facturii și asigură faptul că plata se face pentru bunurile sau serviciile corecte.
Este important atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător să se asigure că informațiile din comanda de achiziție sunt reflectate cu exactitate pe factură, deoarece orice discrepanțe sau erori ar putea duce la întârzieri de plată sau la alte probleme. Prin includerea detaliilor comenzii de achiziție pe factură, ambele părți se pot asigura că tranzacția este documentată și urmărită în mod corespunzător.
Pentru a crea o comandă de achiziție dintr-o factură în QuickBooks, urmați acești pași:
1. Deschideți QuickBooks și navigați la meniul "Vendors" (Furnizori).
2. Din meniul "Vendors" (Furnizori), selectați "Create Purchase Orders" (Creare comenzi de cumpărare).
3. În câmpul "Vendor" (Furnizor), selectați furnizorul pentru care doriți să creați o comandă de achiziție.
4. În fila "Items", selectați articolele pe care doriți să le comandați de la furnizor și introduceți cantitatea pe care doriți să o achiziționați.
5. Dacă nu ați creat încă un articol în QuickBooks pentru produsul pe care doriți să îl achiziționați, îl puteți adăuga făcând clic pe "Add New Item" și introducând detaliile articolului.
6. După ce ați adăugat toate articolele pe care doriți să le achiziționați, faceți clic pe "Save & Close".
7. Acum, puteți transforma comanda de achiziție într-o factură făcând clic pe butonul "Create Invoice" (Creare factură) din meniul "Purchase Orders" (Comenzi de achiziție).
8. Selectați comanda de achiziție pe care doriți să o transformați în factură, iar QuickBooks va completa automat factura cu detaliile din comanda de achiziție.
9. Revizuiți factura pentru a vă asigura că toate detaliile sunt corecte, apoi faceți clic pe "Save & Close" pentru a crea factura.
Urmând acești pași, puteți crea cu ușurință o comandă de achiziție dintr-o factură în QuickBooks. Acest lucru vă poate ajuta să țineți evidența comenzilor dvs. și să vă asigurați că plătiți corect furnizorii pentru bunurile și serviciile pe care le primiți.
Da, este recomandat să se treacă un număr PO (Purchase Order) pe o factură, dacă clientul a furnizat unul. Un număr PO este un identificator unic care ajută clientul să urmărească și să potrivească factura cu înregistrările sale. De asemenea, ajută la asigurarea faptului că articolele sau serviciile facturate au fost autorizate de către client și convenite în comanda de achiziție. Includerea unui număr PO pe factură poate accelera, de asemenea, procesul de plată, deoarece oferă o referință clară pentru client la procesarea facturii. În cazul în care clientul nu a furnizat un număr de comandă, este totuși o bună practică să includeți unul pe factură pentru propriile evidențe și referințe.
Da, puteți crea o comandă de achiziție (PO) în QuickBooks Online. O comandă de achiziție este un document utilizat pentru a solicita bunuri sau servicii de la un vânzător sau furnizor. În QuickBooks Online, puteți crea o comandă de achiziție urmând acești pași:
1. Din tabloul de bord QuickBooks Online, faceți clic pe butonul "+ Nou".
2. Selectați "Comandă de achiziție" din meniul derulant.
3. Completați formularul de comandă de achiziție cu detaliile necesare, cum ar fi numele furnizorului, articolele sau serviciile care se comandă, cantitatea și prețul.
4. Revizuiți Ordinul de achiziție și efectuați orice modificări necesare.
5. Faceți clic pe butonul "Save and send" (Salvează și trimite) pentru a trimite Comanda de achiziție către furnizor.
După ce comanda de achiziție este creată, o puteți utiliza pentru a urmări starea comenzii, pentru a primi bunurile sau serviciile și pentru a crea facturi sau plăți. QuickBooks Online vă permite, de asemenea, să vă personalizați șabloanele de comenzi de achiziție și să configurați memento-uri automate pentru comenzi de achiziție pentru a vă ajuta să simplificați procesul de achiziție.