Un consiliu executiv este responsabil de managementul general și de procesul decizional al unei organizații. Rolul secretarului unui consiliu executiv este de a ajuta la asigurarea desfășurării fără probleme și eficiente a ședințelor consiliului. Printre responsabilitățile sale se numără pregătirea ordinii de zi, întocmirea de procese-verbale și păstrarea înregistrărilor.
Una dintre cele mai importante responsabilități ale unui secretar este pregătirea ordinii de zi pentru fiecare ședință. Acest lucru implică colectarea de informații de la membrii consiliului și crearea unei schițe organizate a subiectelor care urmează să fie discutate. Secretarul trebuie să se asigure că toate punctele necesare sunt incluse și că ordinea discuțiilor este logică și eficientă.
În timpul ședinței, secretarul trebuie să întocmească un proces-verbal precis și detaliat. Aceasta include înregistrarea acțiunilor întreprinse, a deciziilor luate și a oricăror moțiuni sau voturi care au avut loc. Procesul-verbal trebuie să includă, de asemenea, orice discuții sau comentarii făcute de membrii consiliului. Secretarul trebuie să se asigure că procesul-verbal este dactilografiat și distribuit tuturor membrilor consiliului de administrație în timp util.
Pe lângă pregătirea ordinilor de zi și întocmirea proceselor-verbale, secretarul este responsabil de păstrarea înregistrărilor. Aceasta include urmărirea prezenței, a informațiilor de contact ale membrilor consiliului de administrație și a oricăror documente sau rapoarte oficiale care sunt generate în timpul ședințelor. De asemenea, secretarul trebuie să se asigure că toate înregistrările sunt păstrate în mod confidențial și sigur.
O altă responsabilitate importantă a secretarului este aceea de a-l asista pe președinte pentru a se asigura că consiliul funcționează în limitele legale și etice. Aceasta include respectarea tuturor legilor sau reglementărilor care guvernează organizația, precum și a propriilor statute și politici ale organizației. Secretarul trebuie să cunoască aceste norme și reglementări și trebuie să se asigure că consiliul de administrație le respectă.
În concluzie, rolul secretarului unui consiliu executiv este crucial pentru funcționarea eficientă și procesul decizional al unei organizații. Printre responsabilitățile sale se numără pregătirea ordinilor de zi, întocmirea de procese-verbale, păstrarea înregistrărilor și asigurarea conformității juridice și etice. Prin îndeplinirea acestor îndatoriri cu acuratețe și eficiență, secretarul contribuie la asigurarea faptului că consiliul de administrație este capabil să ia decizii în cunoștință de cauză și să își atingă obiectivele.
În contextul gestionării angajaților, întrebarea referitoare la puterile, îndatoririle și responsabilitățile secretarului se referă, de obicei, la secretarul unei organizații sau companii. Secretarul este un membru important al echipei executive, responsabil de gestionarea funcțiilor administrative ale organizației. Puterile, îndatoririle și responsabilitățile sale specifice pot varia în funcție de sectorul de activitate, dimensiunea și structura organizației, dar unele dintre cele mai comune includ:
1. Menținerea unor registre exacte: Secretarul este responsabil de păstrarea unor înregistrări exacte și actualizate ale tuturor ședințelor, deciziilor și acțiunilor întreprinse de organizație. Aceasta include păstrarea proceselor-verbale ale reuniunilor, arhivarea documentelor și rapoartelor importante și asigurarea respectării tuturor cerințelor legale și de reglementare.
2. Gestionarea comunicării: Secretarul este adesea responsabil pentru gestionarea comunicării între echipa executivă, angajați și părțile interesate externe. Aceștia pot fi responsabili de redactarea și distribuirea comunicărilor oficiale, de gestionarea site-ului web al organizației și a prezenței în social media și de coordonarea eforturilor de relații publice.
3. Organizarea reuniunilor: Secretarul este adesea responsabil de organizarea reuniunilor echipei executive, ale consiliului de administrație și ale altor părți interesate cheie. Aceasta include pregătirea ordinii de zi, distribuirea materialelor în avans și asigurarea prezenței tuturor participanților necesari.
4. Gestionarea conformității: Secretarul este responsabil pentru a se asigura că organizația respectă toate cerințele legale și de reglementare. Aceasta include gestionarea politicilor de guvernanță corporativă ale organizației, asigurarea faptului că toate documentele și rapoartele sunt depuse la timp și gestionarea conformității organizației cu legile și reglementările privind ocuparea forței de muncă.
5. Furnizarea de sprijin pentru echipa executivă: Secretarul este adesea responsabil de furnizarea de sprijin administrativ pentru echipa executivă. Acest lucru poate include gestionarea calendarelor acestora, programarea întâlnirilor și gestionarea aranjamentelor de călătorie.
În general, secretarul joacă un rol esențial în gestionarea funcțiilor administrative ale unei organizații. Aceștia sunt responsabili de menținerea unor înregistrări exacte, de gestionarea comunicării, de organizarea de întâlniri, de gestionarea conformității și de acordarea de sprijin echipei executive.
În majoritatea organizațiilor, secretarul nu este considerat, de obicei, o parte a consiliului executiv. Consiliul executiv este, de obicei, alcătuit din directori de nivel înalt și lideri ai companiei, care sunt responsabili de luarea deciziilor importante privind direcția organizației. Aceasta poate include CEO, CFO, COO, CMO și alți directori de rang înalt.
Rolul secretarului este, de obicei, de a asista consiliul executiv cu sarcini administrative, cum ar fi întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor, organizarea programelor și comunicarea cu părțile interesate. Deși secretarul poate participa la reuniunile consiliului executiv și poate oferi sprijin consiliului, acesta nu este considerat, de obicei, un membru al consiliului propriu-zis.
Acestea fiind spuse, este important să rețineți că structura și componența specifică a consiliilor executive pot varia în funcție de organizație. În unele cazuri, secretarul poate fi inclus ca membru al consiliului sau poate avea un rol mai important în procesul de luare a deciziilor. În cele din urmă, rolul secretarului și relația acestuia cu consiliul executiv vor depinde de organizația specifică și de structura de guvernanță a acesteia.