În calitate de proprietar al unei afaceri mici, una dintre cele mai importante sarcini pe care va trebui să le îndepliniți este facturarea clienților dumneavoastră. QuickBooks este un instrument excelent care vă poate ajuta să eficientizați procesul de facturare, dar poate fi copleșitor la început. În acest articol, vă vom ghida prin cea mai bună metodă de a factura în QuickBooks.
Primul pas în facturarea cu QuickBooks este să creați o factură. Puteți face acest lucru mergând la fila Customers (Clienți) și selectând Create Invoices (Creare facturi). De aici, puteți selecta clientul pe care doriți să îl facturați, adăugați articolele sau serviciile pe care le facturați și stabiliți condițiile de plată. QuickBooks va calcula automat suma totală datorată, iar dvs. puteți salva și trimite factura direct clientului.
Personalizarea facturii vă poate ajuta să vă diferențiați de concurență și să faceți o impresie bună clienților dumneavoastră. În QuickBooks, vă puteți personaliza cu ușurință facturile, adăugând logo-ul dvs., schimbând fontul și schema de culori și adăugând un mesaj personalizat. Pentru a face acest lucru, mergeți la pictograma Gear și selectați Custom Form Styles (Stiluri de formulare personalizate). De aici, puteți selecta șablonul pe care doriți să îl personalizați și puteți face toate modificările pe care le doriți.
QuickBooks oferă o varietate de opțiuni de plată pe care le puteți oferi clienților dumneavoastră. Prin configurarea opțiunilor de plată, puteți face mai ușor pentru clienții dvs. să vă plătească la timp și să reduceți riscul plăților întârziate. QuickBooks acceptă plăți cu cardul de credit, transferuri bancare și PayPal, printre alte opțiuni. Pentru a configura opțiunile de plată, mergeți la pictograma Gear și selectați Account and Settings (Cont și setări). De aici, selectați Plăți și apoi Configurare plăți pentru a începe.
Chiar și cu cele mai bune practici de facturare, este posibil ca unii clienți să nu-și respecte termenele de plată. QuickBooks vă poate ajuta să rămâneți la curent cu facturile întârziate prin trimiterea de memento-uri automate clienților dumneavoastră. Pentru a configura memento-uri automate, mergeți la pictograma Gear și selectați Account and Settings (Cont și setări). De aici, selectați Sales (Vânzări) și apoi Reminderi. Puteți personaliza memento-urile după bunul dumneavoastră plac și puteți seta frecvența memento-urilor.
În concluzie, QuickBooks poate fi un instrument neprețuit pentru proprietarii de afaceri mici care doresc să își eficientizeze procesul de facturare. Urmând pașii descriși mai sus, puteți crea facturi profesionale, le puteți personaliza după bunul dvs. plac, puteți seta opțiuni de plată și puteți fi la curent cu plățile întârziate. Cu aceste instrumente la dispoziție, puteți petrece mai puțin timp cu sarcinile administrative și mai mult timp pentru a vă dezvolta afacerea.
Când vine vorba de gestionarea facturilor dvs. în QuickBooks, este esențial să înțelegeți diferența dintre anularea și ștergerea unei facturi.
Anularea unei facturi înseamnă să o anulezi, dar să păstrezi totuși o înregistrare a acesteia în sistemul QuickBooks. Aceasta este o opțiune mai bună dacă ați trimis deja factura clientului dumneavoastră și doriți să arătați că factura nu mai este valabilă. Anularea unei facturi va asigura, de asemenea, că rapoartele dvs. financiare reflectă cu exactitate factura anulată.
Pe de altă parte, ștergerea unei facturi înseamnă eliminarea permanentă a acesteia din sistemul QuickBooks. Acest lucru ar trebui făcut numai dacă factura a fost creată din greșeală și nu ați trimis-o încă clientului dumneavoastră. Odată ce o factură este ștearsă, aceasta nu mai poate fi recuperată, iar toate datele asociate vor fi pierdute.
În general, este recomandat să anulați o factură în loc să o ștergeți, deoarece astfel veți păstra o înregistrare a facturii anulate, menținând în același timp integritatea rapoartelor dvs. financiare. Cu toate acestea, dacă nu sunteți sigur ce opțiune să alegeți, este întotdeauna cel mai bine să vă consultați cu contabilul sau contabilul dumneavoastră pentru îndrumare.
Da, QuickBooks dispune de un sistem de facturare. QuickBooks este un software de contabilitate popular care include o funcție cuprinzătoare de facturare, permițând utilizatorilor să creeze și să trimită facturi cu aspect profesional clienților lor. Cu facturarea QuickBooks, utilizatorii își pot personaliza facturile cu logo-ul lor, condițiile de plată, detaliile articolului și multe altele. QuickBooks oferă, de asemenea, posibilitatea de a crea facturi recurente și de a programa facturi viitoare, facilitând gestionarea facturilor periodice. De asemenea, utilizatorii pot urmări starea facturilor și a chitanțelor de plată direct în cadrul software-ului. În general, sistemul de facturare QuickBooks este un instrument valoros pentru întreprinderile care doresc să își eficientizeze procesul de facturare și să își îmbunătățească gestionarea fluxului de numerar.
Cele două tipuri de facturare sunt:
1. Facturarea înainte de plată: În acest tip de facturare, plata este solicitată de la client înainte ca bunurile sau serviciile să fie furnizate. Factura este emisă către client ca o cerere de plată în avans. Acest tip de facturare este utilizat de obicei în situațiile în care clientul nu are un istoric de credit sau o limită de credit stabilită cu vânzătorul.
2. Facturarea ulterioară plății: În acest tip de facturare, plata este solicitată de la client după ce bunurile sau serviciile au fost furnizate. Factura este emisă către client ca o cerere de plată după livrarea bunurilor sau finalizarea serviciilor. Acest tip de facturare este utilizat de obicei în situațiile în care clientul are un istoric de credit sau o limită de credit stabilită cu vânzătorul. În astfel de cazuri, vânzătorul poate oferi condiții de plată, cum ar fi net 30 sau net 60, ceea ce înseamnă că clientul are la dispoziție 30 sau 60 de zile pentru a plăti factura.