Atunci când companiile le cer angajaților lor să folosească propriile vehicule în scopuri profesionale, acestea pot oferi opțiunea de rambursare a kilometrajului. Rambursarea kilometrajului este o plată efectuată către un angajat pentru utilizarea vehiculului personal în scopuri profesionale. Internal Revenue Service (IRS) stabilește rata standard de kilometraj, care reprezintă suma pe care companiile o pot rambursa angajaților lor pentru fiecare milă parcursă în scopuri profesionale. Rata standard de kilometraj este actualizată anual și este menită să acopere costurile de funcționare a unui vehicul, cum ar fi benzina, uleiul, întreținerea și deprecierea.
Pentru a se califica pentru rambursarea kilometrajului de către IRS, angajatul trebuie să țină o evidență exactă a tuturor deplasărilor în interes de serviciu. Aceste înregistrări trebuie să includă data, destinația, scopul călătoriei și numărul de kilometri parcurși. Companiile le pot cere angajaților să folosească un formular specific pentru a-și înregistra kilometrajul sau le pot permite să folosească o aplicație sau un instrument online pentru a-și urmări kilometrajul.
Pe lângă păstrarea unor înregistrări exacte, angajații trebuie să respecte și politica de rambursare a kilometrajului a companiei. Această politică ar trebui să prezinte rata de rambursare a companiei, orice limitări sau restricții privind cheltuielile rambursabile și procesul de depunere a cererilor de rambursare a kilometrajului. Unele companii pot solicita, de asemenea, ca angajații să obțină aprobare înainte de a efectua călătorii în interes de serviciu sau pot limita numărul de mile care pot fi rambursate pe an.
Atunci când depun o cerere de rambursare a kilometrajului, angajații trebuie să furnizeze toate documentele necesare, cum ar fi chitanțele pentru cheltuielile de benzină sau de întreținere. De asemenea, companiile pot solicita angajaților să furnizeze un jurnal al călătoriilor lor în interes de serviciu, inclusiv data, destinația, scopul și numărul de kilometri parcurși.
În concluzie, rambursarea kilometrajului IRS este o practică comună utilizată de companii pentru a compensa angajații pentru utilizarea vehiculelor personale în scopuri profesionale. Pentru a se califica pentru rambursare, angajații trebuie să țină o evidență exactă a călătoriilor lor în interes de serviciu și să respecte politica de rambursare a companiei. Înțelegând elementele de bază ale rambursării kilometrajului IRS, angajații se pot asigura că sunt compensați în mod corespunzător pentru cheltuielile de călătorie legate de afaceri.
În calitate de proprietar de afacere, este important să păstrați înregistrări exacte ale kilometrajului în scopuri fiscale și contabile. Iată care sunt înregistrările pe care trebuie să le păstrați pentru kilometraj:
1. Data și scopul călătoriei: Trebuie să țineți o evidență a datei și scopului călătoriei, deoarece aceste informații sunt necesare în scopuri fiscale.
2. Citirea kilometrajului inițial și final: Trebuie să țineți o evidență a kilometrajului inițial și final pentru fiecare călătorie pentru a calcula kilometrajul.
3. Destinația și ruta parcursă: Trebuie să țineți o evidență a destinației și a traseului parcurs pentru fiecare călătorie pentru a dovedi scopul profesional al călătoriei.
4. Relația de afaceri a călătoriei: Trebuie să țineți o evidență a relației de afaceri a călătoriei, cum ar fi numele clientului, al furnizorului sau al angajatului cu care v-ați întâlnit.
5. Kilometrajul total: Trebuie să calculați kilometrajul total pentru fiecare călătorie și să țineți o evidență a acestuia.
6. Informații despre vehicul: Trebuie să țineți o evidență a mărcii și modelului vehiculului utilizat în scopuri profesionale.
Este important să țineți aceste înregistrări la zi și cu exactitate pentru a vă asigura că puteți solicita valoarea corectă a deducerilor pentru kilometraj în declarația fiscală. Puteți păstra aceste înregistrări într-un jurnal de kilometraj, într-o foaie de calcul sau într-o aplicație mobilă concepută pentru urmărirea kilometrajului.
Kilometrajul de afaceri se referă, de obicei, la distanța parcursă de o persoană în timp ce își folosește vehiculul personal în scopuri profesionale. Aceasta poate include deplasarea cu mașina la întâlniri cu clienții, deplasarea la șantierele de lucru, ridicarea de consumabile sau materiale sau orice altă activitate care este direct legată de funcționarea afacerii.
Pentru ca kilometrajul să se califice drept kilometraj de afaceri, acesta trebuie să îndeplinească anumite criterii. În primul rând, călătoria trebuie să fie în primul rând în scopuri profesionale, mai degrabă decât din motive personale. Acest lucru înseamnă că, dacă o persoană combină o călătorie de afaceri cu comisioane sau activități personale, doar partea din călătorie care este direct legată de afacere poate fi considerată kilometraj de afaceri.
În plus, călătoria trebuie să fie documentată cu înregistrări precise și detaliate. Aceasta poate include păstrarea unui jurnal cu data, locația de început și de sfârșit, scopul călătoriei și distanța parcursă. Este important să păstrați chitanțe pentru orice cheltuieli legate de călătorie, cum ar fi benzina, taxele de drum și de parcare.
În cele din urmă, este important să rețineți că nu toate formele de transport se califică pentru kilometrajul de afaceri. De exemplu, naveta la și de la locul de muncă nu este, în general, considerată kilometraj de afaceri, deoarece este considerată o cheltuială personală. Cu toate acestea, dacă o persoană se deplasează la un loc de muncă sau la o întâlnire cu un client direct de la domiciliul său, acest lucru s-ar califica probabil drept kilometraj de afaceri.
În general, înțelegerea a ceea ce se califică drept kilometraj de afaceri este un aspect important al gestionării cheltuielilor și al maximizării deducerilor fiscale pentru o nouă afacere. Este important să țineți o evidență exactă și să vă consultați cu un profesionist în domeniul fiscal pentru a asigura conformitatea cu toate legile și reglementările relevante.
În Texas, un angajator nu este obligat prin lege să ramburseze angajaților cheltuielile cu kilometrajul suportate în timpul utilizării vehiculelor personale în scopuri legate de muncă. Cu toate acestea, în cazul în care un angajator a fost de acord să ramburseze angajaților cheltuielile de kilometraj, acesta trebuie să facă acest lucru în conformitate cu termenii acordului.
Este important de reținut că, în cazul în care angajatorul alege să ramburseze cheltuielile de kilometraj, acesta trebuie să se asigure că suma rambursată respectă cerințele privind salariul minim stabilite de statul Texas. În plus, angajatorul trebuie să țină o evidență exactă a cheltuielilor cu kilometrajul și să se asigure că rambursarea nu creează un venit impozabil pentru angajat.
Angajatorii care au angajați care își folosesc în mod regulat vehiculele personale în scopuri legate de locul de muncă ar putea dori să ia în considerare implementarea unei politici de rambursare a kilometrajului pentru a atrage și a păstra angajații. Este important să vă consultați cu un profesionist în domeniul juridic și să luați în considerare implicațiile financiare înainte de a implementa o astfel de politică.