În calitate de proprietar de afacere, păstrarea înregistrărilor exacte ale salariilor este esențială pentru a asigura conformitatea cu legile fiscale și pentru a menține încrederea angajaților. Un registru de salarizare este un instrument valoros pentru urmărirea remunerării angajaților, a deducerilor și a impozitelor. În acest articol, vom discuta despre cum să construim un registru de salarii pentru a asigura o evidență precisă.
Pasul 1: Determinați informațiile care trebuie incluse în registrul de salarii
Înainte de a crea un registru de salarii, este important să determinați informațiile care trebuie să fie incluse. Acest lucru poate varia în funcție de afacere, dar, în general, un registru de salarii trebuie să includă numele angajaților, ratele de plată, orele lucrate, deducerile și impozitele. De asemenea, este important să se includă perioada de plată și data plății.
Pasul 2: Alegeți un șablon sau creați-vă propriul șablon
După ce ați stabilit informațiile pe care trebuie să le includeți în registrul de salarii, puteți alege un șablon pe care să îl utilizați sau vă puteți crea propriul șablon. Multe programe software de contabilitate oferă șabloane pentru registrul de salarii care pot fi personalizate pentru a se potrivi nevoilor afacerii dumneavoastră. Dacă preferați să vă creați unul propriu, utilizarea unui program de foaie de calcul, cum ar fi Excel, poate fi o modalitate utilă de a organiza și de a urmări informațiile despre salarii.
Pasul 3: Înregistrați informațiile despre angajați
Odată ce aveți șablonul de registru de salarii, este timpul să începeți să înregistrați informațiile despre angajați. Acest lucru poate fi făcut manual sau prin intermediul unui sistem electronic de salarizare. Este important să înregistrați informații exacte despre angajați, inclusiv numele lor, numărul de asigurare socială și rata de plată. Înregistrarea orelor lucrate și plata orelor suplimentare este, de asemenea, importantă.
Pasul 4: Înregistrarea deducerilor și a impozitelor
În plus față de remunerația angajaților, este important să se înregistreze orice deduceri și impozite. Acestea ar putea include impozitele federale și de stat, impozitele de securitate socială și Medicare, precum și orice alte deduceri, cum ar fi primele de asigurare de sănătate sau contribuțiile la pensie. Urmărirea precisă a acestor deduceri și impozite va asigura conformitatea cu legile fiscale și va preveni orice probleme în timpul sezonului fiscal.
În concluzie, construirea unui registru de salarii este esențială pentru o evidență precisă și pentru respectarea legilor fiscale. Prin determinarea informațiilor care trebuie incluse, alegerea unui șablon, înregistrarea informațiilor despre angajați și urmărirea deducerilor și impozitelor, vă puteți asigura că registrul de salarii este precis și actualizat. Făcându-vă timp pentru a crea un registru de salarizare, veți economisi timp și stres pe termen lung și veți menține încrederea angajaților.
Contabilitatea generală pentru salarizare se referă la procesul de înregistrare și menținere a tuturor tranzacțiilor legate de salarizare în registrul general al companiei. Aceasta include toate tranzacțiile financiare legate de remunerarea angajaților, taxe, beneficii și deduceri.
Registrul general este o înregistrare cuprinzătoare a tuturor tranzacțiilor financiare dintr-o companie. Acesta include toate conturile legate de active, pasive, capitaluri proprii, venituri și cheltuieli. Prin menținerea unui cont de registru general separat pentru salarii, compania poate urmări și gestiona cu ușurință toate cheltuielile cu salariile și tranzacțiile aferente.
Procesul de contabilitate în registrul general pentru salarizare implică înregistrarea tuturor tranzacțiilor de salarizare, cum ar fi salariile, impozitele și beneficiile angajaților, în conturile corespunzătoare din registrul general. Acest lucru include debitarea și creditarea conturilor corespunzătoare pentru fiecare tranzacție.
Contabilitatea în registrul general pentru salarizare implică, de asemenea, reconcilierea conturilor de salarizare, revizuirea și verificarea tuturor tranzacțiilor legate de salarizare pentru a se asigura acuratețea acestora și pregătirea situațiilor financiare legate de cheltuielile cu salariile.
Pe scurt, contabilitatea generală pentru salarizare este un aspect esențial al proceselor de contabilitate și de evidență contabilă ale unei companii. Aceasta asigură înregistrarea și urmărirea exactă a tuturor tranzacțiilor legate de salarizare, ceea ce este esențial pentru o raportare financiară precisă și pentru respectarea cerințelor fiscale și de reglementare.
Pentru a crea un registru de salarii în QuickBooks, urmați acești pași:
1. Deschideți QuickBooks și selectați meniul "Listă" din bara de meniu de sus.
2. Faceți clic pe "Lista de articole de salarizare".
3. Faceți clic pe butonul "Articol de salarizare" și selectați "Nou" pentru a crea un nou articol de salarizare.
4. Alegeți tipul de articol de salarizare pe care doriți să îl creați (de exemplu, salariu, plată, ore suplimentare etc.) și faceți clic pe "Next" (Următorul).
5. Introduceți un nume pentru articolul de salarizare și o scurtă descriere, apoi faceți clic pe "Next" (Următorul).
6. Introduceți tipul de urmărire a impozitelor pentru articolul de salarizare și faceți clic pe "Next" (Următorul)."
7. Introduceți rata implicită pentru articolul de salarizare și faceți clic pe "Next" (Următorul)."
8. Atribuiți elementul de salarizare la conturile corespunzătoare pentru impozite, cheltuieli și pasive, apoi faceți clic pe "Next" (Următorul).
9. Revizuiți informațiile și faceți clic pe "Finish" (Terminare) pentru a crea elementul de salarizare.
După ce ați creat toate articolele de salarizare necesare, puteți crea un registru de salarii urmând acești pași:
1. Selectați "Employees" (Angajați) din bara de meniu de sus și faceți clic pe "Payroll Center" (Centrul de salarizare).
2. Faceți clic pe fila "Transactions" (Tranzacții) și selectați "Paychecks" (Cecuri de plată) din meniul derulant.
3. Alegeți perioada de plată pentru care doriți să creați registrul de salarii.
4. Examinați lista de cecuri de plată și asigurați-vă că toate elementele de salarizare au fost alocate corect.
5. Faceți clic pe butonul "Print" (Imprimare) și selectați "Paycheck Detail" (Detaliu salariu) pentru a imprima registrul de salarii.
În mod alternativ, puteți exporta registrul de salarii în Excel sau în alt software pentru analize sau manipulări ulterioare.
Configurarea contabilității de salarizare implică mai mulți pași. Următorii sunt pașii de bază care trebuie urmați:
1. Obțineți un număr de identificare a angajatorului (EIN): Acesta este un număr unic de identificare pe care Internal Revenue Service (IRS) îl atribuie întreprinderilor în scopuri fiscale. Puteți obține un EIN aplicând online pe site-ul IRS.
2. Determinați programul dumneavoastră de salarizare: Decideți cât de des vă veți plăti angajații. Puteți alege să îi plătiți săptămânal, bisăptămânal sau lunar.
3. Alegeți un sistem de salarizare: Decideți asupra unui sistem de salarizare care va funcționa cel mai bine pentru afacerea dvs. Puteți folosi un sistem manual, un sistem online sau un program software.
4. Determinați ratele de plată ale angajaților: Decideți ratele de plată pentru fiecare angajat, inclusiv ratele orare, salariile și bonusurile.
5. Stabiliți înregistrările angajaților: Creați înregistrările angajaților pentru fiecare angajat, inclusiv informațiile personale, informațiile fiscale și rata de salarizare.
6. Calculați impozitele pe salarii: Calculați valoarea impozitelor pe care trebuie să le rețineți din salariul fiecărui angajat, inclusiv impozitul federal pe venit, impozitul de securitate socială și impozitul Medicare.
7. Depuneți formularele pentru impozitul pe salarii: Depuneți formularele necesare pentru impozitul pe salarii la IRS, inclusiv formularul 941, formularul W-2 și formularul W-3.
8. Țineți evidențe exacte: Păstrați înregistrări precise privind salarizarea, inclusiv statele de plată ale angajaților, formularele de impozitare și alte documente aferente.
Configurarea contabilității salarizării poate fi complicată și este important să vă asigurați că respectați toate legile și reglementările relevante. Poate fi util să vă consultați cu un contabil sau cu un profesionist în domeniul salarizării pentru a vă asigura că respectați procedurile corecte.