Licitațiile silențioase sunt o modalitate populară pentru organizațiile non-profit de a strânge fonduri pentru cauzele lor. Aceste evenimente implică, de obicei, obiecte sau servicii donate pe care participanții le pot licita, iar cel care licitează cel mai mult ia premiul acasă. Deși accentul evenimentului poate fi pus pe entuziasmul procesului de licitație, este important să nu se neglijeze importanța contabilizării corespunzătoare a donațiilor și a câștigurilor.
Unul dintre aspectele cheie ale unei licitații silențioase de succes este transparența. Participanții vor să știe unde se duc banii lor și că aceștia sunt folosiți în scopul propus. O contabilitate precisă este crucială pentru a se asigura că toate fondurile sunt alocate și contabilizate în mod corespunzător. Aceasta include urmărirea tuturor donațiilor, atât în natură, cât și în bani, precum și înregistrarea tuturor câștigurilor din licitație.
Pentru început, este important să țineți o evidență detaliată a tuturor donațiilor. Aceasta include numele donatorului, valoarea obiectului sau a serviciului donat și orice restricții sau instrucțiuni speciale asociate cu donația. Toate donațiile ar trebui să fie recunoscute cu o scrisoare de mulțumire sau un e-mail și, dacă este cazul, ar trebui să se furnizeze o chitanță în scopuri fiscale.
După finalizarea licitației, toate câștigurile trebuie înregistrate și depuse în contul bancar al organizației. Este important să se țină evidența ofertei câștigătoare pentru fiecare articol sau serviciu, precum și a oricăror donații suplimentare făcute în timpul evenimentului. De asemenea, trebuie înregistrate toate taxele asociate cu evenimentul, cum ar fi taxele de închiriere sau costurile de catering.
În cele din urmă, este important să furnizați un raport detaliat al tuturor donațiilor și câștigurilor către consiliul de administrație al organizației sau alt organism de conducere. Acest raport ar trebui să includă o defalcare a tuturor donațiilor, cheltuielilor și câștigurilor, precum și orice solduri restante sau promisiuni restante. Acest raport nu numai că oferă transparență și responsabilitate, dar servește, de asemenea, ca un instrument valoros pentru planificarea și luarea deciziilor viitoare.
În concluzie, contabilizarea adecvată a donațiilor și a câștigurilor este esențială pentru o licitație silențioasă de succes. Urmărirea precisă a tuturor donațiilor și câștigurilor, precum și furnizarea unui raport detaliat organismului de conducere al organizației, asigură transparența și responsabilitatea și pregătește terenul pentru succesul viitor.
O licitație silențioasă poate fi considerată o donație doar dacă obiectul scos la licitație a fost donat de către proprietarul sau producătorul produsului. În acest caz, valoarea obiectului scos la licitație este considerată o donație. Cu toate acestea, dacă articolul scos la licitație a fost achiziționat de către organizația care organizează licitația, licitația în sine nu este considerată o donație.
Este important de reținut că, în general, organizațiile non-profit organizează licitații silențioase pentru a strânge fonduri. În acest caz, veniturile obținute în urma licitației sunt considerate o donație pentru organizație. Organizația trebuie să țină o evidență precisă a veniturilor și a cheltuielilor legate de licitație, inclusiv a valorii obiectelor donate și a sumei plătite pentru obiectele care au fost achiziționate pentru licitație.
În plus, dacă donatorul articolului primește un beneficiu în schimbul donației sale, cum ar fi publicitate sau recunoaștere, valoarea acelui beneficiu trebuie dedusă din valoarea donației în scopuri fiscale. În general, statutul de donație al unei licitații silențioase depinde de circumstanțele din jurul evenimentului și de natura articolelor scoase la licitație.
Articolele donate la o licitație silențioasă pot fi deductibile fiscal, dar depinde de circumstanțe. În general, dacă obiectele au fost donate unei organizații caritabile calificate și au fost folosite în scopuri caritabile, atunci donatorul poate solicita o deducere fiscală pentru valoarea de piață corectă a obiectelor donate.
Cu toate acestea, există anumite limitări și cerințe care trebuie îndeplinite pentru a solicita o deducere fiscală pentru obiectele donate. De exemplu, donatorul trebuie să poată justifica valoarea donației cu documente, cum ar fi o chitanță sau o evaluare, iar deducerea poate fi limitată în funcție de venitul donatorului și de tipul de bunuri donate.
Este important de reținut că normele privind deducerile fiscale pentru obiectele donate pot fi complexe și poate fi recomandabil să vă consultați cu un profesionist în domeniul fiscal sau cu un contabil pentru a primi îndrumări cu privire la modul în care să solicitați în mod corespunzător o deducere pentru obiectele donate.
Când vine vorba de înregistrarea veniturilor din strângerea de fonduri, există mai mulți pași care trebuie urmați pentru a vă asigura că fondurile sunt contabilizate în mod corespunzător. Iată care sunt pașii pe care ar trebui să îi urmați:
1. Identificați sursa veniturilor din strângerea de fonduri: Înainte de a putea înregistra veniturile, trebuie să determinați de unde provin acestea. Acesta ar putea proveni din donații, sponsorizări, subvenții sau alte activități de strângere de fonduri.
2. Creați un cont separat pentru veniturile din strângerea de fonduri: Pentru a urmări separat veniturile din strângerea de fonduri, trebuie să creați un cont separat în software-ul de contabilitate sau în registrul contabil. Acest lucru vă va ajuta să țineți evidența fondurilor și să vă asigurați că acestea nu sunt amestecate cu alte surse de venit.
3. Înregistrați veniturile: După ce ați identificat sursa veniturilor din strângerea de fonduri și ați creat un cont separat, puteți înregistra veniturile. Acest lucru se poate face prin intermediul unei înregistrări în jurnal sau prin utilizarea unui software de contabilitate. Asigurați-vă că includeți data, suma și sursa venitului.
4. Clasificați veniturile: În funcție de tipul de activitate de strângere de fonduri, este posibil ca veniturile să trebuiască să fie clasificate într-un mod specific. De exemplu, dacă fondurile au fost strânse pentru un anumit program sau proiect, este posibil să fie necesar să alocați veniturile acelui program sau proiect.
5. Reconciliați veniturile: În cele din urmă, ar trebui să reconciliați veniturile din strângerea de fonduri pentru a vă asigura că toate fondurile au fost înregistrate și contabilizate în mod corespunzător. Acest lucru poate fi realizat prin compararea sumei totale a veniturilor din strângerea de fonduri înregistrate cu fondurile reale primite.
Urmând acești pași, vă puteți asigura că veniturile din strângerea de fonduri sunt înregistrate și contabilizate în mod corespunzător în situațiile dumneavoastră financiare. Acest lucru vă va ajuta să luați decizii în cunoștință de cauză cu privire la finanțele organizației dvs. și va demonstra responsabilitatea dvs. financiară în fața părților interesate.