Desfășurarea ședințelor poate fi o sarcină descurajantă, mai ales atunci când aveți de-a face cu o varietate de subiecte și participanți. Un aspect crucial al conducerii unei ședințe de succes este înțelegerea diferenței dintre afacerile noi și cele vechi. Cele două tipuri de afaceri au implicații diferite pentru ședință și necesită abordări diferite pentru a vă asigura că aceasta se desfășoară fără probleme.
Afacerile vechi se referă la punctele care au fost discutate în cadrul reuniunilor anterioare și care nu au fost încă rezolvate sau finalizate. Aceste puncte sunt adesea reportate de pe agendele anterioare și sunt revizuite pentru a se asigura că s-au făcut progrese. Punctele de afaceri vechi pot varia de la proiecte în curs de desfășurare la conflicte nerezolvate și este important să le abordați în timp util și eficient pentru a evita stagnarea.
Afacerile noi, pe de altă parte, se referă la punctele care sunt discutate pentru prima dată. Aceste elemente pot fi orice, de la propuneri noi, la idei noi pentru proiecte sau chiar conflicte noi care au apărut. Afacerile noi necesită mai mult timp și mai multă atenție decât cele vechi, deoarece necesită brainstorming, discuții și luarea de decizii.
Atunci când planificați o ședință, este important să acordați prioritate elementelor de afaceri vechi înainte de a trece la afaceri noi. Acest lucru asigură faptul că orice proiecte sau conflicte în curs de desfășurare sunt abordate înainte de introducerea noilor elemente. De asemenea, este important să rezervați suficient timp pentru a discuta punctele de afaceri noi, deoarece acestea necesită mai multă atenție și discuții.
Atunci când se abordează punctele de afaceri vechi, este important să aveți o înțelegere clară a ceea ce s-a discutat în ședințele anterioare și a progreselor înregistrate. Acest lucru asigură faptul că ședința rămâne pe drumul cel bun și că toată lumea este conștientă de ceea ce trebuie făcut în continuare. De asemenea, este important să atribuiți sarcini și termene limită pentru a vă asigura că se fac progrese între reuniuni.
Atunci când se abordează subiecte de afaceri noi, este important să se încurajeze participarea și discuțiile. Brainstormingul și schimbul de idei pot duce la soluții inovatoare și la idei noi pentru proiecte. Cu toate acestea, este, de asemenea, important să mențineți discuția concentrată și să vă asigurați că deciziile sunt luate în timp util.
În concluzie, înțelegerea diferenței dintre afacerile noi și cele vechi este crucială pentru desfășurarea unor ședințe de succes. Stabilirea priorității pentru afacerile vechi și rezervarea unui timp suficient pentru afacerile noi asigură faptul că toate punctele sunt abordate în mod eficient și eficace. Urmând aceste linii directoare simple, vă puteți asigura că ședințele dvs. sunt productive și de succes.
Într-o ședință de afaceri, "Afaceri noi" se referă la o secțiune de pe ordinea de zi care este dedicată discutării proiectelor, inițiativelor sau problemelor noi sau viitoare care au apărut de la ultima ședință. Această secțiune oferă membrilor echipei posibilitatea de a aduce în discuție noi subiecte sau preocupări care trebuie abordate și pentru ca întregul grup să facă un brainstorming asupra unor potențiale soluții sau strategii. Discuțiile din secțiunea "Afaceri noi" pot acoperi o gamă largă de subiecte, cum ar fi dezvoltarea de noi produse, campanii de marketing, feedback-ul clienților, schimbări de personal sau actualizări financiare. De obicei, este plasată spre sfârșitul ordinii de zi, după ce au fost abordate alte puncte importante. Scopul includerii rubricii "Afaceri noi" pe o ordine de zi este de a se asigura că subiectele importante și sensibile la timp nu sunt trecute cu vederea și de a încuraja comunicarea deschisă și colaborarea între membrii echipei.
În mod tradițional, afacerile vechi vin înaintea afacerilor noi pe o ordine de zi. Acest lucru înseamnă că punctele care au fost discutate sau amânate în ședințele anterioare vor fi abordate înainte de a fi introduse punctele noi. Scopul acestei ordini este de a se asigura că afacerile în curs de desfășurare nu sunt neglijate și că orice punct neterminat este rezolvat înainte de a se adăuga noi puncte pe ordinea de zi. Cu toate acestea, aceasta depinde în cele din urmă de regulile și preferințele organizației. Unele organizații pot alege să acorde prioritate afacerilor noi față de cele vechi, dacă acestea sunt considerate mai urgente sau mai importante. Este esențial să analizați statutul organizației sau să vă consultați cu facilitatorul reuniunii pentru a determina ordinea corectă a lucrărilor de pe ordinea de zi.
O agendă de ședință bine planificată este esențială pentru o ședință de succes. Ea dă tonul, stabilește obiectivele și oferă o structură pentru a se asigura că toată lumea rămâne pe drumul cel bun. Iată cinci lucruri care ar trebui să se regăsească întotdeauna pe agenda unei ședințe:
1. Obiectivul întâlnirii: Primul punct de pe ordinea de zi a oricărei întâlniri ar trebui să fie obiectivul întâlnirii. Acest lucru îi ajută pe toți să înțeleagă scopul întâlnirii și ce rezultate sunt așteptate. De asemenea, ajută la menținerea accentului pe cele mai importante aspecte.
2. Participanți: Al doilea punct de pe ordinea de zi ar trebui să fie o listă a participanților. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că toate părțile interesate necesare sunt prezente și că toată lumea știe cine este responsabil pentru ce.
3. Afaceri vechi: Al treilea punct de pe ordinea de zi ar trebui să fie o trecere în revistă a afacerilor vechi. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că orice probleme nerezolvate de la reuniunile anterioare sunt abordate înainte de a trece la subiecte noi.
4. Afaceri noi: Cel de-al patrulea punct de pe ordinea de zi ar trebui să fie o discuție despre chestiuni noi. Acesta este momentul în care sunt prezentate și discutate noi inițiative, propuneri sau idei.
5. Puncte de acțiune: Al cincilea punct de pe ordinea de zi ar trebui să fie o listă de puncte de acțiune. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că toată lumea știe ce se așteaptă de la ei în urma reuniunii și că există un plan clar de acțiune pentru a merge mai departe. De asemenea, este important să se atribuie responsabilități și termene limită pentru fiecare punct de acțiune.