Angajatorii trebuie să depună formularele W-2 în fiecare an, furnizând angajaților un rezumat detaliat al câștigurilor lor și al reținerilor de impozite. Termenele de depunere a formularelor W-2 variază în funcție de stat, dar majoritatea angajatorilor trebuie să depună aceste formulare la Social Security Administration (SSA) până la data de 31 ianuarie a fiecărui an. Nedepunerea la timp a formularelor W-2 poate duce la sancțiuni semnificative pentru angajatori.
Sancțiunile pentru depunerea cu întârziere a formularelor W-2 pot fi foarte mari. În cazul în care un angajator nu depune formularele W-2 până la termenul limită, acesta poate fi supus unei penalități de 50 de dolari pentru fiecare formular, până la un maxim de 532.000 de dolari pe an. În cazul în care angajatorul nu depune formularele W-2 în termen de 30 de zile de la termenul limită, penalitatea crește la 100 de dolari pe formular, până la un maxim de 1.596.500 de dolari pe an. În cazul în care angajatorul nu depune formularele W-2 la mai mult de 30 de zile după termenul limită, dar înainte de 1 august, sancțiunea crește la 260 de dolari pe formular, până la un maxim de 3 193 000 de dolari pe an. În cazul în care angajatorul nu depune formularele W-2 după 1 august, sancțiunea crește la 530 de dolari pe formular, până la un maxim de 6 386 000 de dolari pe an.
În plus față de aceste penalități financiare, angajatorii care nu depun la timp formularele W-2 se pot confrunta și cu alte consecințe. De exemplu, este posibil ca angajații să nu-și poată depune propriile declarații fiscale până când nu primesc formularele W-2, ceea ce ar putea duce la frustrare și la pierderea încrederii în angajator. În plus, este posibil ca IRS să fie mai predispus să auditeze un angajator care depune în mod constant formularele W-2 cu întârziere, ceea ce ar putea duce la sancțiuni și amenzi suplimentare.
Pentru a evita aceste penalități și consecințe, angajatorii ar trebui să se asigure că își depun formularele W-2 la timp în fiecare an. Acest lucru poate implica angajarea de personal suplimentar sau externalizarea procesului de depunere către un furnizor terț. De asemenea, angajatorii ar trebui să țină o evidență exactă a veniturilor angajaților lor și a reținerilor de impozite pe tot parcursul anului pentru a se asigura că formularele W-2 sunt corecte și complete.
În concluzie, nedepunerea la timp a formularelor W-2 poate duce la penalități semnificative și la alte consecințe pentru angajatori. Pentru a evita aceste penalități și pentru a menține o relație pozitivă cu angajații lor, angajatorii ar trebui să se asigure că depun formularele W-2 la timp în fiecare an și că păstrează o evidență exactă a veniturilor și a reținerilor de impozit ale angajaților lor.
Potrivit Internal Revenue Service (IRS), angajatorii sunt obligați să le furnizeze angajaților lor formularele W-2 până la data de 31 ianuarie a fiecărui an. Acest termen se aplică atât copiilor pe hârtie, cât și celor electronice. Dacă nu ați primit formularul W-2 până la această dată, ar trebui să vă contactați angajatorul pentru a vă informa cu privire la statutul formularului dumneavoastră. Angajatorii care nu reușesc să le furnizeze angajaților lor formularele W-2 până la termenul limită se pot confrunta cu penalități și amenzi din partea IRS. Este important de reținut că veți avea nevoie de formularul W-2 pentru a vă depune declarația de impozit pentru anul precedent, așa că este important să vă asigurați că îl primiți în timp util.
Potrivit Internal Revenue Service (IRS), angajatorii sunt obligați să trimită formularele W-2 angajaților lor până cel târziu la data de 31 ianuarie a anului următor anului fiscal. Nerespectarea acestui termen poate duce la penalități și amenzi pentru angajator. Prin urmare, nu este ilegal să trimiteți formularele W-2 după 31 ianuarie, dar este împotriva legii să nu le trimiteți până la această dată. În cazul în care un angajator trebuie să facă corecții la un formular W-2 deja emis, un formular corectat sau un formular modificat trebuie să fie trimis angajatului cât mai curând posibil.
În cazul în care angajatorul dvs. nu reușește să vă furnizeze un formular W-2 la timp, trebuie mai întâi să luați legătura cu el și să îi solicitați să vă furnizeze formularul. Dacă tot nu vă furnizează W-2 în timp util, puteți contacta IRS pentru asistență. IRS are un proces în vigoare pentru gestionarea problemelor legate de W-2 și vă poate ajuta să obțineți formularul de la angajatorul dumneavoastră. În plus, angajatorul dvs. se poate confrunta cu sancțiuni pentru că nu vă furnizează la timp un W-2, așa că este în interesul său să respecte cerința legală de a furniza formularul.
Dacă un angajator nu reușește să trimită un W-2 unui angajat, angajatul ar trebui să ia legătura cu angajatorul pentru a solicita formularul. Dacă angajatorul tot nu reușește să furnizeze formularul W-2, angajatul poate contacta IRS pentru asistență. IRS va contacta angajatorul și va solicita ca angajatul să primească formularul W-2. În cazul în care angajatorul refuză în continuare să furnizeze formularul W-2, IRS poate impune sancțiuni angajatorului. Angajatul poate, de asemenea, să depună un formular 4852 la IRS ca substitut pentru W-2 lipsă. Acest formular permite angajatului să își estimeze cât mai bine veniturile și impozitele reținute. Este important ca angajații să primească formularele W-2 în timp util, deoarece acestea sunt necesare pentru depunerea declarațiilor de impozit pe venit.
Dacă angajatorul dvs. nu vă dă un formular W-2 până la 31 ianuarie, ar trebui mai întâi să încercați să vă contactați angajatorul și să îi solicitați să vă furnizeze formularul. Dacă nici după ce vă contactați angajatorul nu primiți formularul, puteți contacta IRS pentru asistență. Puteți suna la IRS la numărul 1-800-829-1040 și să le furnizați informațiile angajatorului dumneavoastră, inclusiv numele, adresa și numărul de telefon, precum și informațiile dumneavoastră personale, cum ar fi numele și numărul de asigurare socială. IRS va contacta apoi angajatorul dvs. și îi va solicita să vă furnizeze formularul W-2. În cazul în care angajatorul dumneavoastră continuă să refuze să vă furnizeze formularul, IRS poate lua măsuri legale împotriva acestuia. Este important să rețineți că ar trebui totuși să vă depuneți declarația de impozit până la termenul limită de 15 aprilie, chiar dacă nu ați primit formularul W-2. Puteți folosi Formularul 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement, pentru a vă estima câștigurile și impozitele reținute.