Înțelegerea macro-urilor în Microsoft Word

O macro este o serie de comenzi care sunt înregistrate, astfel încât să poată fi redată (executată) ulterior. Macrocomenzile sunt excelente pentru a reduce cantitatea de muncă pe care trebuie să o faceți într-o serie de pași pe care îi efectuați frecvent. Iată cum puteți crea și testa o macro în Microsoft Word.

Instrucțiunile din acest articol se aplică Word pentru Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 și Word 2010.

De ce să folosiți o macro

Cu o macro, puteți obține aceleași rezultate făcând clic pe o comandă în loc să parcurgeți toți pașii. Unele modalități de a utiliza macrocomenzi pentru a vă crește productivitatea includ:

Introduceți sigla și numele companiei într-un anumit tip de caractere.
Introduceți un tabel pe care trebuie să îl creați în mod regulat.
Formatați un document cu anumite caracteristici, cum ar fi numerotarea paginilor și paragrafele la două spații.

Crearea și utilizarea macro-urilor este o abilitate învățată, dar eficiența rezultată merită efortul.

Creați o macro

Există mai mult de 950 de comenzi în Word, dintre care cele mai multe sunt pe meniuri și bare de instrumente și au atribuite taste de comandă rapidă. Unele dintre aceste comenzi, cu toate acestea, nu sunt atribuite în mod implicit meniurilor sau barelor de instrumente. Înainte de a crea propria macrocomandă Word, verificați dacă există și poate fi atribuită unei bare de instrumente.

Pentru a vedea comenzile disponibile în Word, urmați acești pași:

selectaţi Vizualizare tab.
Alege Macrocomenzi.
Selectați Vizualizați macrocomenzile.

Sau apăsați pe Alt + F8 comanda rapidă pentru a accesa fișierul Macrocomenzi căsuță de dialog.
selectaţi Macrocomenzi în săgeată derulantă și alegeți Comenzi de cuvinte.
În lista alfabetică a numelor comenzilor, evidențiați un nume pentru a afișa o descriere a comenzii în partea de jos a Macrocomenzi caseta de dialog sub Descriere eticheta.

Dacă există comanda pe care doriți să o creați, nu o copiați cu propria macrocomandă Word. Dacă nu există, continuați cu crearea macro-ului Word.

Planificați macro-uri Word eficiente

Cel mai important pas în crearea de macro-uri Word eficiente este planificarea atentă. Această planificare include o idee clară a ceea ce doriți să efectueze macro-ul Word, cum vă va ușura munca viitoare și circumstanțele în care intenționați să o utilizați.

După ce aveți aceste lucruri în minte, planificați pașii efectivi. Acest lucru este important, deoarece reportofonul își va aminti tot ceea ce faceți și îl va include în macro. De exemplu, dacă tastați ceva și apoi îl ștergeți, de fiecare dată când executați acea macrocomandă, Word va face aceeași intrare și apoi o va șterge, făcând o macrocomandă slabă și ineficientă.

Când vă planificați macrocomenzile, iată câteva lucruri de luat în considerare:

Planificați comenzile și ordinea în care doriți ca macro-ul să execute comenzile.
Cunoașteți tastele de comandă rapidă pentru comenzile pe care intenționați să le utilizați. Acest lucru este deosebit de important pentru navigare, deoarece nu puteți utiliza mouse-ul pentru navigarea în zona documentului atunci când rulați înregistratorul. Mai mult, veți crea o macro mai slabă dacă utilizați o tastă de comandă rapidă, mai degrabă decât tastele săgeată.
Planificați mesajele pe care Word le-ar putea afișa și care vor opri macro-ul.
Folosiți cât mai puțini pași posibil pentru a menține macro-ul eficient.
Efectuați cel puțin o testare înainte de a începe înregistrarea.

După ce v-ați planificat macro-ul Word și ați terminat, sunteți gata să îl înregistrați. Dacă ați planificat macro-ul cu atenție, înregistrarea acestuia pentru o utilizare ulterioară va fi cea mai ușoară parte a procesului. Singura diferență dintre crearea unei macro și lucrul la document este că trebuie să apăsați câteva butoane suplimentare și să faceți câteva selecții în casetele de dialog.

Înregistrați macro-ul

Când începeți să înregistrați o macro, indicatorul mouse-ului are o pictogramă mică care arată ca o casetă lângă ea, indicând faptul că Word vă înregistrează acțiunile. Apoi, puteți urma pașii pe care i-ați stabilit în etapa de planificare. Odată ce ați terminat, apăsați tasta Stop butonul (este pătratul albastru din stânga). Odată ce apăsați butonul Stop , macrocomanda dvs. Word este gata de utilizare.

Iată cum să înregistrați o macro.

Du-te la Vizualizare , selectați Macrocomenzi, Apoi alegeți Înregistrați macro pentru a deschide Înregistrați macro căsuță de dialog.
În Nume macro caseta de text, tastați un nume unic.

Numele pot conține până la 80 de litere sau cifre (fără simboluri sau spații) și trebuie să înceapă cu o literă. Numele ar trebui să fie unic, astfel încât să puteți stabili ce face fără să faceți referire la descriere.
În Descriere caseta de text, introduceți o descriere a acțiunilor efectuate de macro.
Selectați dacă doriți ca macro-ul să fie disponibil în toate documentele sau numai în documentul curent. Dacă alegeți să limitați disponibilitatea comenzii, evidențiați numele documentului în Stocați macrocomenzile în meniul derulant.

În mod implicit, Word pune macro-ul la dispoziția tuturor documentelor dvs. și veți găsi probabil că acest lucru are cel mai mult sens.
După ce ați introdus informațiile pentru macro, selectați OK. Bara de instrumente Înregistrare macro apare în colțul din stânga sus al ecranului.

Pentru a întrerupe înregistrarea, selectați Întrerupeți înregistrarea / reluați înregistratorul butonul (este cel din dreapta). Pentru a relua înregistrarea, selectați-o din nou.

Testați macro-ul

Scopul creării de macrocomenzi în Word este de a vă accelera munca punând la îndemână sarcini repetitive și secvențe complexe de comenzi. Asigurați-vă că macro-ul dvs. funcționează conform intenției testând macro-ul.

Pentru a rula macro-ul, apăsați tasta Alt + F8 comanda rapidă pentru a afișa Macrocomenzi căsuță de dialog.
Evidențiați macrocomanda din listă, apoi selectați Alerga.

Dacă nu vedeți macrocomanda, asigurați-vă că locația corectă este în Macrocomenzi în cutie.

Creați comenzi rapide de la tastatură pentru macrocomenzi

Dacă ați creat mai multe macrocomenzi, căutați prin Macrocomenzi caseta de dialog necesită timp. Dacă atribuiți macrocomenzilor o tastă de comandă rapidă, puteți ocoli caseta de dialog și accesați macrocomanda direct de la tastatură în același mod în care utilizați tastele de comandă rapidă pentru a accesa alte comenzi în Word.

Selectați Fișier, atunci alege Opţiuni.
În Opțiunile pentru Word caseta de dialog, accesați panoul din stânga și selectați Panglică personalizată.
Selectați Particularizarea.
În Categorii lista, derulați în jos până la Macrocomenzi și selectați macrocomanda pentru care doriți să creați o nouă comandă rapidă.

Dacă macrocomanda are în prezent atribuită o tastă de comandă rapidă, comanda rapidă va apărea în caseta de sub Taste actuale eticheta.
Dacă nu a fost alocată nicio tastă de comandă rapidă macro sau dacă doriți să creați o a doua tastă de comandă rapidă pentru macro, selectați Apăsați tasta de comandă rapidă nouă casetă de text.
Introduceți tasta de comandă rapidă pe care doriți să o utilizați pentru a accesa macrocomanda.

Dacă tasta de comandă rapidă este atribuită unei comenzi, un mesaj spune În prezent atribuit la urmat de numele comenzii. Fie reatribuiți tasta de comandă rapidă continuând, fie selectați o nouă tastă de comandă rapidă.
selectaţi Salvați modificările în săgeată derulantă și alegeți Normal pentru a aplica modificarea tuturor documentelor create în Word.

Pentru a utiliza tasta de comandă rapidă numai în documentul curent, selectați numele documentului din listă.
Selectați Atribui.
Selectați Închide pentru a vă salva modificările.